Szkolenie realizowane w ramach projektu „Postaw swój biznes na nogi” – Praktyczne zarządzanie celami z wykorzystaniem aplikacji Asana, ClickUp i Notion

DZIEŃ 1

6 godz. zajęć teoretycznych, 2 godz. zajęć praktycznych

1.PRZYPOMNIENIE FUNDAMENTÓW ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI/CELAMI ORAZ PRZEGLĄD NARZĘDZI – Prezentacja-> dyskusja

Krótkie esencjalne przypomnienie tematu zarządzania projektami/celami

• Różnica między projektem, zadaniem a celem strategicznym; ścieżka „cel → inicjatywa → projekt → zadanie → evidence.
• OKR vs KPI (rola kierunku zmian vs kondycja utrzymaniowa) oraz hierarchia celów (wizja/misja → cele strategiczne → cele taktyczne → projekty → zadania).
• Traceability: jak sprawdzić, że konkretne zadanie wnosi wkład w KR.

Przegląd ekosystemu wybranych narzędzi

• Szybkie porównanie: Asana vs ClickUp vs Notion: Minimalne wymagania, najmocniejsze zastosowania oraz typowe ograniczenia.
• Matryca decyzyjna wyboru: Kiedy prosta realizacja, kiedy „wszystko w jednym”, kiedy „system wiedzy + procesy” (Notion).
• Koszty i modele licencyjne: Omówimy różnice planów w kontekście omawianych funkcji.
• Integracje: Omówimy kierunki integracji (e-mail, kalendarze, dyski chmurowe, Slack/Teams, CRM/BI) oraz kiedy warto stosować integratorów (np. Zapier/Make) zamiast API.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

2.ASANA - OD PODSTAW DO CODZIENNEGO WYKORZYSTANIA – Prezentacja-> warsztat

Wprowadzenie do interfejsu i podstawy nawigacji

• Logowanie do systemu i konfiguracja początkowa konta użytkownika.
• Analiza górnego paska nawigacyjnego zawierającego wyszukiwarkę globalną oraz ustawienia.
• Omówienie lewego panelu nawigacyjnego z dostępem do moich zadań, skrzynki odbiorczej i pulpitu.
• Prezentacja hierarchii organizacyjnej: przejście od poziomu organizacji, przez zespoły, do projektów i pojedynczych zadań.
• Szczegółowe omówienie sekcji „Moje zadania" wraz z organizacją zadań według terminów.
• Prezentacja widoku „Skrzynki odbiorczej” i systemu powiadomień.
• Analiza sekcji Pulpitu z możliwością dostosowania widżetów i skrótów.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

Dzień 2

5 godz. 45min. zajęć teoretycznych, 2 godz. zajęć praktycznych

Zarządzanie projektami w Asanie

• Proces zakładania nowego projektu z wyborem typu: lista, tablica lub oś czasu.
• Konfiguracja podstawowych ustawień projektu włącznie z nazwą, opisem i poziomem prywatności.
• Zarządzanie członkami projektu i ich uprawnieniami.
• Wykorzystanie i dostosowywanie szablonów projektów do specyficznych potrzeb.
• Tworzenie i zarządzanie sekcjami w projekcie dla lepszej organizacji zadań.
• Konfiguracja kolumn w widoku tablicy z dostosowaniem do procesu pracy.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

Zarządzanie zadaniami w Asanie

• Proces tworzenia nowych zadań z wypełnieniem wszystkich kluczowych informacji.
• Techniki formatowania opisów zadań.
• System przypisywania zadań do członków zespołu i określania współpracowników.
• Zarządzanie terminami i przypomnieniami.
• Tworzenie i zarządzanie strukturą podzadań i list kontrolnych.
• Implementacja systemu tagów do kategoryzacji i filtrowania zadań.
• Zarządzanie załącznikami z integracją usług chmurowych.
• Śledzenie postępu zadań i aktualizacja statusów.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

Raportowanie w Asanie

• System komentarzy i wzmianek (@mentions) w zadaniach - praktyczne zastosowanie.
• Zarządzanie powiadomieniami i preferencjami komunikacji - praktyczne zastosowanie.
• Udostępnianie projektów i zarządzanie uprawnieniami - praktyczne zastosowanie.
• Techniki efektywnej komunikacji zespołowej w Asanie.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

Zarządzanie polami niestandardowymi i formularzami w Asanie

• Tworzenie i konfiguracja zaawansowanych pól niestandardowych.
• Wykorzystanie formularzy w zbieraniu danych i automatyzacji procesów projektowych.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

Automatyzacja procesów oraz Asana Intelligence (AI)

• Rozbudowane reguły automatyzacji: od prostych wyzwalaczy po złożone przepływy pracy.
• Praktyczne przykłady zastosowania automatyzacji w zarządzaniu projektami.
• Planowanie procesów automatycznych jako element długoterminowej optymalizacji pracy.
• Asana Intelligenceczyli podsumowania, sugestie optymalizacji i pomoc w tworzeniu aktualizacji statusowych; omówienie odpowiedzialnego użycia AI i walidacji wyników.

Ćwiczenia/warsztat

• Praktyczne

• ćwiczenia/warsztat związane z modułem.

3.PODSUMOWANIE

• Podsumowanie pierwszego dnia szkolenia
• Sesja Q&A

4.Walidacja (15min)

Celem walidacji jest potwierdzenie, że uczestnik szkolenia osiągnął zakładane efekty uczenia się.

Walidacja odbywa się w formie testu teoretycznego realizowanego na ostatnim etapie szkolenia. Test ma na celu weryfikację stopnia przyswojenia wiedzy przekazanej podczas zajęć oraz zrozumienia zasad i technik omawianych w poszczególnych modułach szkoleniowych.

Narzędziem walidacyjnym jest test jednokrotnego wyboru w formie papierowej zawierający pytania zamknięte. Test przeprowadzany jest bezpośrednio po zakończeniu części szkoleniowej, w obecności trenera prowadzącego lub wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za weryfikację efektów uczenia się. Warunkiem uzyskania pozytywnego wyniku walidacji jest udzielenie co najmniej 70% prawidłowych odpowiedzi. Za przygotowanie pytań do testu odpowiedzialny jest walidator, natomiast osoba prowadząca rozdaje testy na miejscu szkolenia. Testy po zakończeniu usługi są sprawdzane przez walidatora.

Czas przeznaczony na test: 15 minut.

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt usługi. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.

Szkolenie trwa 16 x 60 minut = 16 godz. zegarowych. Harmonogram dodatkowo obejmuje przerwy w wymiarze jednej godz. każdego dnia.

Warunki organizacyjne zostały opisane w sekcji Warunki uczestnictwa. 

Uczestnicy szkolenia otrzymają materiały szkoleniowe obejmujące swoim zakresem tematykę szkolenia (prezentacje) oraz skrypt

Uczestnicy szkolenia powinni mieć możliwość swobodnego zajęcia swojego miejsca na szkoleniu, możliwość robienia notatek oraz zapewnienie odpowiedniej odległości do czytania wyświetlanej prezentacji.

W przypadku zapewnienia sali szkoleniowej przez zamawiającego szkolenie, odpowiedzialność za powyższe warunki spoczywa na zamawiającym. Wielkość sali powinna być dostosowana do liczby uczestników, zapewniając odpowiednią przestrzeń na każdego uczestnika, zgodnie z normami bezpieczeństwa (przykładowo, 1,5-2 m² na osobę).

Dla osób z niepełnosprawnościami sala szkoleniowa powinna obejmować podjazdy i windy, odpowiednio szerokie drzwi, przestrzeń umożliwiającą swobodne poruszanie się wózkiem inwalidzkim, przystosowane toalety, a także stanowiska dla osób z niepełnosprawnościami (np. stoły z regulowanUczestnicy szkolenia powinni mieć możliwość swobodnego zajęcia swojego miejsca na szkoleniu, możliwość robienia notatek oraz zapewnienie odpowiedniej odległości do czytania wyświetlanej prezentacji.

Szkolenie realizowane metodami interaktywnymi i aktywizującymi tj. symulacje, case study, scenki treningowe, ćwiczenia grupowe i indywidualne, gry i filmy szkoleniowe, dyskusje, analizy doświadczeń uczestników, dzięki czemu zdobędą wiedzę oraz rozwiną umiejętności, postawy i zachowania

Podczas szkolenia przewidziane są:

2 przerwy kawowe x 15 min

1 przerwa x 30 min

Rezerwacja i obsługa: Powinna być dostępna os. odpowiedzialna za rezerwację i obsługę sali, gotowa do pomocy w przypadku problemów technicznych lub organizacyjnych podczas szkolenia (kont. tel.).

Sala szkol. powinna zawierać:

- dostęp do światła dziennego

- bezpieczne i higieniczne warunki real. szkol.

- regulaminy i instr. BHP, zas. ewakuacji, instr. bezp. pożar.

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt usługi. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.

W przypadku finansowania ze środków publicznych w przynajmniej 70% - cena netto=brutto. Stawka vat zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 podpunkt c), ustawy o vat