Nowoczesna i dostępna administracja publiczna- kurs

MODUŁ I – CYFROWA I BEZPIECZNA ADMINISTRACJA

Temat zajęć 1 Cyfrowa administracja i e-usługi

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie Pracy

2. Przygotowanie organizacyjne

III. Wymogi techniczne systemów EZD – zadania organizacji

1.Wymagania techniczne

2. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

3. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.

IV. Etapy wdrożenia systemu EZD

V. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

• Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
• Opracowanie procedur wewnętrznych
• JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).
• Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
• Zasady dodawania wyjątków
• Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
• Interoperacyjność znaku sprawy
• Akta sprawy w EZD
• Metryka sprawy w EZD
• Metadane

VI. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

VII. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja

• Liczba, rodzaje i organizacja składów
• Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
• Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
• Jak zarządzać pismami w składach
• Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych
• Obsługa składów w systemie EZD
• Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
• Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VIII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

• Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
• Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
• Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
• Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

IX. KPA a e-Doręczenia

• Art. 35 KPA,
• Art. 39 KPA,
• Zmiana terminu odbioru pisma przez osobę fizyczną,
• Decyzje o rygorze natychmiastowej wykonalności.

X. Ustawa o doręczeniach elektronicznych – aspekty praktyczne

• Kiedy stosujemy PURDE a kiedy PUH. Kiedy możemy wysyłać korespondencję tradycyjnie.
• Jak technicznie wysyłać korespondencję, co z dużymi załącznikami.
• Jak kadry mają realizować wysyłkę pism do pracowników (np. świadectwa pracy, sprawy związane ze świadczeniami ZUS).
• Jak realizować wysyłkę korespondencji do ZUS, US.
• Jak realizować wysyłkę korespondencji do komorników i sądów.
• Jak realizować wysyłkę korespondencji rozliczeniowej do spółek, osób prowadzących działalność gospodarczą (faktury, korekty, salda etc.).
• Kiedy korespondencja, która została nadana do nas uznana będzie za doręczoną.
• Jaki wpływ mają doręczenia elektroniczne na archiwum zakładowe, JRWA i instrukcję kancelaryjną.Zmiany w edoręczeniach: większe załączniki
• Zmiany w edoręczeniach: dłuższy termin na odebranie wiadomości
• Zmiany w edoręczeniach: masowa wysyłka
• Zmiany w edoręczeniach: zmiana formy odbioru korespondencji

XI. Integracja z EZD

Temat zajęć 2 Cyberbezpieczeństwo i ochrona danych

I. Zrozumienie podstawowych zasad bezpieczeństwa i zagrożeń bezpieczeństwa

Zrozumienie bezpieczeństwa fizycznego

• Bezpieczeństwo obiektu;
• Bezpieczeństwo komputera;
• Wymienne urządzenia i dyski;
• Kontrola dostępu;
• Bezpieczeństwo urządzeń mobilnych;
• Keyloggery
• Zrozumienie bezpieczeństwa w Internecie
• Ustawienia bezpieczeństwa przeglądarki;
• Bezpieczne strony internetowe
• Szyfrowanie i podpisywanie poczty mail oraz inne zastosowania; wirtualna sieć prywatna (VPN);
• Klucz publiczny / klucz prywatny;
• Algorytmy szyfrowania; właściwości certyfikatu;
• Infrastruktura PKI / usługi certyfikacyjne;
• Tokeny sprzętowe, ograniczenie urządzeń, aby uruchamiały tylko zaufane aplikacje

Rodzaje ataków

• Phishing
• Spoofing
• Smishing
• Vishing
• Ataki przez pocztę elektroniczną
• Deepfake
• Kradzieże tożsamości
• Ransomware
• Malware
• Kradzieże i wyłudzenia informacji
• Ataki kierowane przez media społecznościowe

Metody obrony i przeciwdziałania

• Zabezpieczenie sprzętu i nośników danych
• Klucze sprzętowe
• Zarządzanie hasłami i dostępem do danych
• Weryfikacja dwuetapowa 2FA
• Polityka haseł
• Hasła – tworzenie bezpiecznych haseł
• Menadżer haseł
• Monitorowanie systemów i sieci
• Procedury bezpieczeństwa i polityki organizacyjne
• Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i edukacja pracowników
• Ochrona danych w czasie ich przesyłania i przechowywania
• Regularne aktualizacje i ochrona przed złośliwym oprogramowaniem
• Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
• Segregacja danych i klasyfikacja informacji
• Wdrożenie i przestrzeganie standardów ochrony poczty elektronicznej

II. Krajobraz cyberbezpieczeństwa

1. Stan cyberbezpieczeństwa w roku 2025

• Raporty NIK
• Raporty CERT Polska
• Raporty CSIRT NASK

2. Główne zagrożenia

3. Metody ataków

4. Jak się chronić?

5. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji

• System Zarządzania Bezpieczeństwem informacji (SZBI)
• Identyfikacja ryzyk związanych z prywatnością i ich konsekwencje prawne
• Zasady szacowania ryzyka i ocena wpływu zastosowania określonych rozwiązań w zakresie
• Skuteczności zarządzania bezpieczeństwem
• Jak rozumieć i stosować podejście oparte na ryzyku – praktyczne wypełnienie szablonu Analizy Ryzyka
• Zarządzanie cyklem życia danych osobowych
• Omówienie wymagań normy ISO 27001
• Wytyczne normy ISO 27002:2017 jako wykaz dobrych praktyk z zakresu bezpieczeństwa danych i informacji
• Kontrola dostępu,
• Kryptografia,
• Bezpieczeństwo fizyczne,
• Bezpieczna eksploatacja, w tym kopie zapasowe,
• Bezpieczeństwo komunikacji,
• Pozyskiwanie, rozwój i utrzymywanie systemów,
• Zarządzanie incydentami bezpieczeństwa danych i informacji,
• Zarządzanie ciągłością działania,
• Zgodność z przepisami prawa.
• Rola, zadania i uprawnienia Data Security Officer;
• Auditowanie systemów bezpieczeństwa danych i informacji,
• Cyberhigiena.

III. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych

1. Podstawy Ochrony

Temat zajęć 3 Prawo administracyjne i odpowiedzialność urzędnika

MODUŁ II – KOMPETENCJE SPOŁECZNE I JAKOŚĆ OBSŁUGI MIESZKAŃCA

Temat zajęć 1 Komunikacja inkluzywna i efektywna współpraca – osobowość, empatia, relacje

1. Różne typy osobowości, czyli jak pracować wydajnie efektywnie, zgodnie ze sobą i w dobrych relacjach z innymi?

2. Komunikacja empatyczna kluczem do współpracy, porozumienia i efektywności.

Temat zajęć 2 Skuteczna komunikacja i radzenie sobie w trudnych sytuacjach

1. Filozofia profesjonalnej obsługi mieszkańca/interesanta.

• Rosnące oczekiwania – jak się zmieniły w ostatnich latach?
• Czynniki satysfakcji interesanta
• O czym mówią najnowsze badania rynku?

2. Jak budować doskonałą obsługę mieszkańców ?

3. Praca z „trudnym” klientem .

4. Asertywna komunikacja

5. Trudne sytuacje z mieszkańcami- studium przypadków

Warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu: 80 % obecności na zajęciach.

Kurs realizowany jest w formie wykładu, prezentacji PPT, case study, sesji pytań i odpowiedzi po omówieniu poszczególnych bloków.

Kurs realizowany jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym, interakcja z trenerem może odbywać się za pomocą czatu lub głosowo bez podziału na grupy.

Usługa realizowana jest w godzinach dydaktycznych (45 min) + przerwy (15 i 30 min), które zaplanowano w godzinach: 10:30-10:45 oraz 12:15-12:45 (przerwy nie wliczają się w czas trwania godzin usługi)

Kurs obejmuje 35 godzin w tym: 25 godzin teoretycznych i 10 godzin praktycznych.

Kurs jest skierowany do pracowników jednostek samorządu terytorialnego (JST), w szczególności:

1. urzędników administracji publicznej zajmujących się obsługą obywateli, e-usługami i procesami cyfrowymi
2. pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych i cyberbezpieczeństwo w urzędach
3. osób pełniących funkcje kierownicze lub kontrolne w JST
4. pracowników działów obsługi mieszkańców i kontaktu z klientem

Po kursie przewidziana jest walidacja realizowana w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie, uczestnik kursu otrzymuje link do testu.

Uczestnik kursu otrzymuje na wskazany adres mailowy materiały pomocnicze (prezentacja PPT, materiały dydaktyczne , konieczne dokumenty w tym wyciągi z ustaw i rozporządzeń) niezbędne do realizacji usługi oraz certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej (PDF).

Są możliwości zastosowania zwolnienia z podatku VAT dla Uczestników, których poziom dofinansowania wynosi co najmniej 70% (na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1983).

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

1. kurs odbywa się za pomocą platformy ClickMeeting
2. wymagania sprzętowe – komputer/laptop lub inne urządzanie do zdalnej komunikacji wbudowana lub zewnętrzna kamera oraz mikrofon, co zapewnia możliwość dwustronnej komunikacji oraz właściwego nadzoru nad przebiegiem usługi
3. nie ma wymogów co do łącza rekomendujemy prędkość 3/1,5 MB na sekundę
4. niezbędne oprogramowanie – przeglądarka MOZILLA FIREFOX LUB GOOGLE CHROME
5. okres ważności linku – dzień odbywania się kursu (kurs w czasie rzeczywistym)
6. generowany jest plik aktywności (rejestr czasu logowania i wylogowania się uczestników) w celu kontroli/audytu przez jednostkę kontrolną oraz wizerunek uczestnika jak wymaga tego regulamin
7. Jeśli wymaga tego regulamin jednostki finansującej, kurs jest nagrywany