Szkolenie: Zarządzanie przedsiębiorstwem i organizacja procesów w firmie

Szkolenie: Zarządzanie przedsiębiorstwem i organizacja procesów w firmie przygotowuje uczestników do świadomego zarządzania firmą i jej procesami, usprawnienia działań wewnętrznych, eliminacji marnotrawstwa oraz wprowadzenia rozwiązań zwiększających efektywność, terminowość i jakość obsługi klientów.

Uczestnicy nauczą się diagnozować problemy organizacyjne, mapować procesy, wdrażać usprawnienia, wyznaczać cele oraz nadzorować realizację zadań w przedsiębiorstwie.

Grupa docelowa: właściciele firm, osoby zarządzające zespołami lub procesami w małej firmie.

Nie występują dodatkowe wymagania.

Aby osiągnąć efekty uczenia się uczestnicy powinni wziąć pełen udział w zajęciach.

Program usługi:

DZIEŃ 1 – Zarządzanie przedsiębiorstwem, cele, procesy i organizacja pracy

Moduł 1. Podstawy zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem (1 h)

• Kluczowe funkcje zarządzania
• Cykl PDCA a rozwój firmy
• Rola właściciela i lidera w firmie małych rozmiarów

Moduł 2. Struktura organizacyjna firmy – podział ról i odpowiedzialności (1 h)

• Jak zorganizować małe przedsiębiorstwo, by działało „bez chaosu”
• Matryca odpowiedzialności RACI
• Podział kompetencji w firmie

Moduł 3. Zarządzanie celami i priorytetami (1,5 h)

• Ustalanie celów: SMART, OKR, KPI
• Jak wprowadzać cele kwartalne w małej firmie
• Mierniki dla małego przedsiębiorstwa

Moduł 4. Wprowadzenie do podejścia procesowego w firmie (1 h)

• Czym jest proces i czym różni się od zadania
• Przepływ pracy (workflow) — od klienta do realizacji
• Dlaczego warto zarządzać firmą przez procesy

Moduł 5. Mapowanie procesów (2 h – warsztat)

• Tworzenie mapy procesów głównych, pomocniczych i zarządczych
• Techniki mapowania: SIPOC, mapy przepływów
• Warsztat:
  • drukarnia — proces przyjęcia zlecenia, przygotowania projektu, wydruku i wydania
  • biuro rachunkowe — proces księgowania, rozliczeń miesięcznych, współpracy z klientem

Moduł 6. Diagnoza „wąskich gardeł” i problemów organizacyjnych (1,5 h)

• Najczęstsze błędy w organizacji pracy
• Ograniczenia sprzętowe i kompetencyjne
• Jak identyfikować marnotrawstwo (LEAN: 7 rodzajów strat)

DZIEŃ 2 – Optymalizacja, standaryzacja, automatyzacja i narzędzia zarządcze

Moduł 7. Optymalizacja procesów — praktyczne metody (1,5 h)

• Metody usprawniania: 5S, Kaizen, standaryzacja
• Jak skracać czas realizacji i eliminować błędy
• Przykłady usprawnień typowych dla drukarni i biur rachunkowych

Moduł 8. Standaryzacja pracy i procedury firmowe (1,5 h)

• Po co firmie procedury i instrukcje
• Jak tworzyć standard pracy w firmie usługowej i produkcyjnej
• Przykłady procedur:
  • drukarnia: kontrola plików, odbiór projektu, wydanie zamówienia
  • biuro rachunkowe: przyjmowanie dokumentów, komunikacja z klientem, kontrola jakości księgowań

Moduł 9. Narzędzia wspierające zarządzanie procesami (1,5 h)

• Systemy do zarządzania zadaniami i projektami (Asana, Trello)
• CRM dla obsługi klienta
• Workflow automation: Make.com, Zapier
• Przykłady zastosowań w drukarni i biurze rachunkowym

Moduł 10. Automatyzacja i cyfryzacja jako sposób na skalowanie firmy (1 h)

• Jak cyfryzacja skraca czas procesów
• Automaty automatyzujące komunikację z klientem
• Planowanie produkcji / planowanie pracy księgowej
• Przykłady automatyzacji o niskim koszcie wdrożenia

Moduł 11. Zarządzanie jakością i ryzykiem (1 h)

• Kontrola jakości w firmie usługowej i produkcyjnej
• Lista kontrolna (checklista) jako narzędzie eliminujące błędy
• Typowe ryzyka w drukarniach i biurach rachunkowych oraz sposoby ich ograniczania

Moduł 12. Plan usprawnień dla uczestników – warsztat końcowy (1,5 h)

Każdy uczestnik przygotuje:

• mapę 1 wybranego procesu z własnej firmy,
• identyfikację 3 problemów organizacyjnych,
• propozycję konkretnych usprawnień do wdrożenia w ciągu 30 dni,
• listę mierników pozwalających ocenić efekty wdrożenia.

Moduł 13. Walidacja

• test teoretyczny
• zadanie praktyczne - obserwacja w warunkach stymulowanych

Sposób organizacji walidacji:

Walidacja składa się z testu wiedzy oraz zadania praktycznego wykonanego pod okiem walidatora. Test ma formę pisemną (elektroniczną), obejmuje kluczowe zagadnienia z programu i pozwala ocenić stopień opanowania wiedzy teoretycznej. Następnie uczestnik wykonuje indywidualne zadanie praktyczne, odzwierciedlające realne warunki pracy. Walidator obserwuje wszystkie etapy wykonania zadania, oceniając je na podstawie ustalonych kryteriów, bez udzielania podpowiedzi. Zaliczenie obu części jest warunkiem pozytywnego potwierdzenia efektów uczenia się.

Jedna godzina szkolenia trwa 45 minut i jest godziną lekcyjną. Przerwy wliczają się w czas szkolenia. Czas poświęcony na walidację wlicza się do czasu szkolenia.

Łączna liczba godzin szkolenia - 24 godzin lekcyjnych, w tym 8 godzin lekcyjnych teorii (w tym walidacja - test wiedzy 15 min.) i 16 godzin lekcyjnych praktyki (w tym przerwy i walidacja zadanie praktyczne 60 min.).

Materiały w formie skryptu, zostaną przesłane mailowo 1 dzień przed szkoleniem.

Usługodawca nie jest płatnikiem podatku VAT. W związku z tym usługa jest zwolniona z VAT.

W przypadku uczestników, którzy mają dofinansowanie za środków publicznych, w wysokości min. 70%, zwolnienie z VAT następuje na podstawie: art. 43 ust. 1 pkt 26-29 ustawy o VAT oraz § 3 ust. 1 pkt 13 i 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2018 r. poz. 701).

W pozostałych przypadkach zwolnienie z VAT następuje na podstawie: art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

a) szkolenie będzie realizowane za pośrednictwem platformy ClickMeeting.

b) Wymagania techniczne, które muszą zostać spełnione:

Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);

2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);

System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.

Ponieważ ClickMeeting jest platformą opartą na przeglądarce, wymagane jest korzystanie z najaktualniejszych oficjalnych wersji Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge lub Opera.

ClickMeeting współpracuje z wszystkimi wbudowanymi w laptopy kamerami oraz większością kamer internetowych. Bardziej zaawansowana lub profesjonalna kamera może wymagać instalacji dodatkowego oprogramowania. Aby móc korzystać z usługi na urządzeniach mobilnych, konieczne może być pobranie odpowiedniej aplikacji w iTunes App Store lub Google Play Store. Do korzystania z usługi w pełnym zakresie dźwięku i obrazu podczas konferencji, konieczne jest posiadanie kamery internetowej, mikrofonu lub zestawu słuchawkowego, lub głośników podłączonych do urządzenia i rozpoznanych przez Twoje urządzenie i nie powinny być one jednocześnie używane przez żadną inną aplikację.

c) minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik, by odtwarzać dźwięk i obraz wideo: 512 kbps + 1 Mbps

d) Uczestnik nie musi zakładać konta na Click Meeting, ani ściągać oprogramowania na komputer

e) okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w szkoleniu - do czasu zakończenia szkolenia w danym dniu.