Prawidłowość dokumentów dołączanych do sprawozdania z wykorzystania dotacji - 2-dniowe warsztaty praktyczne z uwzględnieniem aspektów rozliczania, ewidencjonowania środków oraz postępowania administracyjnego.

Grupa docelowa

Do udziału w szkoleniu szczególnie zapraszamy:

• Pracowników jednostek samorządu terytorialnego (urzędów marszałkowskich, starostw, urzędów gmin), którzy zajmują się rozliczaniem dotacji.

• Księgowych i specjalistów ds. finansów w jednostkach sektora finansów publicznych oraz podmiotach korzystających z dotacji (np. fundacje, przedsiębiorstwa).

• Pracowników organizacji pozarządowych i fundacji, którzy odpowiadają za raportowanie i ewidencjonowanie wykorzystania środków z dotacji.

• Kierowników projektów finansowanych z dotacji, którzy muszą kontrolować poprawność dokumentacji finansowej i rozliczeń.

• Audytorów i kontrolerów finansowych monitorujących zgodność z przepisami prawa oraz umowami dotacyjnymi.

Program szkolenia

1. Czym są dotacje i jak je prawidłowo rozliczać?

• Cele dotacji i ich podstawy prawne.

• Znaczenie dokumentacji w procesie rozliczania dotacji.

• Odpowiedzialność za poprawność rozliczeń finansowych.

2. Rodzaje dowodów księgowych i ich właściwy opis.

• Rodzaje dowodów księgowych:

o Faktury VAT, rachunki, noty księgowe, dokumenty KP (kasa przyjęła), KW (kasa wydała).

o Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne (np. lista płac, polecenia wyjazdu służbowego).

• Obowiązkowe elementy dowodu księgowego:

o Nazwa i numer dokumentu.

o Data wystawienia.

o Dane stron transakcji (sprzedający/nabywca).

o Opis transakcji, rodzaj towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość.

o Podpisy osób odpowiedzialnych (jeśli dotyczy).

o Numer konta księgowego i sposób rozliczenia.

3. Wyodrębniona ewidencja księgowa – wymagania i zasady

• Definicja wyodrębnionej ewidencji księgowej (czyli ewidencji prowadzonej wyłącznie w celu rozliczenia dotacji).

• Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wynikający z umów dotacyjnych.

• Jak prawidłowo zaksięgować operacje finansowe związane z dotacją?

o Odpowiednie konta księgowe.

o Wykorzystanie systemów księgowych do rozliczeń dotacyjnych.

4. Data zapłaty – jakie zasady obowiązują?

• Data zapłaty vs. data obciążenia rachunku bankowego:

o Wątpliwości i orzecznictwo sądów na temat terminu uznania płatności za dokonaną.

• Jakie dokumenty potwierdzają datę zapłaty?

5. Podpisywanie dowodów księgowych – obowiązek czy możliwość?

• Obowiązek podpisywania dowodów księgowych – kiedy jest wymagany?

• Dokumenty elektroniczne i ich status prawny.

• Elektroniczne dowody księgowe a podpisy elektroniczne.

6. Płatność gotówką – limity i zasady dokumentowania

• Progi płatności gotówkowej zgodnie z przepisami (obecny limit 15 000 PLN dla przedsiębiorców, w przypadku beneficjentów prywatnych może być inaczej).

• Jak odnotować płatność gotówką?

o Dowody wpłaty, pokwitowania, kwity KP.

• Dokumenty niezbędne w przypadku kontroli.

7. Prawidłowe rozliczanie delegacji

• Delegacje – zasady ewidencji i rozliczania:

o Koszty podróży służbowych: bilety, diety, noclegi.

• Obowiązujące przepisy dotyczące ewidencjonowania delegacji:

o Rozporządzenie o podróżach służbowych.

o Kiedy bilet stanowi fakturę VAT? – warunki formalne.

8. Protokoły odbioru – elementy obowiązkowe

• Co musi zawierać protokół odbioru?

• Czy usługi nadzoru inwestorskiego lub zakupy muszą być odebrane protokołem odbioru?

• Kiedy protokół odbioru jest niezbędny w świetle przepisów?

9. Wyliczanie odsetek i kary umowne

• Jak prawidłowo wyliczyć odsetki za opóźnienia w płatnościach?

• Kary umowne nałożone na wykonawcę – czy pomniejszają wartość faktury?

o Zasady obliczania i dokumentowania potrąceń.

10. Dokumentowanie wykorzystania dotacji w różnych jednostkach (sektor publiczny vs. prywatny)

• Podmioty spoza sektora finansów publicznych (np. fundacje, przedsiębiorcy wpisani do CEiDG):

o Jak prowadzić dokumentację i wyodrębnioną ewidencję księgową?

o Jakie są wymagania dotyczące opisu dowodów księgowych dla beneficjentów prywatnych?

o Delegacje – jak rozliczać delegacje w przypadku braku formalnych struktur (CEiDG, osoby fizyczne)?

• Podmioty sektora publicznego:

o Zasady rozliczania delegacji i dokumentowania dowodów księgowych.

o Specyfika rozliczeń w jednostkach samorządowych i budżetowych.

11. Zakres obowiązków organu nadzorującego dotacje

o Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji.

o Zakres odpowiedzialności za wydanie decyzji administracyjnej o zwrocie dotacji.

12. Proces wydania decyzji administracyjnej – etapy postępowania:

• Wszczęcie postępowania administracyjnego:

o Jak prawidłowo wszcząć postępowanie?

o Obowiązek poinformowania strony o wszczęciu postępowania.

o Ustalenie właściwego organu do wydania decyzji.

• Gromadzenie materiału dowodowego:

o Zasady gromadzenia dowodów dotyczących wykorzystania dotacji.

o Wykorzystanie sprawozdań, umów i innych dokumentów finansowych.

o Jakie dowody są niezbędne do wydania decyzji o zwrocie dotacji?

o Rola świadków i opinii biegłych.

• Analiza i ocena dowodów:

o Weryfikacja czy dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.

o Jak zinterpretować przesłanki dotyczące niewłaściwego wydatkowania środków?

• Sporządzenie projektu decyzji:

o Kluczowe elementy decyzji administracyjnej (część rozstrzygająca, uzasadnienie, pouczenie).

o Jak prawidłowo sporządzić uzasadnienie decyzji?

o Przykłady prawidłowego uzasadnienia – praktyczne wskazówki.

13. Prawidłowość uzasadnienia decyzji administracyjnej

• Elementy uzasadnienia:

o Fakt ustalenia naruszenia – dowody na niezgodne wykorzystanie dotacji.

o Wyjaśnienie przepisów prawa, na podstawie których decyzja jest wydawana.

o Odwołanie do umów dotacyjnych i warunków jej przyznania.

• Prawidłowe formułowanie wniosków:

o Jak zaprezentować dowody w sposób klarowny i przekonujący?

o Przykłady uzasadnień bazujących na orzecznictwie sądów administracyjnych.

14. Liczenie terminów i doręczanie decyzji

• Liczenie terminów:

o Jak liczyć terminy w postępowaniu administracyjnym (m.in. termin na wniesienie odwołania, termin na zapłatę)?

o Przykłady sytuacji, w których terminy ulegają przedłużeniu lub zawieszeniu.

o Konsekwencje dla organu i strony z powodu błędnego liczenia terminów.

• Doręczanie decyzji administracyjnych:

o Różne formy doręczania decyzji – doręczenia osobiste, za pośrednictwem poczty, elektronicznie.

o Jakie są warunki skutecznego doręczenia?

o Przykłady błędów w doręczaniu decyzji i ich konsekwencje prawne.

15. Możliwości umorzenia należności lub rozłożenia na raty

• Podstawa prawna umorzenia należności:

o W jakich przypadkach możliwe jest umorzenie zwrotu dotacji?

o Jakie są kryteria umorzenia? Przykłady sytuacji uzasadniających umorzenie należności.

o Procedura wnioskowania o umorzenie przez stronę.

• Rozłożenie na raty:

o Przesłanki do rozłożenia zwrotu dotacji na raty.

o Procedura składania wniosku przez beneficjenta i ocena zasadności przez organ.

o Jakie elementy powinny znaleźć się w decyzji o rozłożeniu na raty?

16. Błędy w decyzjach administracyjnych i ich konsekwencje

• Najczęstsze błędy proceduralne:

o Brak lub niewłaściwe uzasadnienie.

o Niezgodne z przepisami liczenie terminów.

o Błędne doręczenia – jak ich uniknąć?

• Konsekwencje niewłaściwego sporządzenia decyzji:

o Możliwość unieważnienia decyzji przez sąd administracyjny.

o Odpowiedzialność organu za ewentualne błędy proceduralne.

17. Sesja pytań i odpowiedzi oraz praktyczne przykłady

• Omówienie przypadków praktycznych, z jakimi spotykają się jednostki wydające decyzje o zwrocie dotacji.

• Praktyczne rozwiązania w celu minimalizowania błędów proceduralnych.

18. Podsumowanie: Praktyczne wskazówki

• Dobre praktyki w dokumentowaniu i rozliczaniu dotacji.

• Jak unikać najczęstszych błędów przy składaniu sprawozdań?

• Odpowiedzi na pytania uczestników i case study oparte na praktyce w rozliczaniu dotacji.

• otrzymujesz certyfikat wydany przez jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce
• materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej
• masz dostęp do konsultacji poszkoleniowych w formie e-mail do 4 tygodni po zrealizowanym szkoleniu
• otrzymujesz indywidualną kartę rabatową upoważniającą do 10% zniżki na wszystkie kolejne szkolenia stacjonarne i online organizowane przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER

ZGŁOSZENIE NA USŁUGĘ

Rezerwacji miejsca szkoleniowego można dokonać za pośrednictwem BUR.

Dla jednostek budżetowych finansujących udział w szkoleniu w minimum 70% lub w całości ze środków publicznych stawka podatku VAT = zw.

• wygodna forma szkolenia - wystarczy dostęp do urządzenia z Internetem (komputer, tablet, telefon), słuchawki lub głośniki i ulubiony fotel
• szkolenie realizowane jest w nowoczesnej formie w wirtualnym pokoju konferencyjnym i kameralnej grupie uczestników
• bierzesz udział w pełnowartościowym szkoleniu - Trener prowadzi zajęcia "na żywo" - widzisz go i słyszysz
• pokaz prezentacji, ankiet i ćwiczeń widzisz na ekranie swojego komputera w czasie rzeczywistym.
• podczas szkolenia Trener aktywizuje uczestników zadając pytania, na które można odpowiedzieć w czasie rzeczywistym
• otrzymujesz certyfikat wydany przez jedną z wiodących firm szkoleniowych w Polsce
• masz dostęp do konsultacji poszkoleniowych w formie e-mail do 4 tygodni po zrealizowanym szkoleniu
• otrzymujesz indywidualną kartę rabatową upoważniającą do 10% zniżki na wszystkie kolejne szkolenia stacjonarne i online organizowane przez Centrum Organizacji Szkoleń i Konferencji SEMPER

Wymagania techniczne:

• Platforma /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa - Platforma Zoom (https://zoom-video.pl/)

Wymagania sprzętowe:

• Minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika lub inne urządzenie do zdalnej komunikacji - komputer, laptop lub inne urządzenie z dostępem do internetu
• Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik - minimalna prędkość łącza: 512 KB/sek
• Niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów - komputer, laptop lub inne urządzenie z dostępem do internetu. Nie ma potrzeby instalowania specjalnego oprogramowania.
• Okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on-line - od momentu rozpoczęcia szkolenia do momentu zakończenia szkolenia
• Potrzebna jest zainstalowana najbardziej aktualna oficjalna wersja jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge lub Opera. Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy); 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej); System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS. Łącze internetowe o minimalnej przepustowości do zapewnienia transmisji dźwięku 512Kb/s, zalecane  min. 2 Mb/s oraz min. 1 Mb/s do zapewnienia transmisji łącznie dźwięku i wizji, zalecane min. 2,5 Mb/s.