RODO i Ochrona Danych Osobowych w Pracy Sekretariatu – Obowiązki, Praktyka, Bezpieczeństwo

DZIEŃ 1

9:00–9:45 – Wprowadzenie do szkolenia

• Omówienie celów i programu
• Wprowadzenie do tematu ochrony danych osobowych w pracy biurowej

9:45–10:30 – Podstawy prawne przetwarzania danych

• RODO i ustawa krajowa: kluczowe akty prawne
• Obowiązki administratora i pracownika sekretariatu

10:30–11:15 – Pojęcia podstawowe i zakres zastosowania RODO

• Dane osobowe, przetwarzanie, zgoda, podmiot danych
• Kiedy RODO obowiązuje w sekretariacie?

11:15–12:00 – Zasady przetwarzania danych w praktyce

• Legalność, minimalizacja, rzetelność
• Typowe przypadki w biurze – omówienie

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Obieg dokumentów i bezpieczeństwo danych

• Dokumenty papierowe vs dane elektroniczne
• Jak chronić dane na co dzień (szafki, e-maile, nośniki)?

13:45–15:15 – Ćwiczenia praktyczne

• Analiza studiów przypadków (naruszenia, błędy, konsekwencje)
• Dyskusja w grupach – identyfikacja ryzyk

15:15–17:15 – Dokumentacja RODO w sekretariacie

• Klauzule informacyjne
• Rejestr czynności przetwarzania – jak go prowadzić?

 DZIEŃ 2

9:00–10:30 – Odpowiedzialność i sankcje

• Odpowiedzialność osobista i organizacyjna
• Kary, zgłoszenia do UODO, dokumentacja naruszeń

10:30–12:00 – Postępowanie w przypadku naruszeń

• Procedura zgłaszania naruszeń
• Komunikacja z IOD i UODO

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Ćwiczenia praktyczne

• Tworzenie klauzul informacyjnych na potrzeby sekretariatu
• Praca z rejestrem czynności przetwarzania

13:45–17:15– Ćwiczenia praktyczne

• Symulacje sytuacji: błędne e-maile, udostępnienie danych, zagubione dokumenty
• Reakcje zgodne z procedurą – odgrywanie ról

DZIEŃ 3

9:00–10:30 – Zasady retencji danych w dokumentacji biurowej

– Okresy przechowywania dokumentów – przepisy branżowe i ogólne

– Zasada minimalizacji czasu przechowywania danych

– Przykłady – jak długo przechowywać różne typy dokumentów

10:30–12:00 – Usuwanie i archiwizacja danych

– Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych i elektronicznych

– Tworzenie procedur usuwania danych

– Współpraca z firmami zewnętrznymi (niszczenie, przechowywanie)

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Współpraca z podmiotami zewnętrznymi (powierzenie przetwarzania)

– Umowy powierzenia danych osobowych – kiedy są potrzebne?

– Kontrola podmiotu przetwarzającego

– Obowiązki pracownika sekretariatu przy współpracy z firmami zewnętrznymi

13:45–15:15 – Ćwiczenia praktyczne

– Analiza umów powierzenia

– Praktyczna weryfikacja klauzul umownych

15:15–17:15 – Audyt zgodności z RODO

– Jak przygotować się do audytu?

– Checklista dla sekretariatu

– Przykładowe pytania audytowe i odpowiedzi

DZIEŃ 4

9:00–10:30 – Praca zdalna a ochrona danych osobowych

– Wyzwania związane z home office

– Środki techniczne i organizacyjne – VPN, hasła, dostęp do dokumentów

– Polityka pracy zdalnej i zgody

10:30–12:00 – Urządzenia przenośne i nośniki danych

– Laptop, telefon, pendrive – ryzyka i zabezpieczenia

– Co robić w przypadku utraty nośnika?

– Rejestry wydanych urządzeń i odpowiedzialność

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Ochrona danych w mediach społecznościowych i na stronach internetowych

– Obowiązki informacyjne (cookies, formularze)

– Wizerunek i dane osobowe w komunikacji zewnętrznej

– Profilowanie i zgody

13:45–15:15 – Ćwiczenia praktyczne

– Analiza strony internetowej pod kątem zgodności z RODO

– Weryfikacja zgód i informacji

15:15–17:15 – Kontrola z UODO – jak się przygotować?

– Prawa kontrolerów i obowiązki

– Przebieg kontroli – krok po kroku

– Dokumentacja do okazania

DZIEŃ 5

9:00–10:30 – Analiza ryzyka i ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

– Czym jest DPIA i kiedy ją stosować

– Identyfikacja ryzyk – przykłady w pracy biurowej

– Zasady prowadzenia analizy

10:30–12:00 – Rola Inspektora Ochrony Danych (IOD)

– Obowiązki i uprawnienia IOD

– Współpraca sekretariatu z IOD

– Jakie sprawy należy zgłaszać do IOD?

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Ćwiczenia praktyczne – uproszczona analiza ryzyka

– Praca z formularzem DPIA

– Ocena skutków dla przykładowych procesów

13:45–15:15 – Praca z dokumentacją kadrową a dane osobowe

– CV, listy motywacyjne, kopie dokumentów – co można przetwarzać?

– Przechowywanie akt osobowych zgodnie z RODO

– Dostępność danych dla innych pracowników

15:15–17:15 – Studium przypadków (case study)

– Praktyczne omówienie błędów w procesach kadrowych i rekrutacyjnych

– Wspólne opracowanie procedur zabezpieczających

DZIEŃ 6

9:00–10:30 – Prawa osób, których dane dotyczą

– Dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie

– Odpowiedzi na wnioski – terminy i procedury

– Kiedy można odmówić realizacji prawa?

10:30–12:00 – Obsługa zapytań i skarg

– Jak przyjmować zapytania – od pracowników, klientów, instytucji

– Praktyka przygotowywania odpowiedzi

– Dokumentowanie działań

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–13:45 – Symulacja obsługi zapytania podmiotu danych

– Praca zespołowa: przygotowanie odpowiedzi zgodnej z RODO

– Prezentacja i omówienie

13:45–15:15 – Przegląd i aktualizacja polityki ochrony danych

– Jak często aktualizować politykę i procedury?

– Elementy polityki, które dotyczą sekretariatu

– Rola sekretariatu w nadzorze nad przestrzeganiem

15:15–17:15 – Ćwiczenia podsumowujące

– Test sytuacyjny – rozpoznaj naruszenia, oceń reakcję

– Dyskusja na temat dobrych i złych praktyk

DZIEŃ 7

9:00–10:30 – Podsumowanie wiedzy – quiz zespołowy

– Pytania z zakresu całego szkolenia

– Rywalizacja zespołów + omówienie odpowiedzi

10:30–12:00 – Projekt zespołowy: opracowanie planu ochrony danych w sekretariacie

– Tworzenie checklist, procedur i instrukcji

– Uwzględnienie specyfiki danej organizacji

12:00–12:15 – Przerwa kawowa

12:15–14:00 – Prezentacje projektów grupowych i ocena

– Prezentacja rozwiązań

– Wspólna ocena i wybór najlepszych praktyk

14:00–15:00 – Indywidualna ewaluacja uczestników

– Samoocena kompetencji

– Omówienie dalszych potrzeb rozwojowych

15:00–17:15 Walidacja usługi

Materiały edukacyjne takie jak prezentacja podczas usługi zapewnia realizator.

- Prezentacje multimedialne

- Case studies

- Interaktywne ćwiczenia

Zapis na usługę z wykorzystaniem odpowiedniego ID wsparcia.

Warunkiem uzyskania zaświadczenia i certyfikatu jest uczestnictwo w 100% szkolenia.

Warunkiem niezbędnym do spełnienia przez uczestników, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągnięcie głównego celu jest aktywność oraz obecność na szkoleniu.

Podstawa prawna stawki

zwolnionej: Rozporządzenie Ministra finansów z 20 grudnia 2013 w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz

warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. poz. 1722 z 31.12.2013) art. 3 pkt 1 ust. 14 " Zwalnia się od podatku:...... usługi

kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych oraz

świadczenie usług i dostawę towarów ściśle z tymi usługami związane"

a) Rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa rozwojowa: Usługa szkoleniowa realizowana będzie zdalnie w czasie rzeczywistym przy wykorzystaniu aplikacji „TEAMS”.

b) Minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji: Komputer(PC lub laptop) lub tablet lub telefon komórkowy: - Połączenie internetowe - szerokopasmowe przewodowe lub bezprzewodowe (3G lub4G / LTE)- Głośniki i mikrofon - wbudowany lub wtyk USB lub bezprzewodowy Bluetooth - Kamera internetowa lub kamera internetowaHD - wbudowana lub wtyczka USB lub kamera HD lub kamera HD z kartą przechwytywania wideo - Dwurdzeniowy procesor 2 GHz lubszybszy (zalecany 4- rdzeniowy) (i3 / i5 / i7 lub odpowiednik AMD) - 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB) - System operacyjny Windows 8(zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja) – dla PC lub laptopa

c) Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: - Stałe łącze internetowe oprędkości 1,5 Mbps (zalecane 2,5 Mbps z obrazem w jakości HD - 800kbps / 1.0Mbps (góra / dół) dla wysokiej jakości wideo - Wprzypadku widoku galerii / lub video HD 720p: 1,5 / 1,5 (góra / dół) - Odbieranie wideo HD 1080p wymaga 2,5 (w górę / w dół) -Przesyłanie wideo HD 1080p wymaga 3,0 (w górę / w dół) - Tylko do udostępniania ekranu (brak miniatury wideo): 50-75 - Doudostępniania ekranu z miniaturą wideo: 50-150 - W przypadku audio VoiP: 60-80 - W przypadku telefonu Zoom: 60-100

d) Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów: - Przeglądarka internetowa:Google Chrome, Firefox, lub Safari (zaktualizowane do najnowszej wersji) - Bezpłatna aplikacja „TEAMS" - Programy z możliwościąodczytywania dokumentów „pdf”, „.doc”, „.xlsx”, ”.xls”, „.pptx”, „.