Transformacja cyfrowa w organizacji: praca w chmurze, automatyzacja zadań oraz wykorzystanie AI w Google Workspace i Microsoft 365 (5 dni)

1 godzina szkoleniowa to 45 min. Przerwy nie są wliczone w czas trwania usługi. Zaplanowane moduły szkoleniowe odbywają się w warunkach odpowiadającym charakterystyce szkolenia.

DZIEŃ 1

Moduł 1: Transformacja cyfrowa i nowe narzędzia pracy

• czym jest transformacja cyfrowa i jakie zmiany wprowadza w organizacji
• zastosowanie narzędzi cyfrowych w pracy stacjonarnej, hybrydowej i zdalnej
• rola kompetencji cyfrowych w jakości pracy, terminowości i współpracy zespołu
• podstawowe pojęcia: chmura, współdzielenie dokumentów, cyfrowy obieg informacji

Moduł 2: Komunikacja i współpraca w Google Workspace / Microsoft 365

• efektywna komunikacja w pracy cyfrowej (mail, komunikatory, spotkania online)
• organizacja spotkań: agenda, notatki, podsumowania oraz przydzielanie zadań
• zasady netykiety i standardy komunikacji w kanałach zespołowych
• ograniczanie nieporozumień w komunikacji asynchronicznej (mail/chat)

DZIEŃ 2

Moduł 3: Pliki i dokumenty w chmurze (Drive / OneDrive / SharePoint)

• porządkowanie folderów i nazewnictwo plików w organizacji
• praca na wspólnych dokumentach: komentarze, zmiany i historia wersji
• udostępnianie plików: kto ma podgląd, kto edycję, a kto dostęp ograniczony
• archiwizacja dokumentów i utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej

Moduł 4: Produktywność cyfrowa - podstawowe usprawnienia pracy

• ograniczanie pracy ręcznej poprzez szablony dokumentów i checklisty
• tworzenie standardów dla powtarzalnych czynności administracyjnych
• organizacja zadań i priorytetów w środowisku cyfrowym
• usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami i działami

DZIEŃ 3

Moduł 5: Automatyzacja zadań - jak uprościć powtarzalną pracę

• wskazanie czynności powtarzalnych, które można ograniczyć lub uprościć
• ustalenie standardu wykonania zadania: kroki oraz kryteria poprawności
• tworzenie checklist i krótkich instrukcji ograniczających błędy
• wybór obszarów automatyzacji: dokumenty, raporty, komunikacja, zgłoszenia

Moduł 6: AI w codziennej pracy - zastosowania i odpowiedzialność

• wykorzystanie AI w tworzeniu treści służbowych (maile, komunikaty, instrukcje)
• porządkowanie informacji przy wsparciu AI (podsumowania, streszczenia, analizy)
• ograniczenia AI oraz ryzyko błędów merytorycznych i nieprecyzyjnych informacji
• zasada odpowiedzialności: człowiek zatwierdza i weryfikuje wynik AI

DZIEŃ 4

Moduł 7: Formularze i cyfrowe zgłoszenia jako element workflow

• zastosowanie Google Forms / Microsoft Forms do zbierania danych w organizacji
• projektowanie formularzy: pola obowiązkowe, kategorie, typy pytań
• ograniczanie błędów i braków informacji w zgłoszeniach
• wykorzystanie formularzy w procesach administracyjnych i operacyjnych

Moduł 8: Obieg informacji i zarządzanie zadaniami w narzędziach cyfrowych

• planowanie zadań: zakres, termin, odpowiedzialność i status realizacji
• wykorzystanie narzędzi typu Planner, Trello, Asana lub tablice zadań
• raportowanie postępów i aktualizacja statusów w pracy zespołowej
• ograniczanie chaosu informacyjnego poprzez jasne zasady komunikacji i zadań

DZIEŃ 5

Moduł 9: Bezpieczeństwo cyfrowe i ochrona danych w pracy z chmurą i AI

• zasady ochrony danych osobowych i informacji poufnych w narzędziach cyfrowych
• bezpieczne udostępnianie dokumentów i zarządzanie uprawnieniami
• podstawowe zabezpieczenia: logowanie, MFA/2FA, bezpieczne hasła
• rozpoznawanie zagrożeń: phishing, złośliwe załączniki, nieautoryzowane dostępy

Moduł 10: Projekt wdrożeniowy - usprawnienie procesu w organizacji

• wybór procesu do usprawnienia (komunikacja, dokumenty, zgłoszenia, raporty)
• opracowanie schematu działania i standardu dokumentacji
• przygotowanie elementów automatyzacji i kontroli jakości
• podsumowanie projektu oraz przygotowanie planu wdrożenia po szkoleniu

Walidacja usługi - test teoretyczny online

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Opis warunków organizacyjnych dla przeprowadzenia usługi:

• Szkolenie odbywa się zdalnie, na żywo, za pośrednictwem platformy online (Google Meet).
• 1 godzina szkoleniowa = 45 minut. Przerwy nie są wliczane w czas usługi.
• Moduły realizowane są w warunkach dostosowanych do ich charakteru (prezentacje, ćwiczenia, dyskusje).
• Uczestnicy powinni mieć dostęp do stabilnego łącza internetowego, kamery i mikrofonu.
• Na zakończenie całego cyklu przewidziany jest test teoretyczny online (walidacja usługi).
• Warunkiem uczestnictwa jest samodzielne zapisanie się na usługę szkoleniową za pośrednictwem BUR. Minimalna ilość uczestników to 2 osoby.
• Kod dostępu do spotkania online zostanie przekazany uczestnikowi szkolenia nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem usługi.

Materiały dla uczestników usługi:

• pliki dokumentów przygotowanych w formacie .doc, .pdf,
• prezentacja multimedialna,
• autorskie materiały szkoleniowe - karty pracy, case study itp

Przepis na podstawie którego stosowane jest zwolnienie od podatku (stawka VAT zw.): Szkolenie jest finansowane w minimum 70% ze środków publicznych zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz. U. z 2013 r. poz. 1722 z późn. zm.) ustawy o podatku VAT: art. 113 ust. 1 albo art. 43 ust. 1 pkt 26 lit. a lub lit. b albo art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a lub lit. b lub lit. c, albo Rozporządzenie MF z 20.12.2013 r. §3 ust. 1 pkt 14);

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

a) platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa - Google Meet https://meet.google.com/? hs=197&authuser=0b) minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji - przeglądarka internetowa Google Chrome (preferowana), Safari, Opera lub Mozilla Firefox w najnowszych wersjach. Mikrofon, głośnik lub zestaw słuchawkowy

c) minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: łącze inernetowe: min download: 768 Mb/s, min upload: 384 Mb/s.

d) niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów: komputer PC z systemem Operacyjnym Windows 7/8.x/10 (za wyjątkiem Windows 10 S) albo komputer MacBook z systemem Mac OS X 10.5 lub wyższy.

e) okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line: link jest ważny od pół godziny przed rozpoczęciem usługi do momentu jej zakończenia