Szkolenie - Budowanie wewnątrz firmowego obiegu informacji z uwzględnieniem narzędzi cyfryzacji w celu minimalizacji odpadów (zielone kompetencje)

Efekt usługi:

-Optymalizacja zużycia materiałów materiałów biurowych

-Podniesienie wydajności pracy

--Optymalizacja kosztów organizacji

Metody potwierdzenia osiągnięcia efektu usługi:

• Systemy zarządzania gospodarką materiałową (np. ERP), które umożliwiają śledzenie zamówień, zużycia oraz wykorzystania materiałów;
• Raporty od dostawców materiałów biurowych.

Podsumowując, efekty wdrażania nowego obiegu informacji z wykorzystaniem narzędzi cyfryzacji, ukierunkowanych na minimalizację odpadów (zielone kompetencje), mogą być skutecznie monitorowane za pomocą narzędzi analizy danych dotyczących zakupów, zużycia energii i gospodarki odpadami. Skuteczność tych działań potwierdzają audyty wewnętrzne i zewnętrzne oraz systematyczne raportowanie wyników.

Wprowadzenie do szkolenia i omówienie programu

• Prezentacja uczestników i trenera
• Omówienie celów szkolenia, harmonogramu i metod pracy

Podstawy skutecznego obiegu informacji w firmie

• Kluczowe zasady efektywnej komunikacji wewnętrznej
• Zidentyfikowanie problemów i wyzwań związanych z tradycyjnym obiegiem informacji
• Analiza specyfi ki obiegu informacji w działach handlowych, administracyjnych, księgowych oraz HR

Cyfryzacja procesów komunikacyjnych

• Wprowadzenie do narzędzi cyfrowych wspierających obieg informacji (CRM, ERP, systemy zarządzania dokumentami, narzędzia chmurowe)
• Korzyści z cyfryzacji– oszczędność czasu, redukcja błędów i minimalizacja odpadów (m.in. papier, drukowanie dokumentów)
• Przykłady firm, które z powodzeniem wdrożyły cyfryzację procesów informacyjnych

Narzędzia cyfryzacji w praktyce

• Prezentacja i omówienie popularnych narzędzi do cyfryzacji obiegu informacji (np. Google Workspace, Microsoft 365, platformy zarządzania projektami)
• Ćwiczenia praktyczne: wdrażanie podstawowych funkcji narzędzi cyfryzacyjnych w zespole, tworzenie cyfrowych dokumentów, raportów i planów

Projektowanie efektywnego wewnętrznego obiegu informacji

• Analiza obecnych procesów obiegu informacji w firmie (mapowanie procesów)
• Przekształcenie procesów papierowych na cyfrowe– studium przypadku
• Ćwiczenia praktyczne: zaprojektowanie modelu cyfrowego obiegu informacji w różnych działach firmy (handlowy, administracyjny, księgowy, HR)

Minimalizacja odpadów poprzez cyfryzację

• Rola cyfryzacji w zmniejszaniu zużycia zasobów– ekologiczne podejście do obiegu dokumentów i informacji
• Omówienie polityk bezpapierowych („paperless”) oraz ich wpływu na środowisko i efektywność pracy
• Przykłady dobrych praktyk – jak firmy oszczędzają zasoby dzięki cyfryzacji

Zarządzanie dokumentacją cyfrową

• Kluczowe zasady zarządzania dokumentami cyfrowymi – archiwizacja, dostępność, bezpieczeństwo danych
• Narzędzia do bezpiecznego przechowywania i udostępniania danych (np. chmury, platformy współpracy)
• Automatyzacja procesów związanych z dokumentacją – workflow, zatwierdzanie dokumentów, obieg podpisów cyfrowych

Praktyczne wdrożenie narzędzi cyfryzacyjnych w różnych działach

• Warsztaty praktyczne: symulacja wdrożenia cyfrowego obiegu informacji w działach handlowym, administracyjnym, księgowym oraz HR
• Ćwiczenia grupowe: analiza narzędzi najlepiej dostosowanych do specyfiki poszczególnych działów firmy

Optymalizacja procesów cyfrowych

• Usprawnienie i automatyzacja codziennych procesów informacyjnych – workflow, delegowanie zadań, raportowanie
• Redukcja błędów i czasu potrzebnego na obsługę dokumentów – jak minimalizować marnotrawstwo i zwiększać efektywność przy użyciu narzędzi cyfrowych

Tworzenie polityki „paperless” w firmie

• Jak stworzyć i wdrożyć politykę bezpapierową w firmie? Przykłady wdrożenia krok po kroku
• Ćwiczenia praktyczne: opracowanie planu wdrożenia „paperless” w firmie, dostosowanego do potrzeb poszczególnych działów.
• Case study– jak zminimalizować wykorzystanie papieru w administracji, HR, księgowości

Podsumowanie, wnioski i indywidualne plany wdrożenia

• Przegląd narzędzi i rozwiązań omówionych podczas szkolenia
• Ćwiczenia praktyczne: opracowanie indywidualnego planu wdrożenia cyfrowego obiegu informacji w swojej firmie
• Feedback od uczestników, ewaluacja szkolenia

Walidacja usługi szkoleniowej - test teoretyczny

Uczestnik szkolenia otrzyma materiały szkoleniowe w postaci prezentacji powerpoint, ankiety, testy - opracowane przez trenera.

Materiały szkoleniowe zawierają podsumowanie treści szkolenia i odwołania do źródeł wiedzy, na których zostały oparte, zposzanowaniem praw autorskich. Materiały każdorazowo są dostosowane do poziomu wiedzy uczestników oraz potrzeb związanych zewentualnymi niepełnosprawnościami.

Trener podczas podsumowuje każde zagadnienie, pozwalając uczestnikom, którzy mają dostęp do prowadzącego poprzezzastosowanienarzędzi umożliwiających interaktywność czat, ankiety, sesje Q&A. Podczas szkolenia realizowanego online będąnagrywane sesje, auczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe dostarczone w formie cyfrowej. Czas trwania wynosi 53 godziny lekcyjne po 45 minut, costanowi 39.45 godz. zegarowych.

Udział w usłudze niesie ze sobą liczne korzyści biznesowe, które bezpośrednio przyczyniają się do optymalizacji kosztów ,minimalizacji ryzyk oraz zrównoważonego zarządzania obiegiem informacji. Pierwsze efekty będą zauważalne w okresie do 6 miesięcy po zakończeniu szkolenia.

Efekt usługi:

-Optymalizacja zużycia materiałów materiałów biurowych

-Podniesienie wydajności pracy

--Optymalizacja kosztów organizacji

1.Platforma ZOOM.

2. Wymagania sprzętowe: Laptop, Komputer PC, Telefon. Minimalne wymagania Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy); 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);

3. Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: Rodzaj połączenia Uczestnik (prędkość pobierania) Prezenter (prędkość nadawania) Dźwięk 512 kbps 512 kbps Dźwięk + obraz SD 512 kbps + 1Mbps 512kbps + 1Mbps Dźwięk + obraz HD 512 kbps + 2 Mbps 512 kbps + 2 Mbps

4. Oprogramowanie: System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS. Wymagane jest korzystanie z najaktualniejszych oficjalnych wersji Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge lub Opera.

5. Uczestnik podczas szkolenia powinien posiadać komputer wyposażony w kamerę. W przypadku monitoringu szkolenia przeprowadzonego przez Operatora Uczestnicy muszą mieć włączone kamery 6. Okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line: czas trwania szkolenia.