Krajowy System e-Faktur 2026 – wszystko o fakturach ustrukturyzowane z uwzględnieniem najnowszych zmian

1. Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:

• Co to jest KSeF? definicja KSeF, uczestnicy KSeF, możliwość obioru faktury przez osoby/podmioty nie będące uczestnikami KSeF.
• Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od kwietnia 2026 r.; podatnicy zwolnieni z VAT – od kiedy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
• Pojęcie faktury ustrukturyzowanej: definicja faktury ustrukturyzowanej, faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana a zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści, wystawienie faktury w ustrukturyzowanej – czy konieczna jest akceptacja kontrahenta? przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

1. Korzystanie z KSeF:

• Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF.
• Proces wystawienia faktury w KSeF: możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów, wystawienia faktury w KSeF poprzez system informatyczny podatnika, wystawienia faktury w KSeF poprzez przesłanie pliku w strukturze FA, nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF, znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF, czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej? sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK.
• Walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia: zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT, obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.
• Informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.): schema FA – możliwości zawarcia w fakturze dodatkowych informacji; załączniki ustrukturyzowane w najnowszej schemie FA – kto będzie mógł z nich korzystać? załączniki inne niż ustrukturyzowane przekazywane poza KSeF; przekazywanie dodatkowych dokumentów towarzyszących transakcjom; dane o podmiotach uczestniczących w transakcji (np. odbiorca, pracownik, jednostka w ramach JST, członek grupy VAT itd.).
• Weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF: pierwsze korki KSeF – jak rozpocząć korzystanie z KSeF w zależności od formy działalności? rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF innym podmiotom lub osobom, wyznaczenie osoby uprawnionej z korzystaniem z formularza ZAW-FA, odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.
• Wystawienie faktury w KSeF a zgoda nabywcy w okresie dobrowolnego KSeF: czy brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej uniemożliwia wystawienie faktury w KSeF? forma zgody nabywcy na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej; sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w przypadku braku zgody nabywcy na przekazanie jej za pośrednictwem KSeF.
• Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF: dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez polskiego podatnika VAT, dostęp do faktur zakupowych w KSeF przez osoby i podmioty nie będące polskimi podatnikami VAT, okres przechowywania faktur w KSeF, dane faktury ustrukturyzowanej dostępne dla sprzedawcy i nabywcy.
• Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej: specyfika daty wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT data otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT, data otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT – ważne pytanie prejudycjalne polskiego sądu do TSUE.
• Zasady korygowania faktur w KSeF w okresie dobrowolnego KSeF: czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej (z uwzględnieniem zmiany od września 2023 r.)? czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”? czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą? czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej? korzyści związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.
• Czy można wystawić duplikat faktury ustrukturyzowanej?
• Preferencje wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych do końca 2024 r.: 40-dniowy zwrot podatku VAT, ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy, brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych, brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur.
• Zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.

1. Okres obowiązkowego korzystania z KSeF:

• Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF: generalny obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w KSeF od lutego 2026 r.: podatnicy VAT czynni i zwolnieni – obowiązek korzystania z KSeF od lutego 2026 r.; kategorie podatników, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r.; czy podatnicy, którzy mogą wystawiać faktury w KSeF od kwietnia 2026 r., mogą również otrzymywać faktury zakupowe poza KSeF od kwietnia 2026 r.? obowiązek posługiwania się NIP dla potrzeb fakturowania w KSeF; faktury w KSeF dla kontrahentów zagranicznych; faktury w KSeF dla podmiotów niebędących podatnikami (innych niż osoby fizyczne), faktury wystawiane dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) – czy będzie można wystawiać w KSeF?
• Faktury, które nie będą musiały być wystawiane w KSeF: faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla jako podatnicy VAT czynni, faktury wystawiane z kas rejestrujących – w okresie do końca lipca 2026 r.; paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone – w okresie do końca lipca 2026 r.; faktury wskazane w rozporządzeniu wykonawczym wyłączającym koniczność wystawiania faktur KSeF dla określonych czynności, faktury wystawione w okresie awarii KSeF oraz związane z nimi obowiązki, faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) oraz związane z nimi obowiązki, możliwość nieograniczonego korzystania z trybu „offline” do końca 2026 r.; faktury wystawiania w ramach OSS i IOSS, „faktury” RR.
• Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie awarii KSeF: zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w okresie awarii, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w okresie awarii KSeF, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii.
• Faktury ustrukturyzowane wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w trybie „offline”, odmienna zasady ustalania daty wystawienia faktury w trybie „offline”, termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie „offline”.
• Sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej w okresie obowiązkowego KSeF w zależności od statusu nabywcy: krajowy nabywca posługujący się polskim NIP; krajowy nabywca nieposługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny posługujący się polskim NIP; nabywca zagraniczny nieposługujący się polskim NIP.
• Znaczenie kodu QR umieszczanego obowiązkowo na wydruku lub obrazie elektronicznym faktur wystawianych w KSeF: faktury ustrukturyzowane wstawione w KSeF przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, faktury wstawione w okresie awarii lub w trybie „offline” przekazane nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej, certyfikat sprzedawcy jako element kodu QR faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline” – najnowsze rozwiązanie Ministerstwa Finansów.
• Określenie daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej: data otrzymania faktury ustrukturyzowanej w KSeF, data otrzymania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w okresie awarii lub „offline”, metody i formy przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
• Data wystawienia faktury w KSeF a kurs waluty – nowe, dodatkowe możliwości określenia kursu walutowego od lutego 2026 r. uwzględniająca specyfikę momentu wystawienia faktury w KSeF: specyfika określenie kursu walutowego dla faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego; specyfika określenie kursu walutowego dla faktu, których data wystawienia jest datą powstania obowiązku podatkowego (np. WDT).
• Faktura otrzymana poza KSeF od lutego 2026 r. a możliwość odliczenia VAT: czy można odliczyć VAT, jeżeli sprzedawca, pomimo obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF?

WALIDACJA Szkolenie jest realizowane w godzinach dydaktycznych. W polu Liczba godzin usługi wymiar godzin szkolenia jest przedstawiony w godzinach dydaktycznych (1 godzina dydaktyczna usługi = 45 minut). Dodatkowo każdego dnia w trakcie szkolenia przewidziane są dwie przerwy: 15 minutowa przerwa kawowa. Przerwy nie są ujęte w polu „Liczba godzin dydaktycznych”, ale są wliczone do tabeli z harmonogramem zajęć.

Na zakończenie szkolenia zostanie przeprowadzona walidacja nabytych efektów uczenia się (test teoretyczny) trwająca 15 minut. Wynik testów podawany jest po sprawdzeniu, od razu po zakończeniu walidacji. Do udziału w usłudze zapraszamy osoby, które posiadają podstawową wiedzę w tym temacie.

W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne przygotowane przez wykładowcę, prezentacja która zostanie przekazana uczestnikom. Materiał merytoryczny oparty będzie o przykłady i ćwiczenia, dzięki którym uczestnicy szkolenia będą mogli w praktyczny sposób poznać zastosowanie obecnie obowiązujących przepisów a także podzielić się między sobą doświadczeniem w zakresie omawianej problematyki.

Jeśli usługa jest finansowana ze środków publicznych w co najmniej 70% przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia od podatku od towarów i usług zgodnie z Ustawą o VAT, proszę o informację do organizatora

Zajęcia na kursie odbywają się zgodnie z wykazem godzinowym, w oparciu o godziny lekcyjne trwające 45 minut (7 godzin lekcyjnych), zajęcia odbywają się zgodnie z wykazem godzinowym:

9.00-10,3o wykład -90 minut- 2 godz.lekcyjne

przerwa -15 minut, obejmuje wywiad swobodny i debatę swobodną

10.45-12,15 wykład -90 minut- 2 godz.lekcyjne

 przerwa -30 minut, 

12.45-15,00 wykład -135 minut- 3 godz.lekcyjne

Na zakończenie, ostatnie15 minut, obejmuje walidację, test