Zarządzanie czasem pracy

Grupę docelową szkolenia stanowią grupy pracowników, dla których umiejętne zarządzanie czasem stanowi kluczowy element codziennej pracy. W szczególności program dedykowany jest:

1. Kadrze kierowniczej – menedżerom, liderom zespołów oraz koordynatorom, którzy na co dzień zarządzają zadaniami swoich pracowników, delegują obowiązki i muszą sprawnie gospodarować własnym czasem pracy.
2. Specjalistom oraz pracownikom biurowym, którzy realizują wiele zadań jednocześnie i potrzebują skutecznych technik organizacji oraz priorytetyzacji zadań. Metody takie jak ALPEN, Pomodoro czy podejście „małych kroków” mogą znacząco podnieść ich efektywność i komfort pracy.
3. Pracownikom administracyjnym oraz asystenckim, których obowiązki często obejmują planowanie i koordynację czasu pracy innych osób – znajomość narzędzi i metod zarządzania czasem pozwala im lepiej wywiązywać się z tych zadań.
4. Nowym pracownikom – osobom, które dopiero rozpoczynają pracę na danym stanowisku lub w nowej organizacji, a którym wiedza z zakresu zarządzania czasem pomoże szybciej odnaleźć się w nowym środowisku i efektywniej realizować powierzone obowiązki.
5. Zespołom sprzedażowym oraz pracownikom obsługi klienta, dla których elastyczne reagowanie na sytuacje oraz jednoczesne realizowanie zaplanowanych celów sprzedażowych stanowi codzienność – szkolenie wskaże, jak skutecznie łączyć te dwa aspekty.
6. Członkom zespołów projektowych, którzy muszą sprawnie zarządzać czasem własnym oraz pracą zespołu – poznane techniki planowania, delegowania zadań i monitorowania postępów projektowych zwiększą ich skuteczność i ułatwią realizację projektów.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych (1godzina szkolenia = 1 godzinie zegarowej tj. 60 minut)

Każdy uczestnik ma zapewnione stanowisko siedzące z dostępem do biurka oraz materiałami szkoleniowymi: wydruki i artykuły piśmiennicze.

Szkolenie organizowane jest w jednej grupie liczącej maksymalnie do 10 osób.

Przerwy podczas szkolenia są wliczane do procesu kształcenia i czasu trwania usługi rozwojowej. Czas trwania przerw: 6x po 15 minut. Na jeden dzień szkoleniowy przewiduje się jedną przerwę.

Usługa realizowana jest w oparciu o metody aktywizujące uczestników tj. ćwiczenia, analiza przypadku, dyskusja grupowa, burza mózgów.

Walidacja jest wliczana do procesu kształcenia i czasu trwania usługi. Wybrana metoda walidacji umożliwia zweryfikowanie zarówno wiedzy, umiejętności jak i kompetencji społecznych (postaw).

Weryfikacja postępów oraz ocena osiągnięcia efektów uczenia się dokonywana będzie w trakcie realizacji szkolenia na bieżąco na podstawie testów przed i po szkoleniu, zadań praktycznych dokonywane indywidualnie.

Metody walidacji: test wiedzy, obserwacja w warunkach symulowanych.

Dostawca usług zapewni realizację usługi rozwojowej uwzględniając potrzeby osób z niepełnosprawnościami (w tym również dla osób ze szczególnymi potrzebami) zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027.

PROGRAM:

1. Temat : Zarządzanie czasem pracy - pojęcia

1.1. Pojęcie czasu pracy – definicje formalne i praktyczne

1.2. Czas pracy w ujęciu indywidualnym i organizacyjnym

1.3. Skutki nieefektywnego zarządzania czasem – przykłady

1.4. Wpływ organizacji czasu pracy na funkcjonowanie przedsiębiorstwa

1.5. Relacje pomiędzy planami operacyjnymi, taktycznymi i strategicznymi

1.6. Czas pracy jako zasób – zarządzanie sobą w czasie

1.7. Konflikty wynikające z nieumiejętnego zarządzania czasem

Podczas szkolenia zaprezentowane zostanie znaczenie pojęć związanych z zarządzaniem czasem pracy. Każde prezentowane pojęcie będzie miało na celu poszerzenie wiedzy uczestników co do znaczenia i skutków prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Uczestnik szkolenia nauczy się tak zarządzać własnym czasem pracy aby skutecznie realizować zadania i niwelować konflikty. Podczas omawiania tego tematu zostaną omówione relacje planów w aspekcie funkcjonowania firmy.

2. Temat: Zasady w zarządzaniu czas pracy

2.1. Kluczowe zasady efektywnego zarządzania czasem

2.2. Ustalanie priorytetów

2.3. Kategorie zadań: ważne, pilne, rutynowe, zbędne

2.4. Planowanie zadań krótkoterminowych i długoterminowych

2.5. Dobór metod i narzędzi wspomagających planowanie

2.6. Analiza czasu i zasobów – jak dobrać czas do zadania

Podczas szkolenia zostaną przedstawione zasady jakimi należy się kierować podczas planowania zadań w czasie. Dzięki tej wiedzy osoba szkolona będzie potrafiła trafnie skategoryzować zadania pod względem ich wagi i określić czas potrzebny do ich realizacji dobierając efektywne techniki i narzędzia. Znajomość różnych aspektów pozwoli trafnie zidentyfikować najważniejsze zadania i zapewnić ich efektywną realizację. Zdobyta wiedza pozwoli dobrać odpowiednie działania w celu osiągania zamierzonych efektów. Konstruktywne i efektywne podejście zapewni skuteczność działania co wpływa na optymalne funkcjonowania, osobistą satysfakcję i wzajemne pozytywne relacje.

3. Temat: Metody zarządzania czasem: plan dnia, krzywa wydajności, problemy, sytuacje nagłe, metoda ALPEN, małe kroki.

3.1. Budowanie planu dnia – praktyczne przykłady

3.2. Krzywa wydajności – jak dostosować zadania do energii

3.3. Typowe problemy i pułapki w planowaniu czasu

3.4. Reagowanie na sytuacje nagłe – elastyczność w planowaniu

3.5. Metoda ALPEN – zastosowanie krok po kroku

3.6. Technika „małych kroków” (Kaizen) w zarządzaniu zadaniami

3.7. Planowanie tygodniowe, miesięczne – spójność celów

Podczas szkolenia zaprezentowane zostaną typowe metody w zarządzaniu czasem pracy. Po identyfikacji zadać, zdobyta wiedza pozwoli zaprojektować taki plan dnia, który zapewni pełną realizację zadań. Rolą planującego czas pracy jest każdorazowo identyfikacja kluczowych zadań i zapewnienie ich realizacji w określonym czasie tak aby procesy w firmie przebiegały sposób płynny i niezakłócony. Eliminacja problemów na każdym etapie procesów prowadzi do zwiększenia efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa i większego poziomu satysfakcji jego klientów.

4. Temat: Techniki zarządzania czasem pracy

4.1. Narzędzia wspierające zarządzanie czasem – aplikacje, kalendarze

4.2. Delegowanie zadań – kiedy, komu i jak

4.3. Zasada bloków czasowych

4.4. Technika Pomodoro – zastosowanie w praktyce

4.5. Tworzenie list zadań

4.6. Rozpoznawanie i unikanie „złodziei czasu”

4.7. Analiza sytuacji rzeczywistych i hipotetycznych – studia przypadków

Podczas szkolenia zostaną przedstawione kluczowe aspekty technik związanych z zarządzaniem czasem pracy. Znajomość tego zagadnienia pozwala zorientować działania na sukces firmy. Niedopuszczanie do konfliktów oraz pozytywne rozwiązywanie sytuacji problemowych pozwoli na poprawę efektywności funkcjonowania firmy oraz zwiększy poziom zadowolenia klientów. Podczas szkolenia zostaną omówione różne hipotetyczne i realne sytuacje. Analiza rozwiązań pozwoli na wyeliminowanie błędów w przyszłości a jednocześnie zapewni gotowe narzędzia do dalszej pracy.

5.Walidacja usługi rozwojowej

materiały VOD, prezentacje

skrypty jako materiał szkoleniowy dla każdego uczestnika

Usługa zwolniona jest ze stawki VAT na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.12.2013r. w sprawie zwolnień od podatków i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień, w przypadku gdy udział w usłudze jest finansowany co najmniej w 70% ze środków publicznych.