Zarządzanie dokumentacją w sektorze publicznym i prywatnym: Instrukcja Kancelaryjna, archiwizacja i EZD - kurs online

Temat 1 - Obieg dokumentacji - instrukcja kancelaryjna.

1. Kluczowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji - dokument papierowy i elektroniczny.
3. Instrukcja kancelaryjna w systemie tradycyjnym i w systemie EZD.
4. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
5. Postępowanie z mailami i dokumentami, które przyszły via e-Puap.
6. Punkty zatrzymania: Kancelaria/Sekretariat/Punkt Obsługi Klienta, Szef, Kierownik, Samodzielne stanowisko pracy.
7. Jednolity Rzeczowy Wykaz AKT
8. Czynności kancelaryjne w EZD i systemie tradycyjnym.
9. Zadania kancelarii ogólnej
10. Zadania pracowników merytorycznych (prowadzących sprawy).
11. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
12. Prowadzenie składu chronologicznego - podzbiory składu.
13. Prowadzenie składu informatycznych nośników danych - podzbiory składu informatycznych nośników danych.
14. Współdziałanie między komórkami własnego podmiotu przy rozpowszechnianiu i udostępnianiu pism - zasada komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
15. Koordynator Czynności Kancelaryjnych – zadania.
16. Zajęcia praktyczne z Instrukcji Kancelaryjnej - ok. 15 zadań polegających m.in na:
    • rejestracji pisma przychodzącego,
    • założeniu spisu spraw,
    • założeniu podteczki,
    • nadaniu znaku na piśmie, itp.

Temat 2 – Archiwizacja dokumentacji papierowej.

1. Przepisy prawne dotyczące archiwizacji dokumentacji papierowej.
2. Archiwum czy składnica akt? Poznaj różnice!
3. Podział dokumentacji:
   • na kategorie archiwalne,
   • na tworzącą akta sprawy i nietworzącą akta spraw.
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt - poprawne odliczanie czasu przechowywania dokumentacji.
5. Archiwizacja dokumentacji papierowej z teczek aktowych, porządkowanie spraw zakończonych o kat. A (występuje tylko w archiwum zakładowym) i o kategorii wyższej niż 10 lat do archiwum zakładowego/składnicy - wewnętrzne uporządkowanie teczki.
6. Foliacja czy paginacja - na czym polega różnica?
7. Archiwizacja dokumentacji papierowej z teczek aktowych, porządkowanie spraw zakończonych o kategorii B 10 i niższej niż B10 - wewnętrzne uporządkowanie teczki.
8. Podteczki i zasada ich tworzenia oraz archiwizacji.
9. Opis teczki i podteczki do archiwum zakładowego/składnicy akt.
10. Umieszczenie dokumentacji w odpowiednich pudłach archiwizacyjnych i dokonanie ich opisu.
11. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego/składnicy akt dla Kategorii A/B25.
12. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego/składnicy akt dla Kategorii B.
13. Archiwizacja materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
14. Sporządzenie odpowiednich spisów zdawczo odbiorczych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
15. Zajęcia praktyczne z archiwizacji - ok. 15 zadań polegających m.in na:
    • znalezieniu w JRWA kategorii archiwalnej dla dokumentacji X,
    • uporządkowanie wewnętrznie teczki,
    • sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum zakładowego,
    • sporządzeniu spis zdawczo odbiorczy do archiwum państwowego,
    • nadaniu sygnatury archiwalnej, itp.

Temat 3 – Prowadzenie archiwum zakładowego/składnicy akt.

1. Organizacja i personel archiwum zakładowego/składnicy akt - wykształcenie.
2. Lokal, topografia i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt.
3. Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
4. Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt - dwa zbiory.
5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji - Wykaz Spisów Zdawczo-Odbiorczych.
6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
7. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
8. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom trzecim i pracownikom jednostki.
9. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.
10. Przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów.
11. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
12. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego – zawiadomienie.
13. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym.
14. Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
15. Kontrola archiwum zakładowego.
16. Zajęcia praktyczne z prowadzenia archiwum zakładowego - ok.15 zadań polegających m.in na:
    • sporządzeniu sprawozdania z działalności archiwum,
    • zarządzenia powołującego skontrum,
    • wykazu spisów zdawczo-odbiorczego,
    • zawiadomienia o rozpoczęciu procesu archiwizacji materiałów archiwalnych, itp.

Temat 4 – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD).

1. Jak wdrożyć system EZD w Podmiocie?
2. Co to jest EZD RP? Dla kogo i od kiedy będzie ustawowy obowiązek jego stosowania?
3. Powołanie Zespołu do wdrożenia EZD.
4. Dostosowanie do EZD własnych normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
5. Sporządzenie zarządzenia wdrażającego EZD.
6. Dokonanie inwentaryzacji JRWA (Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt).
7. Wybór wyjątków-od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w Urzędzie.
8. Utworzenie składu/ów chronologicznych oraz składu/ów informatycznych nośników danych.
9. EZD jako System wspomagający system tradycyjny.
10. System tradycyjny z wyjątkami elektronicznymi - wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw - tzw. „wyjątki w EZD elektroniczne”.
11. System EZD jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych i prowadzenia spraw. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw - tzw. „wyjątki na papierze”.
12. Czynności kancelaryjne w systemie EZD:
    • rejestracja,
    • dekretacja,
    • zakładanie spraw,
    • sporządzanie projektów pism,
    • akceptacja,
    • podpisywanie,
    • wysyłka pisma.
13. Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych):
    • otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki,
    • rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora) - wyjątki,
    • skanowanie - wyjątki,
    • wprowadzanie metadanych.
14. Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
15. Tworzenie i prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
16. Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
17. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
    • dekretacja pisma – wyjątki,
    • akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
    • podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.
18. Zadania prowadzących sprawy (pracowników merytorycznych)
19. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
20. Udostępnianie dokumentacji w formie wkładu własnego i w trybie edycji.
21. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.
22. Przerejestrowanie spraw.

Temat 5 - Profesjonalne prowadzenie sekretariatu/kancelarii w podmiocie funkcjonującym w EZD i systemie tradycyjnym.

1. Rola, miejsce i zadania Sekretariatu/Kancelarii w Urzędzie:

• Sekretariatu
• Kancelarii,
• Punktu Obsługi klienta w Urzędzie – Biuro Podawcze.

1. Umiejętność stosowania zasad savoir-vivre pracownika biurowego min. ustalenie hierarchii osób, punktualność, powitanie przedstawianie się, tytułowanie, procedencja, zajmowanie miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, netiquette.
2. Obsługa klienta.
3. Prowadzenie spraw min. takich jak: list obecności, ewidencji czasu pracy, wyjść prywatnych delegacji służbowych ryczałtów za samochód prywatny do celów służbowych i ich archiwizacji.
4. Sporządzanie projektów pism i nadawanie na nich znaków.
5. Rejestracja przesyłek wpływających w formie elektronicznej, tj. w formie tradycyjnej: e-Puap,
6. e-Doręczenia, e-mail, płyta CV, pendrive.
7. Uzupełnienie metadanych pisma wpływającego.
8. Odwzorowania cyfrowe pism- dlaczego nie wszystkie skanujemy? i czym to skutkuje?
9. Rozdzielanie przesyłek do komórek organizacyjnych.
10. Przygotowanie przesyłek przez Sekretariat/Kancelarię do dekretacji dla Dyrektora-wyjątki od dekretacji.
11. Wysyłka pism w sposób tradycyjny i elektroniczny (e-Puap, e-Doręczenia, e-mail) z systemu EZD.
12. Rozpowszechnianie pism w Podmiocie do wiadomości i w celu uzyskania informacji zwrotnej, czyli współdziałanie między komórkami własnego urzędu.
13. Skład Chronologiczny - prowadzenie, podział, udostępnianie, wyrejestrowywanie, archiwizacja.
14. Skład Informatycznych Nośników Danych - prowadzenie, podział, udostępnianie, wyrejestrowywanie, archiwizacja.
15. Test walidacyjny

Link to testu online zostanie wysłany po zakończonych zajęciach. Test przygotowała osoba prowadząca walidację niniejszego kursu. Test zawiera pytania do których należy wybrać jedną odpowiedź spośród trzech propozycji. Wynik testu jest automatycznie wyliczany w pliku google.

Po uzyskaniu wyniku pozytywnego, Uczestnik otrzyma zaświadczenie o ukończeniu kursu.

Usługa jest realizowana w godzinach dydaktycznych 45 minut. Każdego dnia zaplanowano przerwy: 10:30-10:45, a później 12:30-13:00.

Przerwy nie wliczają się w liczbę godzin usługi (7 x 45 minut dydaktycznych + 45 minut przerwy).

Każdy temat realizowany jest w trybie 5 godzin zajęć teoretycznych i 2 godziny zajęć praktycznych.

Na kurs zapraszamy w szczególności:

• osoby odpowiedzialne za obieg dokumentacji w podmiocie,
• pracowników jednostek wdrażających EZD,
• pracowników merytorycznych sektora publicznego,
• osoby zatrudnione w archiwum zakładowym/składnicach akt,
• koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• osoby odpowiedzialnie za zarządzanie dokumentacją,
• pracowników Punktu kancelaryjnego (kancelarii Sekretariatu, Punktu Obsługi Klienta) rejestrujący przesyłki wpływające,
• wszystkich zainteresowanych tematyką kursu.

Kurs przeprowadzany będzie w formie online, bez podziału na grupy. Uczestnicy mają możliwość korzystania zarówno z kamerki jak i mikrofonu. Taką chęć mogą zgłaszać na bieżąco poprzez kliknięcie ikonki „dłoń”. Pytania można również zadawać za pomocą czatu.

Uczestnik usługi otrzyma komplet materiałów szkoleniowych w formie PDF, przygotowany przez prowadzących:

- Skrypt

- Po szkoleniu Uczestnik otrzyma dostęp do nagrania szkolenia na okres 21 dni.

Cena bez VAT dla opłacających szkolenie, w co najmniej 70% ze środków publicznych.

Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. C ustawy o VAT lub paragraf 3 ust. 1 pkt. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień VAT oraz warunków stosowania tych zwolnień.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: https://wektorwiedzy.pl/

Szkolenie bedzie prowadzone za pośrednictwem Platformy ClickMeeting.

Szkolenia na ClickMeeting nie wymagają instalowania żadnego programu, są transmitowane przez przeglądarkę. Bardzo ważne jest, żeby była ona zaktualizowana do najnowszej wersji (jeśli nie będzie aktualna, podczas testu nie pojawi się zielony “✓”). W razie potrzeby istnieje też możliwość pobrania aplikacji mobilnej i uczestniczenia w szkoleniu poprzez smartfon lub tablet.

Wymagania techniczne: procesor 2-rdzeniowy 2 GHz; 2 GB pamięci RAM; system operacyjny Windows 8 lub nowszy, MAC OS wersja 10.13; przeglądarka internetowa Google Chrome, Mozilla Firefox lub Safari; stałe łącze internetowe o prędkości 1,5 Mbps.

Najbezpieczniejszą opcją jest połączenie internetowe za pomocą kabla sieciowego. Gdy nie ma takiej możliwości i pozostaje korzystanie z WiFi, warto na czas szkolenia umieścić komputer jak najbliżej routera i zadbać, aby inni użytkownicy tej samej sieci WiFi ograniczyli w tym czasie aktywności mocno obciążające sieć (np. oglądanie filmów, rozmowy wideo lub pobieranie dużych plików). Jeśli jest taka możliwość zachęcamy do przetestowania połączenia w domu oraz miejscu pracy i uczestniczenia w szkoleniu z tego miejsca, w którym będzie lepszy Internet.

Jak dołączyć do spotkania: https://youtu.be/ZFWhNh2KHro, https://knowledge.clickmeeting.com/pl/infographic/jak-dolaczyc-do-wydarzenia-instrukcja-dla-uczestnika/

Link umożliwiający uczestnictwo w kursie ważny jest od dnia poprzedzającego rozpoczęcie kursu do zakończenia zajęć.