Projektowanie i wdrożenie procesu onboardingu.

Po zakończeniu usługi klient otrzyma w pełni opracowany plan onboardingowy, który obejmuje wszystkie kluczowe aspekty: od przygotowania materiałów powitalnych, przez listy kontrolne dla HR i menedżerów, po monitorowanie efektywności procesu adaptacji. Nowi pracownicy będą mieli jasno określony plan na pierwsze tygodnie pracy, co zwiększy ich zaangażowanie, satysfakcję oraz efektywność.

Osiągnięcie efektu usługi będzie potwierdzone poprzez opracowanie i dostarczenie klientowi raportu zawierającego szczegółowe rekomendacje dotyczące wdrożenia zaprojektowanego procesu onboardingowego. Dokument ten będzie stanowił praktyczne narzędzie umożliwiające organizacji skuteczne wprowadzenie nowoczesnej, spójnej i efektywnej procedury onboardingu, dopasowanej do indywidualnych potrzeb firmy i najlepszych praktyk rynkowych.

Rekomendacje zawarte w raporcie będą obejmować:

1. Szczegółowy opis zaprojektowanego procesu onboardingu – Zdefiniowanie etapów onboardingu, przypisanie odpowiedzialności do poszczególnych osób (HR, menedżerowie, nowy pracownik) oraz czas trwania każdego etapu.
2. Narzędzia i technologie wspierające onboarding – Wybór odpowiednich narzędzi (np. platformy onboardingowe, systemy monitorowania postępów, narzędzia do zbierania feedbacku) oraz technologii wspomagających proces onboardingu (np. formularze elektroniczne, szablony powitalne).
3. Zgodność z regulacjami i polityką organizacji – Wskazówki dotyczące zgodności procesu onboardingu z wymaganiami RODO oraz politykami organizacyjnymi dotyczącymi różnorodności, równości i inkluzyjności (DEI).
4. Sugerowane szablony komunikacji i materiały onboardingowe – Przykłady maili powitalnych, materiałów edukacyjnych, szablonów dokumentów oraz welcome packów, które powinny być wykorzystane na różnych etapach onboardingu.
5. Wytyczne dotyczące monitorowania i oceny procesu onboardingu – Propozycje narzędzi do monitorowania postępów adaptacji nowych pracowników (np. ankiety feedbackowe, regularne punkty kontrolne), a także metody oceny efektywności procesu onboardingu.
6. Optymalizacja budżetu onboardingu – Rekomendacje dotyczące oszczędności i efektywności kosztowej w procesie onboardingu, np. doboru odpowiednich platform, wykorzystywania narzędzi automatyzujących procesy lub zastosowania prostych rozwiązań w celu ograniczenia kosztów.

Potwierdzeniem osiągnięcia efektu usługi będzie akceptacja raportu przez klienta, który stanie się podstawą do wdrożenia rekomendowanych rozwiązań onboardingu w organizacji. Po wdrożeniu procesu klient będzie mógł efektywnie zarządzać procesem onboardingu, zapewniając płynne wprowadzenie nowych pracowników do organizacji i zwiększając ich zaangażowanie oraz satysfakcję.

Harmonogram usługi doradczej - 3 dni

Dzień 1: Diagnoza, przygotowanie planu onboardingowego i checklist

• Rozpoczęcie współpracy z klientem i zapoznanie się z obecnymi praktykami onboardingu.
• Opracowanie planu onboardingowego na pierwsze 12 tygodni pracy, w tym ustalenie kluczowych etapów onboardingu.
• Przygotowanie list kontrolnych (checklist) dla HR, menedżerów oraz pracowników, obejmujących wszystkie niezbędne kroki i działania.
• Określenie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy onboardingu.

Dzień 2: Przygotowanie materiałów onboardingowych i scenariusz powitania

• Opracowanie materiałów powitalnych, takich jak manuale, prezentacje, welcome pack z informacjami o firmie, kulturze organizacyjnej i procedurach.
• Przygotowanie scenariusza powitania nowego pracownika, w tym zaplanowanie spotkania wstępnego, przedstawienia zespołu i zapoznania z przestrzenią biurową lub narzędziami pracy zdalnej.
• Zaplanowanie integracji zespołu, np. poprzez spotkania integracyjne, mentoring lub wydarzenia integracyjne.

Dzień 3: Szablony komunikacji onboardingowej, monitorowanie adaptacji i podsumowanie

• Opracowanie szablonów e-mailowych, przypomnień oraz komunikatów informujących o kolejnych etapach onboardingu.
• Przygotowanie systemu monitorowania adaptacji, w tym ankiety oceny procesu onboardingu i spotkania feedbackowe.
• Ustalenie punktów kontrolnych w procesie onboardingu, np. po pierwszym miesiącu, po trzech miesiącach.
• Spotkanie z klientem w celu zaprezentowania opracowanego procesu onboardingu, omówienie raportu oraz rekomendacji dotyczących wdrożenia.
• Finalizacja usługi i określenie dalszych kroków we wdrożeniu procesu onboardingu w firmie.

Podsumowanie:

W ciągu 3 dni roboczych klient otrzyma zaprojektowany proces onboardingowy, obejmujący plan onboardingu, materiały powitalne, checklisty oraz narzędzia monitorujące adaptację pracownika.

Forma wsparcia po zakończonej usłudze: możliwość dodatkowych konsultacji w formie mailowej i telefonicznej.

Ankieta oceniająca doradztwo na koniec usługi (element obligatoryjny).