Szkolenie realizowane w ramach projektu „Postaw swój biznes na nogi” – Profesjonalne zarządzanie projektami

Program ramowy usługi

03.06.2025

1. Zarządzanie projektami – wprowadzenie

Czemu warto stosować metodyki zarządzania projektami?

Czym jest cykl życia projektu i model procesowy?

Jak analizować środowisko i udziałowców – interesariusze projektu i ich oczekiwania

Organizacyjna struktura projektu – case study

Częste błędy i pułapki w realizacji projektów

2. Rola kontekstu w organizacji projektu

Strategie kreowania wizji projektu

Deklarowanie zakresu projektu i wstępna analiza wymagań

Biznesowe uzasadnienie projektu

Przegląd głównych miar efektywności – ocenianie projektu

3. Zarządzanie komunikacją i zespołem projektowym

Główne zasady opracowania planu projektu

Organizacyjna struktura projektu

• Zespół projektowy i osoby zarządzające
• Obowiązki zespołu projektowego i rola poszczególnych członków
• Komitet sterujący: przewodniczący, główny dostawca, główny użytkownik
• Kierownik projektu
• Kierownik zespołu wykonawczego i zespół wykonawczy.
• Nadzorowanie i wspieranie
• Projekt w relacji klient-dostawca

Macierz obowiązków – model RACI

Rozpoznanie i dostosowanie zadań - funkcje w zespole projektowym

Przywództwo w kontekście zarządzania projektem

4. Główne zagadnienia dotyczące budowania zespołu

Zadania i narzędzia, którymi dysponuje lider – jaka jest rola lidera?

Tworzenie skutecznych zespołów – wykorzystanie ról zespołowych

Wymagające sytuacje w prowadzeniu spotkania z zespołem projektowym

Warunki efektywnej pracy podczas spotkań projektowych

Procesy podejmowania decyzji

Ocenianie i motywowanie członków zespołu projektowego

Pozytywne nastawienie do współpracy

Konstruktywne postawy i reakcje

5. Fazy rozwoju projektowego zespołu i wskazówki dla kierownika projektu

Role zespołowe

Faza orientacji i zależności

Faza konfliktu i buntu

Faza spójności i współpracy w grupie

Faza celowej i świadomej aktywności grupy

Faza końcowa

6. Co jest najważniejsze w inicjacji projektu?

Potrzeba zrozumienia roli kierownictwa wyższego szczebla

Ocena biznesowych oczekiwań

Wybieranie projektów w organizacji (wskaźnik opłacalności, wartość bieżąca netto, okres zwrotu)

Wyznaczenie celów projektu zgodnie z zasadą SMART i modelem POTI

Formuła realizacyjna

Uzasadnienie biznesowe

Dokument wymagań projektu – jak określić realizacyjne wymagania?

Przygotowywanie karty projektu

7. Planowanie – budżet, czas, jakość, korzyści, ryzyko, zakres

Planowanie zakresu projektu

Niefinansowe zasoby w projekcie

Struktura podziału pracy (WBS)

• Tworzenie struktury podziału pracy
• Metoda ścieżki krytycznej
• Wykres Gantta
• Czynności zarządcze i zarządzanie ryzykiem w planie i harmonogramie
• Bilansowanie zasobów
• Ustalanie kolejności działań
• Zależności między zadaniami

Definiowanie projektowych produktów

• Zarządzanie wytwarzaniem produktów
• Technika planowania opartego na produkcie/produktach
• Struktura podziału produktów
• Diagram następstwa produktów

Jak oszacować budżet i czas realizacji – główne techniki i poziomy dokładności

Macierz projektowych kompromisów

8. Realizowanie i monitorowanie projektu

Plany bazowe – jak są wykorzystywane przez zespół projektowy

Tworzenie i modyfikowanie zespołu projektowego – jak osiągnąć zaplanowane rezultaty?

Zarządzanie zmianami – wpływ zmian na kryteria sukcesu

Monitorowanie realizacji projektu – sprawozdawczość wykonania

Audyt, ocena i monitoring wykonania zakresu projektu

• Kamienie milowe
• Analiza trendu kamieni milowych
• Ocena wpływu zmian na zdefiniowane kamienie milowe

Metodyka ratowania projektów zagrożonych

9. Efektywne zarządzanie ryzykiem

Cele i korzyści zarządzania ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem w kontekście zarządzania organizacją

• Poziom strategiczny
• Poziom programu
• Poziom projektu
• Poziom operacyjny

Definiowanie ryzyka, niepewności i prawdopodobieństwa

• Metody określania prawdopodobieństwa i mierzenie poziomu niepewności
• Błędy szacowania

Źródła ryzyka dla wszystkich szczebli zarządzania organizacją

Zadania menedżerów dotyczące zarządzaniem ryzykiem

Proces zarządzania ryzykiem

• Rozpoznanie kontekstu
• Identyfikowanie ryzyka
• Ocenianie szans i zagrożeń
• Planowanie reakcji na ryzyko
• Wdrożenie wybranej reakcji na ryzyko
• Skuteczna komunikacja w kontekście zarządzania ryzykiem

Dokumenty wspierające zarządzanie ryzykiem

10. Jak rozliczać i zamykać projekt?

Weryfikacja zakresu i uzyskiwanie akceptacji Klienta

Zamknięcie kontraktów i zamknięcie administracyjne

Przekazywanie wniosków, które mogą być pomocne w przyszłych projektach

Rozliczanie projektu i przedstawienie rezultatów interesariuszom projektu

11. Efektywna koordynacja działań w zespole projektowym

Sztuka przekonywania – jak ją opanować?

Jak zadawać właściwe pytania i udzielać rzeczowych odpowiedzi?

Pozytywna krytyka – jak wykorzystać ją w projekcie?

Kiedy zespół jest efektywny jako całość, a kiedy jako grupa robocza?

Zasady prowadzenia produktywnych spotkań

Sztuka moderacji – kto powinien moderować spotkania?

12. WALIDACJA

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt usługi. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.

Uczestnicy szkolenia otrzymają materiały szkoleniowe obejmujące swoim zakresem tematykę szkolenia (prezentacje) oraz skrypt

Uczestnicy szkolenia powinni mieć możliwość swobodnego zajęcia swojego miejsca na szkoleniu, możliwość robienia notatek oraz zapewnienie odpowiedniej odległości do czytania wyświetlanej prezentacji.

W przypadku zapewnienia sali szkoleniowej przez zamawiającego szkolenie, odpowiedzialność za powyższe warunki spoczywa na zamawiającym. Wielkość sali powinna być dostosowana do liczby uczestników, zapewniając odpowiednią przestrzeń na każdego uczestnika, zgodnie z normami bezpieczeństwa (przykładowo, 1,5-2 m² na osobę).

Dla osób z niepełnosprawnościami sala szkoleniowa powinna obejmować podjazdy i windy, odpowiednio szerokie drzwi, przestrzeń umożliwiającą swobodne poruszanie się wózkiem inwalidzkim, przystosowane toalety, a także stanowiska dla osób z niepełnosprawnościami (np. stoły z regulowaną wysokością).

Szkolenie realizowane metodami interaktywnymi i aktywizującymi tj. symulacje, case study, scenki treningowe, ćwiczenia grupowe i indywidualne, gry i filmy szkoleniowe, dyskusje, analizy doświadczeń uczestników, dzięki czemu zdobędą wiedzę oraz rozwiną umiejętności, postawy i zachowania

Podczas szkolenia przewidziane są:

2 przerwy kawowe x 15 min

1 przerwa x 30 min

Rezerwacja i obsługa: Powinna być dostępna osoba odpowiedzialna za rezerwację i obsługę sali, gotowa do pomocy w przypadku problemów technicznych lub organizacyjnych podczas szkolenia (kontakt telefoniczny)

Sala szkoleniowa powinna zawierać:

- dostęp do światła dziennego

- bezpieczne i higieniczne warunki realizacji szkolenia

- regulaminy i instrukcje BHP, zasady ewakuacji, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego

Przerwy oraz walidacja są wliczone w koszt usługi. Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych.