Faktura ustrukturyzowana – jak się przygotować do wdrażania Krajowego Systemu e Faktur 2.0.

Usługa adresowana jest do osób zajmujących się zawodowo zagadnieniami podatku VAT i fakturowania, księgowych, głównych księgowych, kierowników, zastępców i specjalistów działów logistyki, zakupów i sprzedaży.

Usługa jest realizowana w godzinach lekcyjnych, tj. za godzinę usługi szkoleniowej rozumie się 45 minut, łącznie 14 godzin lekcyjnych.

Przerwy nie są wliczone w godziny zajęć usługi.

Część I. Krajowy System e Faktur – stan prawny na 1 stycznia 2026 r. aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów i Krajowy System e Faktur 2.0 aktualizowany w miarę nowelizacji przepisów. Jakie zmiany przed nami?

1.Co to jest faktura ustrukturyzowana, Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz Platforma Elektronicznego Fakturowania. Rozwiązania wprowadzone przez Ministerstwo Finansów

2.Podatnik VAT czynny – jak i od kiedy korzysta z KSeF?

3.Podatnik VAT zwolniony – jak i od kiedy korzysta z KSeF? Najmniejsze firmy a KSeF.

4.Zasady działania Krajowego Systemu e Faktur.

• jak działa system online i offline 24

5.Etapy wdrożenia KSeF w firmie: co należy ustalić, jak i kto powinien szykować się do zmian.

• audyt oprogramowania i mapowanie faktury
• wypracowanie schematu obiegu dokumentów i dostosowanie rodzajów uprawnień
• w czym systemy księgowe mogą zastąpić księgową

6.Jak wykorzystać system testowy?

7.Kto może korzystać z KSeF w podmiotach gospodarczych:

• rodzaje uprawnień u sprzedawcy i sposoby ich pozyskania
• struktura uprawnień w JST i jednostkach powiązanych
• rodzaje uprawnień u nabywcy i sposoby ich pozyskania
• uprawnienia dla osób i podmiotów trzecich – kto w imieniu podatnika może obsługiwać system KSeF, jak nadawać uprawnienia.
• uprawnienia zawężone – jak w firmie wykorzystać ID wewnętrzne
• jak się uwierzytelniać w systemie KSef
• co to jest token, jak go uzyskać, jakie ma funkcje i jak działa.
• co to jest certyfikat autoryzacyjny – jakie zmiany zapowiada Ministerstwo Finansów

8.Jakie faktury są w obiegu po 1 stycznia 2025 r. Jakie będą po wprowadzeniu obowiązkowego KSEF. Co z paragonami z NIP nabywcy, fakturami wystawianymi przez kasy rejestrujące, fakturami dla klientów indywidualnych?

Część II Omówienie schemy FA(2) i FA(3) Jaka jest treść e-Faktury? Czym różnią się faktura elektroniczna od ustrukturyzowanej

1.Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące zasad wystawiania faktur a schema FA (3)

• nagłówek e-Faktury.
• dane sprzedawcy, nabywcy.
• podmiot trzeci na fakturze. Co to jest rola?
• nowe wymogi dla daty sprzedaży.
• pola obligatoryjne/opcjonalne/ fakultatywne.
• gdzie umieścić dane dodatkowe dla swoich faktur?

2.Rodzaje faktur przewidzianych w schemie FA (3) – jak je wystawić?

• standardowa faktura,
• faktura korygująca
• faktura uproszczona,,
• faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),
• faktury z kas fiskalnych,
• faktura do paragonu,
• faktura zaliczkowa, kiedy faktura „ZAL” a kiedy „ROZ”.
• faktura rozliczeniowa
• refaktura,
• faktura VAT RR,
• faktury wystawiane dla konsumentów,

3.Jakich praktycznych rozwiązań nie ma w KSeF ?

• noty korygujące;
• załączniki do faktur ??;
• anulowanie faktury;
• faktury pro-forma.

4.Węzły: „Rozliczenie”, „Płatność”, „Warunki Transakcji”.

5.Stopka e-Faktury.

Część III Obieg dokumentów w firmie. Kontrole biznesowe a faktura ustrukturyzowana.

1.Faktura ustrukturyzowana u sprzedawcy:

• dokumentacja obrotu profesjonalnego i indywidualnego, nowy obieg dokumentów
• faktura wystawiona do paragonu
• faktura dla kontrahenta zagranicznego
• data wystawienia faktury ustrukturyzowanej a pole P 1 schemy FA (3)
• data wysyłki dokumentu do KSeF a stosowany kurs dla faktury - zmiana przepisów
• zasady wystawiania i wysyłania faktur i korygujących faktur ustrukturyzowanych: reguły i wyjątki, kontrole biznesowe przy fakturach
• obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur – kiedy?
• awaria systemu , niedostępność systemu – jak się zachować
• faktura korygująca a zasady korekty podatku należnego – co nas czeka po zmianach.
• likwidacja duplikatów ?

2.Faktura ustrukturyzowana u nabywcy – jak zorganizować obieg dokumentów; czy faktury na zakup przysporzą dużo więcej pracy?

• nowy obieg dokumentów – faktura widoczna tylko dla niektórych księgowych
• faktura od kontrahenta zagranicznego – co dalej?
• data otrzymania faktury ustrukturyzowanej i faktury korygującej, kontrole biznesowe przy fakturach zakupu,
• awaria systemu, niedostępność systemu – jak się zachować
• faktura korygująca a zasady korekty podatku naliczonego – co nas czeka po zmianach.
• likwidacja duplikatów ?
• faktura VAT RR po zmianie przepisów.
• nowe wymogi przy wykonywaniu komunikatów przelewu i przelewów bankowych (nr KSeF).

3.Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz pozostałej dokumentacji podatkowej.

4.Zmiany na białej liście – informacja o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

5.Korzyści i zagrożenia przy stosowaniu e-Faktur. Zwrot w terminie 40 dni podstawowym terminem zwrotu.

6.Kary pieniężne za błędy w KSeF: jakie, dla kogo, od kiedy.

Część IV. Przepisy prawne/ Omówienie najnowszych rozporządzeń

1.Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

2.Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur

3.Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

4.Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Szkolenie trwa 14 godzin lekcyjnych co odpowiada 10,5 godzinom zegarowym. Łącznie z przerwami szkolenie trwa 12 godzin zegarowych. Czas każdego dnia uwzględnia przerwy - 45 minut, które nie są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Godzina lekcyjna to 45 minut.

W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne w formie prezentacji, konspektów przygotowane przez wykładowcę, które uczestnicy otrzymają w formie papierowej/elektronicznej.

Słuchaczami kursu mogą być osoby posiadające co najmniej wykształcenie średnie, uznające potrzebę doskonalenia zawodowego oraz rozumiejące istotę i znaczenie przestrzegania norm i zasad etycznych w pracy zawodowej.

Dodatkowym warunkiem uczestnictwa w usłudze jest zapisanie się na kurs przez stronę czestochwa.skwp.pl

Formą zaliczenia kursu jest obecność na zajęciach szkoleniowych oraz zaliczenie testu. Po zaliczeniu kursu uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu wydanego na podstawie § 23 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 6 października 2023 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. 2175) oraz zaświadczenie o ukończeniu usługi rozwojowej.

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jako instytucja szkoleniowa zwolniona jest z podatku VAT. Podstawa zwolnienia: art.43.ust.1 pkt 26a

Szkolenie trwa 14 godzin lekcyjnych co odpowiada 10,5 godzinom zegarowym. Łącznie z przerwami szkolenie trwa 12 godzin zegarowych. Czas każdego dnia uwzględnia przerwy - 45 minut, które nie są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Formą zaliczenia kursu dla osób korzystających z dofinansowania jest obecność na minimum 80% zajęć.