Szkolenie: Nowoczesna e-dokumentacja: KSeF, e-doręczenia, podpis cyfrowy, bezpieczeństwo danych i zrównoważony rozwój

Moduł 1. Transformacja cyfrowa, podstawy prawne i kontekst KSeF / e-Doręczeń

1. Transformacja cyfrowa w administracji i biznesie – dlaczego KSeF, e-Doręczenia, e-podpis?

2. Podstawowe akty prawne:

• KSeF – założenia, obowiązki, rola MF

• ustawa o e-Doręczeniach

• regulacje eIDAS

• RODO i ochrona danych w kontekście dokumentów elektronicznych

3. Mapa systemów: KSeF, e-Doręczenia, ePUAP, Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, platformy komercyjne.

4. Cyfrowy obieg dokumentów – najczęstsze błędy i wyzwania.

5. Wpływ cyfryzacji dokumentów na redukcję zużycia papieru, energii i zasobów w organizacji.

6. Analiza śladu środowiskowego tradycyjnego obiegu dokumentów vs. e-dokumentacji (cyfryzacja jako element realizacji ESG).

Moduł 2. KSeF w praktyce – procesy, scenariusze, organizacja pracy

1. KSeF – założenia systemowe:

• struktura e-faktury, pola kluczowe

• numer KSeF, daty podatkowe

• typy dokumentów w KSeF

2. Role i uprawnienia w KSeF:

• nadawanie uprawnień

• zarządzanie kontami

• odpowiedzialność za dane

3. Proces wystawiania e-faktury:

• faktura sprzedaży krok po kroku

• integracja z FK/ERP

• obsługa błędów

4. Odbiór faktury:

• wyszukiwanie, pobieranie

• e-faktura jako jedyna wersja

• archiwizacja

5. Organizacja pracy z KSeF:

• podział ról w firmie

• procedury wewnętrzne

• komunikacja z klientami

6. Scenariusze praktyczne:

• faktura prosta

• korekta

• faktura kosztowa

• prosta analiza danych

7. Optymalizacja procesów fakturowania w celu redukcji powielania dokumentów i minimalizacji emisji CO₂ wynikającej z transportu i logistyki dokumentów.

8. Projektowanie “zielonego procesu fakturowania” – automatyzacja obiegu jako sposób na zmniejszenie konsumpcji zasobów i energii.

Moduł 3. e-Doręczenia, podpisy elektroniczne i tożsamość cyfrowa

1. e-Doręczenia – idea, zasady, fikcja doręczenia, obowiązki.

2. Rodzaje podpisów elektronicznych:

• kwalifikowany

• zaufany

• zaawansowany

3. Scenariusze użycia podpisów:

• dokumenty finansowe i kadrowe

• formaty podpisów

• weryfikacja ważności

4. Tożsamość cyfrowa w praktyce (profil zaufany, e-dowód).

5. Ćwiczenia: podpisy, weryfikacja certyfikatów.

6. Wpływ podpisu elektronicznego na eliminację konieczności drukowania i fizycznego przechowywania dokumentów.

7. Promowanie hybrydowych i zdalnych procedur podpisywania dokumentów jako narzędzia ograniczającego podróże służbowe i emisje.

Moduł 4. Kompetencje cyfrowe w pracy z dokumentami elektronicznymi

1. Kluczowe kompetencje cyfrowe:

• praca w chmurze

• wersjonowanie

• kontrola dostępu

2. Organizacja obiegu dokumentów:

• nazewnictwo

• wzory dokumentów

• workflow

3. Automatyzacja:

• szablony

• makra

• integracje

4. Ergonomia pracy cyfrowej i dobrostan.

5. Mini-projekt: zaprojektowanie cyfrowego obiegu dokumentu.

6. Projektowanie struktury chmurowej i workflow minimalizujących zbędne duplikaty dokumentów i zasobożerne operacje.

7. Budowanie nawyków „zielnej pracy cyfrowej”: energooszczędne ustawienia, ograniczanie zbędnych załączników, optymalizacja transferu danych.

Moduł 5. Cyberbezpieczeństwo w pracy z KSeF, e-Doręczeniami i dokumentami

1. Podstawy cyberbezpieczeństwa: phishing, ransomware, socjotechnika.

2. Bezpieczeństwo kont: MFA, menedżery haseł, polityka dostępów.

3. Ochrona danych i RODO: minimalizacja danych, przechowywanie, praca mobilna.

4. Incydent – procedury i reakcje.

5. Warsztat: analiza case study.

6. Cyberbezpieczeństwo jako element zrównoważonego zarządzania ryzykiem w organizacji (redukcja strat, ograniczenie konieczności powtarzania procesów i dokumentacji).

7. Bezpieczne zarządzanie cyfrowymi zasobami w sposób ograniczający zużycie fizycznych nośników (np. eliminacja pendrive’ów, przejście na wspólne repozytoria).

Moduł 6. Podsumowanie

1. Mapa procesów – integracja KSeF, e-Doręczeń, podpisu cyfrowego, chmury i cyberbezpieczeństwa.

2. Mini-projekt:

• analiza stanu obecnego

• projekt docelowego procesu

3. Prezentacje i omówienie.

4. Ocena wpływu wdrażanego procesu na środowisko – identyfikacja obszarów redukcji zasobów (papier, energia, archiwizacja).

5. Tworzenie „zielonych procedur dokumentowych” w organizacji – wdrożenie cyfryzacji jako element polityki ESG lub ZSU 2030.

Egzamin.

Walidacja odbywa się w ostatnim dniu szkolenia tj. 15.02.2026 r. w godzinach 14:45 -16:45. Egzamin prowadzony przez wyznaczoną osobę do walidacji. Certyfikacja przez jednostkę uprawnioną do certyfikacji tj. SCIENCE SZKOLENIA I DORADZTWO Grzegorz Kawa

Szkolenie prowadzone w godzinach zegarowych, w formie zajęć teoretyczno-praktycznych, tzn. Szkolenie w formie zajęć teoretyczno-praktycznych łączy przekazywanie wiedzy teoretycznej z praktycznym jej zastosowaniem.

Uczestnicy zdobywają informacje poprzez wykłady i prezentacje, a następnie wykorzystują je w praktyce podczas warsztatów i ćwiczeń w ramach każdego modułu szkolenia, gdzie ten zapis został zastosowany.

ROZDZIELNOŚĆ OSOBOWA WALIDACJI: Rozdzielność szkolenia od walidacji - rozdzielność osobowa. Osoba szkoląca nie ocenia wiedzy i umiejętności swoich kursantów w zakresie, w którym nauczała. Końcową walidację prowadzi odrębna osoba.

Podczas szkolenia przeprowadzone zostaną pre-testy oraz post-testy wiedzy, egzamin końcowy.

Egzamin po szkoleniu potwierdza zdobycie kwalifikacji - Asystent systemu KSeF i e-Doręczeń w przedsiębiorstwie z elementami zrównoważonego rozwoju – poziom podstawowy.

Nazwa kwalifikacji:

W ramach szkolenia jest 22 godziny zegarowe, na co składa się:

- 7 godzin 15 min zajęć teoretycznych

- 10 godzin zajęć praktycznych

- 11 przerw po 15 minut - 2 godz. 45 min

- 2 godz. walidacja

Program spełnia zakres technologii PRT z obszaru technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych.

Opracowania własne trenera, skrypty szkoleniowe, prezentacja.

Dla uczestników z dofinansowaniem min. 70% kwoty szkolenia - stawka „zw” – „§ 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień” 

iOS: iOS 11

Windows: Windows 10 kompilacja 14393

Android: Android OS 5.0

Funkcje sieci Web. Najnowsza wersja przeglądarki Safari, Internet Explorer 11, Chrome, Edge lub Firefox

Komputer Mac:MacOS 10.13

Połączenie internetowe: wymagane jest połączenie internetowe przewodowe lub bezprzewodowe (3G, 4G, LTE) o następujących parametrach:

- dla transmisji wideo w jakości HD 720p minimalna przepustowość łącza internetowego wynosi: 1.5Mbps/1.5Mbps (wysyłanie/odbieranie).

- dla transmisji wideo w jakości FullHD 1080p minimalna przepustowość łącza internetowego wynosi: 3Mbps/3Mbps (wysyłanie/odbieranie).

Okres ważności linku: Link będzie ważny w dniach i godzinach wskazanych w harmonogramie usługi.

Link: link do szkolenia będzie udostępniony 5 dni roboczych przed szkoleniem.