Wszystko o KSeF od lutego 2026 – system 2.0 – faktury ustrukturyzowane

I.          Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:

        o     Definicja faktury ustrukturyzowanej; faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna; faktura ustrukturyzowana a faktura wystawiona w trybie awarii, offline i offline24; czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej?

        o     Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla poszczególnych grup podatników; podatnicy VAT zobowiązani do korzystania z KSeF oraz podatnicy VAT wyłączeni z obowiązku KSeF; od kiedy obowiązek odbierania faktur w KSeF dla poszczególnych grup podatników; od kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla poszczególnych grup podatników; podatnicy zwolnieni z VAT – od kiedy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?

        o     Faktury, które będą musiały być wystawione w KSeF od lutego 2026 r.; faktury obowiązkowo wystawiane w KSeF od lutego 2026 r.; duplikaty faktur wystawionych w KSeF oraz wystawionych poza KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); faktury korygujące do faktur wystawionych w KSeF oraz poza KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); noty korygujące w okresie obowiązkowego KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); miesięczne raporty fiskalne (RO) a KSeF; dowody wewnętrzne (WEW) a KSeF; „faktury” pro forma a KSeF; faktury RR a KSeF.

        o     Faktury wyłączone z KSeF: faktury wyłączone z KSeF w okresach przejściowych; faktury wyłączone z KSeF na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz specjalnego rozporządzenia MF; faktury niemożliwe do wystawienia w KSeF ze względów legislacyjnych oraz technicznych; samofakturowanie a KSeF; samofakturowanie z kontrahentami krajowymi; samofakturowanie z kontrahentami zagranicznymi – czy będzie dokonywane w KSeF.

II.          Korzystanie z KSeF:

        o     Rozpoczęcie korzystania z KSeF korzystania z KSeF przez podatników będących osobami fizycznymi; rozpoczęcie korzystania z KSeF przez podatników będących podmiotami niebędącymi osobami fizycznymi; rola osoby zgłoszonej na formularzu ZAW-FA.

        o     Narzędzia autoryzacyjne umożliwiające korzystanie z KSeF: narzędzia do autoryzacji w KSeF przez podatników będących osobami fizycznymi; narzędzia do autoryzacji w KSeF przez podatników będących podmiotami niebędącymi osobami fizycznymi; rola tokenów oraz certyfikatów autoryzacyjnych.

        o     Nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF: nadawanie i odbieranie w KSeF uprawnień osobom fizycznym; nadawanie i odbieranie w KSeF uprawnień podmiotom niebędącym osobami fizycznymi; uprawnienia do samofakturowania; rola identyfikatorów wewnętrznych w podmiotach z rozbudowaną strukturą (np. JST, Grupa VAT, podmioty posiadające oddziały); uprawnienia do samofakturowania; uprawnienia od rolnika ryczałtowego do wystawiania faktur RR w KSeF.

        o     Proces wystawienia faktury w KSeF: możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów; wystawienia faktury w KSeF z systemu zintegrowanego z KSeF; wystawienia faktury w KSeF z systemu niezintegrowanego z KSeF (np. zagranicznego systemu narzuconego przez spółkę dominującą); nr faktury nadany przez podatnika a numer systemowy nadawany przez KSeF; struktura i znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF; sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK; faktura wystawiona w KSeF a załączniki.

        o     Data wystawienia faktury w KSeF 2.0: data wysłania danych faktury do KSeF 2.0 a data wystawienia faktury; data utworzenia danych faktury w systemie podatnika a data wystawienia faktury w KSeF 2.0; odmienne regulacje dotyczące daty wystawienia faktury w KSeF 1.0 (do końca stycznia 2026 r.) oraz w KSeF 2.0 (od lutego 2026 r.).

        o     Sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF: przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom będącym polskimi podatnikami VAT; przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom niebędącym polskimi podatnikami VAT; przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom będącym osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej; rola kodu QR faktury w procesie przekazania faktury wystawionej w KSeF; przekazanie faktury wystawionej w KSeF a przekazanie załącznika do faktury.

        o     Data otrzymania faktury wystawionej w KSeF: data otrzymania faktury przez podatnika otrzymującego fakturę ustrukturyzowaną bezpośrednio w KSeF; data otrzymania faktury przez podatnika lub inny podmiot otrzymującego fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF; jak ustawić dokładną datę doręczenia faktury ustrukturyzowanej w KSeF; co jest dowodem doręczenia faktury ustrukturyzowanej w KSeF; jak dokumentować doręczenie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF.

III.          Struktura faktury ustrukturyzowanej:

        o     Schema FA(3): schema FA – dane obowiązkowe, opcjonalne oraz fakultatywne; załączniki ustrukturyzowane w najnowszej wersji schemy FA – kto będzie mógł z nich korzystać; rola pola P_1 w określeniu daty wystawienia faktury; rola pola „Podmiot3” – dane o podmiotach uczestniczących w transakcji (np. odbiorca, pracownik, jednostka w ramach JST, członek grupy VAT itd.).

IV.          Wystawianie faktur w trybie awarii, offline oraz offline24:

        o     Kody QR „offline” i „certyfikat” właściwe dla faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24: kody QR umieszczane na wizualizacjach faktur (w formie papierowej lub elektronicznej) wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 przed ich przesłaniem do KSeF; kody QR umieszczane na wizualizacjach faktur (w formie papierowej lub elektronicznej) wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 po ich przesłaniu do KSeF; kody QR umieszczane na duplikatach faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 wystawionych przed przesłaniem duplikowanych faktur do KSeF; kody QR umieszczane na duplikatach faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 wystawionych po przesłaniu duplikowanych faktur do KSeF.

        o     Faktury wystawione w okresie awarii KSeF 2.0: forma ogłoszenia awarii KSeF; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie awarii; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie awarii; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie awarii; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii.

        o     Faktury wystawione w okresie awarii całkowitej KSeF 2.0: forma ogłoszenia awarii całkowitej KSeF; awaria a awaria całkowita – różnica w obowiązkach związanych ze sposobem wystawienia, przekazania oraz przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie poszczególnych trybów awaryjnych; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie awarii całkowitej; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie awarii całkowitej.

        o     Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): kiedy mamy do czynienia z trybem „offline”; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie „offline”; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie „offline”; odmienny sposób przekazania faktury wystawionej w trybie „offline” w zależności od rodzaju nabywcy; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie „offline”; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie „offline”.

        o     Faktury wystawione w trybie „offline24”: kiedy mamy do czynienia z trybem „offline24”; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie „offline24”; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie „offline24”; odmienny sposób przekazania faktury wystawionej w trybie „offline24” w zależności od rodzaju nabywcy; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie „offline24”; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie „offline24”.

V.          Zasady fakturowania i korygowania faktur w okresie KSeF 2.0 – różne aspekty:

        o     Aspekty podatkowe: nowe zasady dokonywania korekty in minus w okresie od lutego 2026 r.; faktury wystawione w KSeF a określenie momentu powstania obowiązku podatkowego oraz kursu walutowego; faktury wystawione poza KSeF z naruszeniem obowiązku wystawienia w KSeF a odliczenie VAT oraz zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów; nowe zasady wykazywania faktur sprzedażowych i zakupowych w JPK_V7; szybszy termin zwrotu VAT; obwiązki związane z przechowywaniem faktur ustrukturyzowanych dla potrzeb podatkowych; brak konieczności dostarczania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych.

        o     Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z obowiązkowego KSeF: kara pieniężna za wystawienie faktury poza KSeF; kara pieniężna za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline” i „offline24”; kara pieniężna za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline” i „offline24”; okres przejściowy, w którym kara pieniężna nie będzie stosowana; wymiar i sposób nakładania kary pieniężnej; sankcje KKS za pominięcie obowiązków związanych z KSeF; czy „czynny żal” chroni przed nałożeniem kary pieniężnej; czy na podatnika mogą być jednocześnie nałożone kara pieniężna oraz sankcja KKS.

        o     Numeru systemowy nadawany fakturze przez KSeF a opis przelewu za fakturę ustrukturyzowaną w okresie obowiązkowego KSeF – obowiązek od 2027 r.

WALIDACJA Szkolenie jest realizowane w godzinach dydaktycznych. W polu Liczba godzin usługi wymiar godzin szkolenia jest przedstawiony w godzinach dydaktycznych (1 godzina dydaktyczna usługi = 45 minut). Dodatkowo każdego dnia w trakcie szkolenia przewidziane są dwie przerwy: 15 minutowa przerwa kawowa i 30 minutowa przerwa lunchowa. Przerwy nie są ujęte w polu „Liczba godzin dydaktycznych”, ale są wliczone do tabeli z harmonogramem zajęć.

Na zakończenie szkolenia zostanie przeprowadzona walidacja nabytych efektów uczenia się (test teoretyczny) trwająca 15 minut. Wynik testów podawany jest po sprawdzeniu, od razu po zakończeniu walidacji. Do udziału w usłudze zapraszamy osoby, które posiadają podstawową wiedzę w tym temacie.

W czasie zajęć wykorzystywane są autorskie materiały dydaktyczne przygotowane przez wykładowcę, prezentacja która zostanie przekazana uczestnikom. Materiał merytoryczny oparty będzie o przykłady i ćwiczenia, dzięki którym uczestnicy szkolenia będą mogli w praktyczny sposób poznać zastosowanie obecnie obowiązujących przepisów a także podzielić się między sobą doświadczeniem w zakresie omawianej problematyki.

Jeśli usługa jest finansowana ze środków publicznych w co najmniej 70% przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia od podatku od towarów i usług zgodnie z Ustawą o VAT, proszę o informację do organizatora

Zajęcia na kursie odbywają się zgodnie z wykazem godzinowym, w oparciu o godziny lekcyjne trwające 45 minut (7 godzin lekcyjnych), zajęcia odbywają się zgodnie z wykazem godzinowym:

9.00-10,3o wykład -90 minut- 2 godz.lekcyjne

przerwa -15 minut, obejmuje wywiad swobodny i debatę swobodną

10.45-12,15 wykład -90 minut- 2 godz.lekcyjne

 przerwa -30 minut, 

12.45-15,00 wykład -135 minut- 3 godz.lekcyjne

Na zakończenie, ostatnie15 minut, obejmuje walidację, test

• Szkolenie realizowane jest w formie wykładu online -  wirtualnego szkolenia nadawanego na specjalnie przygotowanej platformie. Uczestnicy będą na żywo brali udział w szkoleniu z możliwością zadawania pytań na czacie. Podczas szkolenia poza widokiem wykładowcy będzie również dostępna tablica multimedialna, oraz prezentacja materiałów którymi będzie zarządzał wykładowca.
• W czasie wykładu stosowane są metody i techniki nauczania skoncentrowane na praktycznych aspektach rozwiązywania problemów.
• Autorskie materiały szkoleniowe uczestnicy otrzymują w terminie 2 dni przed szkoleniem w formie PDF na wskazany w zgłoszeniu czytelny adres e:mail.
• Po zakończeniu szkolenia uczestnik otrzymuje imienny certyfikat potwierdzający jego udział w szkoleniu wysłany w formie PDF na wskazany w zgłoszeniu czytelny adres e;mail
• Po zakończonym szkoleniu uczestnicy oceniają szkolenie poprzez pozostawienie opinii w formie ankiety, która pozwoli na podsumowanie efektów i jakości zrealizowanego szkolenia.

platforma CLICKMEETING