Wirtualna Asystentka firm szkoleniowych w BUR – współpraca z dostawcami usług rozwojowych z dofinansowaniem

Warunki osiągnięcia celu edukacyjnego

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego, jakim jest przygotowanie uczestników do samodzielnego świadczenia profesjonalnych usług wsparcia zdalnego dla firm szkoleniowych działających w Bazie Usług Rozwojowych (BUR), uczestnik powinien:

• • posiadać dobrą znajomość obsługi komputera i aplikacji biurowych,
  • swobodnie poruszać się w środowisku internetowym (praca na dysku w chmurze, poczta e-mail, komunikatory online),
  • mieć gotowość do pracy z dokumentacją i komunikacją pisemną,
  • nie jest wymagane wcześniejsze doświadczenie w BUR ani jako wirtualna asystentka.

Zakres tematyczny

Dzień 1: Wprowadzenie do pracy asystentki w firmie szkoleniowej w BUR

1. Wstęp i cele szkolenia

• • Rola wirtualnej asystentki we współpracy z firmą szkoleniową w systemie BUR
  • Zakres odpowiedzialności: co można delegować, a czego nie

2. Podstawy systemu BUR

• • Czym jest BUR, kto może się wpisać, jak działa system dofinansowań
  • Kluczowe pojęcia: ID wsparcia, karta usługi, walidacja, Operator, PARP
  • Struktura ścieżki klienta w BUR – od zapisania się do rozliczenia

3. Organizacja pracy zdalnej z firmą szkoleniową

• • Narzędzia do komunikacji i zarządzania zadaniami (np. Teams, Basecamp, ClickUp)
  • Organizacja folderów i plików: wzory dokumentów BUR, checklisty, harmonogramy
  • Praca z umowami i formularzami: podstawowe typy dokumentów w BUR

4. Komunikacja z klientem i Operatorem

• • Jak odpowiadać na pytania klientów o dofinansowanie
  • Wzory odpowiedzi mailowych, kontakt z Operatorem w imieniu klienta
  • Jak nie popełnić błędów merytorycznych (rola asystentki, nie eksperta)

5. Zadania administracyjne w BUR

• • Wstęp do obsługi fiszek zgłoszeniowych i rozliczeniowych
  • Kontrola zgodności danych: dane uczestnika, numery ID, załączniki
  • Przykładowe zadania delegowane asystentce

Dzień 2: Praktyka współpracy z firmą szkoleniową w BUR

1. Karta usługi od zaplecza

• • Z czego składa się karta usługi i co musi zawierać
  • Co asystentka może przygotować: dane organizacyjne, opisy techniczne, harmonogramy
  • Typowe błędy w kartach i jak ich unikać

2. Obsługa dokumentacji BUR

• • Checklisty: dokumentacja przed usługą, w trakcie i po usłudze
  • Umowy z uczestnikami, RODO, zaświadczenia, listy obecności
  • Wysyłka dokumentów do Operatora, śledzenie terminów

3. Współpraca z trenerami i klientami

• • Ustalenia organizacyjne, wsparcie dla trenera
  • Weryfikacja danych uczestników – typowe błędy i niezgodności
  • Obsługa grup – np. zmiany terminów, podmiana uczestników, komunikacja zbiorcza

4. Kontrole i standardy jakości

• • Czego może oczekiwać kontrola (z poziomu asystentki)
  • Certyfikat jakości i jego wpływ na dokumenty, organizację i komunikację
  • Rola asystentki we wsparciu działań zgodnych z jakością

5. Podsumowanie

• • Podsumowanie i czas na pytania

6. Walidacja

Warunki organizacyjne

• • Forma prowadzenia: szkolenie zdalne w czasie rzeczywistym (MS Teams)
  • Czas trwania: 14 godzin zegarowych (2 dni po 7 h)
  • Walidacja: test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie + wywiad ustrukturyzowany
  • Materiały: uczestnicy otrzymują materiały w formie prezentacji w wersji elektronicznej
  • Prowadzenie zajęć: interaktywna forma z wykorzystaniem prezentacji, rozmowy na żywo, ćwiczeń praktycznych
  • Przerwy: elastyczne, dopasowane do przebiegu zajęć
  • Wsparcie techniczne: kontakt mailowy i telefoniczny w przypadku trudności technicznych

Uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe w postaci prezentacji. Na żądanie uczestnika ze specjalnymi potrzebami organizator zapewnia materiały dostosowane do jego specjalnych potrzeb.

• Podstawa prawna zwolnienia z VAT: art.43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) w zw. z § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz. U. z dnia 31 grudnia 2013 r. Poz. 1722).
• Dostawca usług korzysta ze zwolnienia podmiotowego: art. 113 ust 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (poniżej 70% dofinansowania).
• Przerwy są elastyczne dostosowane do uczestnika.
• W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.

Platforma/komunikator przez który odbędzie się szkolenie:

Microsoft Teams

Minimalne wymagania sprzętowe dla urządzenia uczestnika szkolenia:

• Komputer/laptop: System operacyjny Windows 10, macOS 10.13 lub nowszy.
• Procesor: Intel Core i5 (gen. 6) lub równoważny.
• Pamięć RAM: Minimum 8 GB.
• Dysk twardy: SSD z wolną przestrzenią minimum 256 GB lub HDD o prędkości 7200 RPM.
• Karta graficzna: Zintegrowana lub dedykowana z pamięcią minimum 1 GB.
• Kamera: HD (wbudowana lub zewnętrzna).
• Mikrofon: Wbudowany lub zewnętrzny.
• Głośniki/słuchawki: Ze zintegrowanym mikrofonem (opcjonalnie).

Minimalne parametry łącza sieciowego dla urządzenia uczestnika szkolenia:

• Szybkość połączenia: Stałe połączenie internetowe o przepustowości minimum 2 Mbps w dół i w górę.
• Stabilność połączenia: Połączenie bez częstych spadków prędkości lub przerw.
• Ping: Niski, poniżej 100 ms, aby zapewnić płynną komunikację audio i wideo.

Niezbędne oprogramowanie, jakie musi posiadać uczestnik:

• Przeglądarka internetowa: Aktualna wersja Chrome, Firefox, Safari, Edge lub Opera. Microsoft Teams umożliwia uczestnictwo poprzez przeglądarkę, choć dostępna jest również aplikacja.
• Aplikacja Microsoft Teams (opcjonalnie): Zalecana do pełnej funkcjonalności, dostępna do pobrania ze strony Microsoft Teams.

Uwagi dodatkowe:

• Upewnij się, że przeglądarka jest zaktualizowana do najnowszej wersji, aby zapewnić kompatybilność i bezpieczeństwo.
• W przypadku korzystania z przeglądarki zaleca się wyłączenie blokowania reklam oraz używanie połączenia internetowego o możliwie stabilnym i szybkim działaniu.
• Z uwagi na praktyczny charakter zajęć, nie ma możliwości uczestniczyć w szkoleniu poprzez system Android (tzn. na telefonie, tablecie).
• Kontakt w przypadku problemów technicznych do osoby odpowiedzialnej za techniczną pomoc pod numerem telefonu 600 123 835 lub mail: amg@dofinansowaneszkolenia.eu
• Kody dostępowe do usługi będa podane do 3 dni przed usługą.