KSeF w biurze rachunkowym – wdrożenie, struktura FA(3) i praktyka stosowania

Temat zajęć 1: Fundamenty prawne, techniczne i struktura JPK_FA(3)

Zrozumienie "mechaniki" systemu, zasad uwierzytelniania oraz szczegółowa analiza nowej struktury faktury ustrukturyzowanej.

1. KSeF – Ogólne założenia – mechanika stosowania

• Krajowy System e-Faktur – cel wprowadzenia, założenia i zasady funkcjonowania.
• Nowy kalendarz wdrożenia: Etapy wejścia w życie od 1.02.2026 (duże podmioty) i 1.04.2026 (pozostali).
• Kto i w jakich terminach musi implementować procesy stosowania faktur ustrukturyzowanych.
• Definicje ustawowe: faktura ustrukturyzowana vs. faktura / faktura elektroniczna.
• Wyznaczenie zakresu obligatoryjnego stosowania – podział bazy klientów.
• Zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF.

2. Dostęp do systemu i zarządzanie uprawnieniami (perspektywa biura)

• Modele dostępu do KSeF: Uwierzytelnienie i zasady pierwszego logowania (uprawnienia właścicielskie).
• MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień): Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Token vs. Certyfikat vs. Profil Zaufany – metody autoryzacji w praktyce biura.
• Warsztat: Bezpieczny schemat uprawnień w biurze rachunkowym. Jak nadać uprawnienia pracownikom biura, a jak skonfigurować uprawnienia klienta?
• Ryzyka związane z pełnymi uprawnieniami i odpowiedzialność za działania użytkowników.

3. Proces fakturowania w KSeF – zasady ogólne

• Data wytworzenia / data wystawienia / data przesłania faktury – kluczowe różnice i ich konsekwencje podatkowe (moment powstania obowiązku podatkowego, ryzyko wystąpienia sankcji).
• Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w kontekście momentu nabycia prawa od odliczenia
• Numer referencyjny KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) –potwierdzenie wprowadzenia faktury do obrotu.
• Wysyłka faktur z programów finansowo-księgowych (API).
• Adresowanie dokumentu i skutki błędu w NIP nabywcy.

 4. Struktura logiczna FA(3)

• Podstawowy format XML oraz rola wizualizacji (PDF).
• Analiza węzłów struktury FA(3):
  • Sekcje: Nagłówek, Podmiot 1 (Sprzedawca), Podmiot 2 (Nabywca), Podmiot 3 (np. Faktor), Podmiot Upoważniony.
  • Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne – co musi, a co może znaleźć się na fakturze.
  • Wiersze faktury i unikalny numer wiersza.
  • Węzły specjalne: Rozliczenie, Płatność, GTU, TP, Adnotacje.
• Załącznik do faktury ustrukturyzowanej w FA(3) – zasady stosowania.
• Zmiany w JPK_V7 związane z wprowadzeniem faktury ustrukturyzowanej.

Temat zajęć 2: Organizacja pracy biura, sytuacje trudne i procedury bezpieczeństwa

1. Organizacja pracy biura rachunkowego w erze KSeF

• Zmiana roli faktury – co jest "oryginałem" w pracy biura i jak zmieni się obieg dokumentów?.
• Odbiór faktur kosztowych klientów w KSeF – automatyzacja vs. weryfikacja.
• Brak faktury po stronie nabywcy – co zrobić, gdy klient twierdzi, że wystawił, a w systemie brak?
• Archiwizacja faktur: zasady przechowywania w systemie (10 lat) a archiwum lokalne biura.
• Warsztat: Procedura obsługi faktur kosztowych klienta – weryfikacja merytoryczna przed zaksięgowaniem.

2. Przypadki szczególne i problematyczne w fakturowaniu

• Faktury na rzecz osób fizycznych (B2C) – zasady wystawiania poza KSeF i dostęp do faktur.
• Wizualizacja faktury i kod QR – kiedy jest obowiązek oznaczenia faktury?
• Faktury w walutach obcych i kurs przeliczeniowy w KSeF.
• Transakcje zagraniczne (WDT, eksport) a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEW).
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w nowym systemie.
• Likwidacja not korygujących – jak korygować błędy formalne?.

3. Korekty w KSeF i obsługa błędów

• Faktura korygująca ustrukturyzowana – zasady wystawiania korekt in plus i in minus.
• Moment ujęcia korekty w VAT i powiązanie z fakturą pierwotną.
• Warsztat: Najczęstsze błędy klientów (błędy merytoryczne, stawki VAT) – jak je wykryć i jak na nie reagować?
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury – ryzyka dla klienta i biura.

4. Awarie, niedostępność systemu i tryby offline

• Awarie KSeF a ciągłość fakturowania – procedury postępowania w okresie niedostępności systemu.
• Faktura offline – zasady wystawiania i termin przesyłki do KSeF po usunięciu awarii.
• Odpowiedzialność biura w przypadku awarii systemu w dniu zamknięcia miesiąca/deklaracji.

5. Bezpieczeństwo biura rachunkowego i odpowiedzialność (KKS)

• Granice odpowiedzialności biuro – klient: odpowiedzialność podatkowa vs. techniczna.
• Zarządzanie ryzykiem: jak dokumentować należytą staranność biura w weryfikacji faktur z KSeF?
• Sankcje karnoskarbowe – odpowiedzialność za błędy w e-fakturach.
• Warsztat: Checklisty dla klientów i procedury wewnętrzne – jak zabezpieczyć biuro na wypadek sporów?
• Oznaczanie płatności numerem KSeF i zmiany w Prawie Przedsiębiorców.

6. Case Studies – Panel dyskusyjny

Analiza scenariuszy "z życia wziętych" na podstawie doświadczeń z okresu fakultatywnego.

• Klient wystawił błędną fakturę i nie chce jej skorygować.
• Problem z integracją programu księgowego klienta.
• Kontrola podatkowa i czynności sprawdzające w erze KSeF – rola biura.

Warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu: 80 % obecności na zajęciach. 

Szkolenie realizowany jest w formie wykładu, prezentacji PPT, case study, ćwiczenia i zadania, sesji pytań i odpowiedzi po omówieniu poszczególnych bloków.

Szkolenie realizowane jest w formie stacjonarnej.

Usługa realizowana jest w godzinach lekcyjnych z przerwami.

Każdego dnia zaplanowano przerwy w godzinach: 10:30-10:45 oraz 12:15-12:45 (przerwy nie wliczają się w czas trwania godzin lekcyjnych)

Szkolenie obejmuje 14 godzin lekcyjne w tym: 10 godzin teoretycznych i 4 godziny praktycznych.

Po szkoleniu przewidziana jest walidacja realizowana w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie.

Uczestnik szkolenia otrzymuje na wskazany adres mailowy materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej (prezentacje PPT, pliki PDF, DOC, Excel) niezbędne do realizacji usługi oraz certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej (PDF).

Są możliwości zastosowania zwolnienia z podatku VAT dla Uczestników, których poziom dofinansowania wynosi co najmniej 70% (na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1983).