Szkolenie - Budowanie wewnątrz firmowego obiegu informacji z uwzględnieniem narzędzi cyfryzacji w celu minimalizacji odpadów (zielone kompetencje)

Ramowy progrma szkolenia:

1.Wprowadzenie do szkolenia i omówienie programu

- Prezentacja uczestników i trenerów.
- Omówienie celów szkolenia, harmonogramu i metod pracy

2.Podstawy skutecznego obiegu informacji w firmie

- Kluczowe zasady efektywnej komunikacji wewnętrznej.
- Zidentyfikowanie problemów i wyzwań związanych z tradycyjnym obiegiem informacji.
- Analiza specyfiki obiegu informacji w działach handlowych, administracyjnych, serwisowych,
księgowych oraz HR

3.Cyfryzacja procesów komunikacyjnych

- Wprowadzenie do narzędzi cyfrowych wspierających obieg informacji (CRM, ERP, systemy
zarządzania dokumentami, narzędzia chmurowe).
- Korzyści z cyfryzacji – oszczędność czasu, redukcja błędów i minimalizacja odpadów (m.in.
papier, drukowanie dokumentów).
- Przykłady firm, które z powodzeniem wdrożyły cyfryzację procesów informacyjnych

4.Narzędzia cyfryzacji w praktyce

- Prezentacja i omówienie popularnych narzędzi do cyfryzacji obiegu informacji (np. Google
Workspace, Microsoft 365, platformy zarządzania projektami).
- Ćwiczenia praktyczne: wdrażanie podstawowych funkcji narzędzi cyfryzacyjnych w zespole,
tworzenie cyfrowych dokumentów, raportów i planów

5.Projektowanie efektywnego wewnętrznego obiegu informacji

- Analiza obecnych procesów obiegu informacji w firmie (mapowanie procesów).
- Przekształcenie procesów papierowych na cyfrowe – studium przypadku.
- Ćwiczenia praktyczne: zaprojektowanie modelu cyfrowego obiegu informacji w różnych
działach firmy (handlowy, administracyjny, serwisowy, księgowy, HR).

6.Minimalizacja odpadów poprzez cyfryzację

- Rola cyfryzacji w zmniejszaniu zużycia zasobów – ekologiczne podejście do obiegu
dokumentów i informacji.
- Omówienie polityk bezpapierowych („paperless”) oraz ich wpływu na środowisko i
efektywność pracy.
- Przykłady dobrych praktyk – jak firmy oszczędzają zasoby dzięki cyfryzacji

7.Zarządzanie dokumentacją cyfrową

- Kluczowe zasady zarządzania dokumentami cyfrowymi – archiwizacja, dostępność,
bezpieczeństwo danych.
- Narzędzia do bezpiecznego przechowywania i udostępniania danych (np. chmury, platformy
współpracy).
- Automatyzacja procesów związanych z dokumentacją – workflow, zatwierdzanie
dokumentów, obieg podpisów cyfrowych

8.Praktyczne wdrożenie narzędzi cyfryzacyjnych w różnych działach

- Warsztaty praktyczne: symulacja wdrożenia cyfrowego obiegu informacji w działach
handlowym, administracyjnym, serwisowym, księgowym oraz HR.
- Ćwiczenia grupowe: analiza narzędzi najlepiej dostosowanych do specyfiki poszczególnych
działów firmy

9.Optymalizacja procesów cyfrowych

- Usprawnienie i automatyzacja codziennych procesów informacyjnych – workflow,
delegowanie zadań, raportowanie.
- Redukcja błędów i czasu potrzebnego na obsługę dokumentów – jak minimalizować
marnotrawstwo i zwiększać efektywność przy użyciu narzędzi cyfrowych

10.Tworzenie polityki „paperless” w firmie

- Jak stworzyć i wdrożyć politykę bezpapierową w firmie? Przykłady wdrożenia krok po kroku.
- Ćwiczenia praktyczne: opracowanie planu wdrożenia „paperless” w firmie, dostosowanego do
potrzeb poszczególnych działów.
- Case study – jak zminimalizować wykorzystanie papieru w administracji, HR, księgowości i
sprzedaży

11.Podsumowanie, wnioski i indywidualne plany wdrożenia

- Przegląd narzędzi i rozwiązań omówionych podczas szkolenia.
- Ćwiczenia praktyczne: opracowanie indywidualnego planu wdrożenia cyfrowego obiegu
informacji w swojej firmie.
- Feedback od uczestników, ewaluacja szkolenia

12. Walidacja usługi szkoleniowej - test teoretyczny

Uczestnik szkolenia otrzyma materiały szkoleniowe w postaci prezentacji powerpoint, ankiety, testy - opracowane przez trenera.Materiały szkoleniowe zawierają podsumowanie treści szkolenia i odwołania do źródeł wiedzy, na których zostały oparte, z poszanowaniem praw autorskich. Materiały każdorazowo są dostosowane do poziomu wiedzy uczestników oraz potrzeb związanych z ewentualnymi niepełnosprawnościami.

Usługa realizowana jest w godz.lekcyjnych, a przerwy i ćwiczenia praktyczne dostosowane do tempa pracy, możliwości izaangażowaniagrupy. Brak wymagań w zakresie stopnia znajomości tematu. Jest prowadzone aktywnymi metodami interaktywnymi  iaktywizującymi ,rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenieumiejętności.Metodologia pracy oparta jest o cykl uczenia się ludzi dorosłych, dzięki czemu teoria połączona jest z refleksją ,doświadczeniem oraz dyskusją grupy mająca na celu podsumowanie danego tematu.

Trener podczas podsumowuje każde zagadnienie,pozwalając uczestnikom, którzy  mają dostęp do prowadzącego poprzez zastosowanie narzędzi umożliwiających interaktywność:czat,ankiety, sesje Q&A. Podczasszkolenia realizowanego online będą nagrywane sesje, a uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe dostarczone w formie cyfrowej. Czas trwania wynosi 52 godziny.lekcyjne po 45 minut, co stanowi 39 godz. zegarowych.

Udział w usłudze niesie ze sobą liczne korzyści biznesowe, które bezpośrednio przyczyniają się do optymalizacji kosztów, minimalizacji ryzyk oraz zrównoważonego zarządzania obiegiem informacji. Pierwsze efekty będą zauważalne w okresie do 6 miesięcy po zakończeniu szkolenia. Efekt usługi to:
-optymalizacja zużycia materiałów materiałów biurowych
-podniesienie wydajności pracy
-optymalizacja kosztów organizacji

1.Platforma Clickmeeting.
2. Wymagania sprzętowe: Laptop, Komputer PC, Telefon Minimalne wymagania Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecanyczterordzeniowy); 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
3. Minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik: Rodzaj połączenia Uczestnik(prędkość pobierania) Prezenter (prędkość nadawania) Dźwięk 512 kbps 512 kbps Dźwięk + obraz SD 512 kbps + 1 Mbps 512 kbps + 1Mbps Dźwięk + obraz HD 512 kbps + 2 Mbps 512 kbps + 2 Mbps
4. Oprogramowanie: System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja),Linux, Chrome OS. Wymagane jest korzystanie z najaktualniejszych ofi cjalnych wersji Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge lubOpera.
5. Uczestnik podczas szkolenia powinien posiadać komputer wyposażony w kamerę. W przypadku monitoringuszkoleniaprzeprowadzonego przez Operatora Uczestnicy muszą mieć włączone kamery 6. Okres ważności linku umożliwiającegouczestnictwo w spotkaniu on-line: czas trwania szkolenia