Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Stosowanie podpisów elektronicznych w praktyce funkcjonowania działu HR

.

.

DZIEŃ 1

1. Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną

• Jakie są zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną?
• Czy elektroniczna postać przechowywania dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy jej przechowywania?
• Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji?
• Czy dokumentacja papierowa po zeskanowaniu musi zostać zniszczona przez pracodawców?
• W jaki sposób i komu pracodawca wydaje poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej?
• Czy przejście zakładu pracy na innego pracodawcę wpływa na postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• Czy firma outsourcingowa może w imieniu klientów podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

1. Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji

• Czy wszystkie rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej?
• Czy dokumentacja części pracowników może być prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej?
• Czy ta sama część dokumentacji może być prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników?
• Czy elektroniczne przechowywanie list płac wymaga zmian w systemach kadrowo-płacowych?
• Czy stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. spełniają wymagania dotyczące elektronizacji po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r?
• Czy w przypadku gdy już w 2018 r. wnioski urlopowe były w firmie elektroniczne, i są prowadzone nadal elektronicznie, ale w nowym systemie spełniającym wymagania teleinformatyczne dochodzi do zmiany formy prowadzenia dokumentacji?

1. E-akta osobowe

• Czy możliwe jest prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników?
• Czy e-teczka musi mieć wykaz dokumentów?
• Czy można podpisać umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego?
• Czy pracownik powinien mieć dostęp do e-teczki?
• Jak przechowywać dokumenty, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego?

1. Elektroniczna dokumentacja czasu pracy

• Czy w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy może być wykorzystana mieszana forma jej prowadzenia?
• Czy harmonogramy czasu pracy muszą spełniać wymagania dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
• Czy harmonogramy czasu pracy mogą być prowadzone w plikach excel?
• Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza – czy takie aplikacje również wymagają zmian?
• Jakie dane z systemu RCP powinny się pojawiać na kartach czasu pracy?
• Które dokumenty muszą mieć postać papierową i dlaczego?
• Czy wnioski o odbiory nadgodzin muszą być przechowywane elektronicznie, czy mogą być przechowywane jako skany?
• Czy zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny mogą być wyrażone jedynie w formie elektronicznej?
• W przypadku których dokumentów dla zakresu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych?

1. Nowelizacje w latach 2022-2023 ułatwiające elektronizację

• Jakie oświadczenia podatkowe od 1 stycznia 2023 będzie można składać elektronicznie?
• Czy oświadczenia podatkowe będzie można składać w pulpitach pracowniczych?
• Jakie wnioski dotyczące urlopów rodzicielskich będą mogły być składane w formie elektronicznej?
• Jakie dokumenty związane z pracę zdalną będą mogły mieć postać elektroniczna?
• Jakie wnioski pracownik wykonujący pracę zdalną będzie mógł złożyć wyjątkowo w postaci elektronicznej?
• Czy aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną będzie musiał być na piśmie?
• Czy zapoznanie z nowymi zasadami kontroli trzeźwości będzie mogło być dokonane elektronicznie?
• Jakie warunki techniczne musi spełniać elektroniczna informacja o warunkach zatrudnienia?

1. Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej

• Co to jest system teleinformatyczny?
• Czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym?
• Jakie zabezpieczenia musi mieć system teleinformatyczny według nowych przepisów o dokumentacji?
• Czym się różni pieczęć elektroniczna pracodawcy od podpisu elektronicznego certyfikowanego?
• Czy dokument stworzony w pliku Excel i zapisany w sieci firmowej może stanowić część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie?
• W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
• Czy dokumentacja pracownicza może być przechowywana w chmurze?

1. Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

• Jak dołączyć dokument papierowy do dokumentacji elektronicznej?
• Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej?
• Jak przenieść dokumentację pracowniczą do innego systemu teleinformatycznego?
• W jakich formatach mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów?
• Jakie wymagania co do skanów wynikają z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
• W jaki sposób pracodawca musi wydać kopie dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikowi?
• Jak zapisać dokument wysłany mailem w systemie teleinformatycznym?

1. Metadane i zasady ich wykorzystania

• Co to są metadane i do czego służą?
• Po jakich metadanych mają się wyszukiwać dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
• Czy dokumentacja pracownicza jednego pracownika musi mieć taki sam identyfikator w różnych systemach/aplikacjach stosowanych przez pracodawcę?
• Czy pracownik powracający do pracy u tego samego pracodawcy powinien otrzymać taki sam identyfikator dokumentacji jak w poprzednim zatrudnieniu?
• Jakie są zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym?
• Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?

Zajęcia odbywają się formie 1,5 h blokach, jak poniżej:

10.00- 11.30 - Wykład

11.30-11.45 Przerwa

11.45- 13.15 - Wykład

13.15-13.30- Przerwa

13.30-15.00- Wykład

Podczas szkolenia uczestnicy mają możliwość zadawania pytań do Wykładowcy poprzez czat lub "poprzez mikrofon".

DZIEŃ 2

1. Wprowadzenie do podpisów i pieczęci elektronicznych

• Rozporządzenie eIDAS
• Definicja usług zaufania
• Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna
• Identyfikacja elektroniczna

1. Kwalifikowany podpis i pieczęć elektroniczna

• Prawne uznanie kwalifikowanych podpisów
• Zastosowanie kwalifikowanych podpisów
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• Rozpoznawanie kwalifikowanego podpisu i kwalifikowanej pieczęci

1. Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w praktyce

• Przegląd rozwiązań do składania podpisu elektronicznego
• Weryfikowanie podpisów
• Zabezpieczenie wartości dowodowej podpisów

1. Praktyczne aspekty rozwiązania do przenoszenia dokumentacji pracowniczej

• Skanowanie i cyfryzacja
• Walidowanie i drukowanie

1. Inne podpisy elektroniczne

• Stosowanie formy dokumentowej i zwykłych podpisów elektronicznych
• Stosowanie podpisów osobistego i zaufanego w dokumentach kadrowych

Zajęcia odbywają się formie 1,5 h blokach, jak poniżej:

10.00- 11.30 - Wykład

11.30-11.45 Przerwa

11.45- 13.15 - Wykład

13.15-13.30- Przerwa

13.30-15.00- Wykład

Podczas szkolenia uczestnicy mają możliwość zadawania pytań do Wykładowcy poprzez czat lub "poprzez mikrofon".

Każdy uczestnik otrzyma prezentacje.

Do uczestnictwa szkolenia uczestnik może skorzystać z laptop/ komputera stacjonarnego; tablet lub smartfon wyposażone w głośnik, ewentualnie mikrofon.

System operacyjne System operacyjny Windows 8.

Nie korzystamy z przeglądarki Internet Explorer.

Urządzenie musi mieć stałe łącze z Internetem.

Przed rozpoczęciem kursu uczestnik mailowo otrzyma link do spotkania wraz z instrukcją.

Szkolenie odbędzie się na platformie Clickmeeting.

Zaleca się, aby do spotkania zalogować się 5 minut przed rozpoczęciem szkolenia. (aby mieć czas na rozwiązanie problemy z połączniem, jeżeli takie wystąpią).

W razie problemów technicznych (w miarę możliwości) Organizator jest w stanie pomóc rozwiązać problem.