Szkolenie kompleksowe: Microsoft Project stopień I i II

Szkolenie jest praktyczne i dostosowane do rzeczywistych wyzwań w zarządzaniu projektami, co pozwala uczestnikom na zdobycie umiejętności niezbędnych do skutecznego prowadzenia projektów w swoich organizacjach.

Usługa realizowana jest w oparciu o metody aktywizujące uczestników tj. ćwiczenia, analiza przypadku, dyskusja grupowa.

STOPIEN I

WPROWADZENIE

USTAWIENIA WSTĘPNE – ZAŁOŻENIA PROJEKTU

BUDOWANIE SIECI CZYNNOŚCI i HARMONOGRAMU GANTTA

ŚCIEŻKA KRYTYCZNA PROJEKTU

ZASOBY PROJEKTU

PRACA ZASOBÓW

METODY HARMONOGRAMOWANIA – ZADANIA ZALEŻNE I NIEZALEŻNE OD ZASOBÓW

KONFLIKTY WYKORZYSTANIA ZASOBÓW – NADMIERNA ALOKACJA

BUDŻET PROJEKTU

• Tworzenie budżetu projektu

• Planowanie kosztów stałych i zmiennych

REALIZACJA – Śledzenie i analiza postępu prac w projekcie

PLAN BAZOWY PROJEKTU

• Zapisanie planu bazowego projektu

• Korekty harmonogramu przed realizacją

• Obserwacja odchyleń od planu – odchylenia harmonogramu w datach rozpoczęcia i zakończenia zadań, zadania z poślizgiem

WPROWADZANIE DANYCH RZECZYWISTYCH

• Zadania wykonane zgodnie z planem i zadanie niezrealizowane – przesunięcie zadań na najwcześniejsze możliwe terminy realizacji

• Wprowadzanie rzeczywistych dat rozpoczęcia i zakończenia zadań

• Wpływ zmian w bieżącej realizacji na zadania planowane w przyszłości

• Procent realizacji zadania

• Godziny rzeczywiście wykonanej prac, nowe oszacowania pracy pozostałej

• Raportowanie stanu zaawansowania prac

• Rzeczywiste koszty realizacji

• Terminy ostateczne i ich znaczenie

REALIZACJA BUDŻETU

• Koszty rzeczywiście poniesione i pozostałe do poniesienia

• Zadania i zasoby, które przekroczyły budżet

RAPORTOWANIE PROJEKTU

• Czytanie informacji o zadaniach, zasobach, kosztach, kalendarzach – korzystanie z widoków, filtrów, grupowania i sortowania

• Przygotowywanie raportów na podstawie bieżących widoków i tabel

• Dostosowanie raportów do potrzeb – stosowanie filtrów, sortowania i grupowania

• Korzystanie z raportów wbudowanych

• Zmiana formatowania wykresów

• Raportowanie danych do Excela

ZARZĄDZANIE OBIEKTAMI PLIKU

• Kopiowanie zmienionych wykresów, tabel, raportów, kalendarzy, map między plikami projektów.

• Odzyskiwanie standardowych definicji poszczególnych elementów z szablonu

STOPIEN II

ROZSZERZONE ZARZĄDZANIE ZASOBAMI

Przypisywanie zasobów do zadań

• Definiowanie różnych grup zasobów i metod ich wpływu na wartości zadań

• Harmonogramowanie zależne i nie zależne od zasobów

• Dzielenie pracy miedzy zasoby wymienne

• Skracanie i wydłużania zadania na podstawie zwiększania i zmniejszania ilości pracowników

• Zmniejszanie obciążenia zasobów poprzez dodawanie kolejnych pracowników

• Obserwacja obciążenia zasobów zadaniami – wykresy i widoki obciążenia zasobów

• Rozwiązywanie konfliktów związanych z nadmiernym obciążeniem zasobów pracą

• Analiza kosztów zasobów

• Kalendarze pracy dla zasobu i zadania oraz ich wzajemne powiązania

• Rozpoznanie i rozwiązywanie konfliktów zasobów – sposoby rozwiązania i ich skutki dla projektu

• Rzeczowy i finansowy zakres prac w projekcie – zasoby rzeczowe i kosztowe

• Przykłady rozwiązań biznesowych – planowanie i rozliczanie podwykonawcy, modelowanie wydajności w projektach produkcyjnych – zmiana ilości planowanych na kolejne dni wynikająca ze zmniejszonej wydajności przeszłej, wydłużanie zadań spowodowane zmniejszeniem ilości produkowanych elementów

MONITOROWANIE PRZEBIEGU PROJEKTU

• Wprowadzanie informacji o zdarzeniach rzeczywistych do projektu

• Realizacja zadań zgodnie z planem

• Przesuwanie zadań opóźnionych

• Wyznaczanie nowych terminów realizacji

• Analiza stanu projektu na dzień aktualizacji

• Obserwacja odchyleń między planem a rzeczywistą realizacją

• Korygowanie wpływu odchyleń na przyszłość projektu

• Zapamiętywanie przejściowych stanów projektu w celu analizy etapowej

• Prezentacja planów przejściowych w postaci graficzn4ej i tabelarycznej

• Zapamiętywanie nowych wartości bazowych

• Terminy ostateczne jako wsparcie metody łańcucha krytycznego

• Wprowadzanie kosztów rzeczywistych – obserwacja realizacji założeń budżetowych, wprowadzanie kosztów rzeczywistych wydatków niezależnie od stopnia zaawansowania i przebiegu projektu – wyłączanie automatycznego naliczania kosztów rzeczywistych przez program, kalkulacje pomocnicze w Microsoft Excel

BUDŻETOWANIE PROJEKTU, OCENA I RUCHY KOREKCYJNE

• Jak powstaje budżet projektu – koszty pracy zasobów, materiały, koszty kontraktów i inne składniki kosztowe projektu, zasoby kosztowe

• Planowanie kosztów w czasie

• Rezerwa budżetowa na obsługę ryzyk i odchyleń

• Ocena projektu metodą EARNED VALUE

• Ocena czasu i budżetu

• Prognoza terminu zakończenia i sumarycznego budżetu na podstawie obecnej realizacji (stanu projektu) – czy stan zaawansowania projektu odpowiada planom, jest spóźniony czy przebiega z wyprzedzeniem

• Analiza kosztowa – czy koszty ponoszone są zgodnie z tempem realizacji prac, wolniej, czy szybciej, jaka będzie prognozowana wartość całkowita przy zachowaniu obecnego tempa ponoszenia kosztów

• Jakie działania mogą pozwolić na utrzymanie budżetu w dopuszczalnych granicach odchylenia od planu

• Jakie działania powinna przedsięwzięć firma, żeby zmieścić się w dopuszczalnych granicach czasowych realizacji

• Definiowanie własnych pól obliczeniowych, wskaźników liczbowych i graficznych

• Budowa własnego systemu kodyfikacji – WBS

• Korzystanie z własnych kolumn kosztowych i liczbowych

• Przykład rozwiązania prezentującego bilansowanie kosztów z rzeczywiście ponoszonymi wydatkami. Rejestracja wydatków finansowych – wprowadzania faktur, obserwacja porównania pomiędzy kosztami a wydatkami

• Próba rozwiązania wskazującego kolejne etapy finansowania projektu. Obserwacja stanu finansów i prognozowanie zasilenia

PRACA Z WIELOMA PROJEKTAMI

• Definiowanie wspólnej puli zasobów dla wielu projektów – realizacja wielu projektów przez ten sam zespół fachowców w firmie – współdzielenie czasu, planowanie zajętości, rozwiązywanie konfliktów, obserwacja rezerw, zasoby wspólne i własne projektu

• Obserwacja obciążenia zasobów w przekroju wielu projektów – rozwiązywanie konfliktów i ich wpływ na realizacje projektu – czas i budżet

• Definiowanie podprojektów w postaci oddzielnych plików – zarządzanie projektem głównym i podprojektami

POWIĄZANIA MS PROJECT Z INNYMI APLIKACJAMI MS OFFICE

• Dołączanie dokumentów zewnętrznych do planu

• Połączenia danych Microsoft Excel a Microsoft Project – prowadzenie analityki kosztów w Microsoft Excel – przenoszenie wyników do Project

• Dane Microsoft Project jako dane baz danych – eksportowanie danych

• Analiza danych w postaci tabel przestawnych Microsoft Excel

DOPASOWANIE APLIKACJI DO POTRZEB FIRMY

• Zdefiniowanie elementów wspólnych dla całej organizacji

• Kopiowanie elementów wspólnych do wybranych plików, szablonu

• Definiowanie pól własnych – określanie przeznaczenia pół, definiowanie pól liczbowych, tekstowych, pól wyboru z listy

• Definiowanie pól obliczeniowych – podsumowywanie wyników w kolumnie, prezentowanie wyników w postaci znacznika graficznego

• Definiowanie własnych zasad grupowania danych – podsumowywanie danych w grupach

• Definiowanie Map eksportowania danych do Excela

• Definiowanie tabel, widoków i filtrów odpowiadających wewnętrznym potrzebom wprowadzania, prezentowania, raportowania i wyszukiwania danych

• Definiowanie kalendarzy bazowych dla zadań i zasobów, praca w niestandardowym wymiarze czasu

• Budowanie własnego systemu kodowania struktury podziału pracy

Walidacja jest prowadzona w formie w testu teoretycznego z odpowiedziami generowanymi automatycznie. Test jest skonstruowany w ten sposób, że uczestnik wybierając odpowiedź musi wykonać zadania w programie MS Projekt by poznać właściwą odpowiedź.

Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych, w trybie 32 godzin zegarowych.

Przerwy nie są wliczane do procesu kształcenia.

Walidacja jest wliczana do procesu kształcenia, a tym samym czasu trwania usługi rozwojowej.

Liczba godzin zajęć teoretycznych: 3

Liczba godzin zajęć praktycznych: 24

Liczba godzin walidacji: 1

Liczba godzin przerw: 4

Łączny czas szkolenia bez przerw to 28 godzin zegarowych ( tj. 37 godzin lekcyjnych/dydaktycznych).

Uczestnik otrzyma autorskie skrypty Microsoft Project stopień I i II w formie elektronicznej

Zawarto umowę z WUP w Toruniu w ramach Projektu Kierunek–Rozwój

Zawarto współpracę z WUP w Krakowie w ramach Projektu Małopolski Pociąg do Kariery

W przypadku przedsiębiorstw istnieje możliwość zastosowania zwolnionej stawki VAT w przypadku kiedy dana usługa kształcenia zawodowego/przekwalifikowania zawodowego, jest finansowana ze środków publicznych: w co najmniej 70% zgodnie z treścią § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 955 ze zm.).

Kurs będzie prowadzony w czasie rzeczywistym poprzez dedykowaną platformę GoTo, do której dostęp zapewnia Usługodawca.

Stanowisko komputerowe wyposażone w 2 monitory (jeden do komunikacji i możliwości widoku ekranu prowadzącego szkolenie, drugi do pracy własnej) i słuchawki z mikrofonem do kontaktu z prowadzącym.

Parametry łącza sieciowego: łącze stałe minimum 100 Mb/s.

Uczestnik szkolenia pracuje na własnym oprogramowaniu Microsoft Project.