SYGNALISTA - jak wdrożyć mechanizmy ochrony sygnalistów według nowej Ustawy uchwalonej w dniu 14 czerwca 2024? Praktyczny przewodnik, tworzenie procedur i komplet wzorów obowiązkowej dokumentacji.

I. Wprowadzenie

❑ Rola sygnalistów w miejscu pracy.

❑ Analiza potencjalnych sytuacji prowadzących do naruszeń lub nadużyć.

❑ Praktyczne aspekty zgłaszania naruszeń: narzędzia i procedury.

❑ Budowanie zaufania i otwartej komunikacji w miejscu pracy.

❑ Przegląd przepisów prawnych dotyczących zgłaszania naruszeń.

 II Dyrektywa UE 2019/1937.

III. Co wynika z Ustawy uchwalonej w dn.14.06.2024?

❑ Jakie są konkretne zapisy Ustawy o ochronie sygnalistów?

❑ W jaki sposób polskie przepisy implementują dyrektywę w zakresie ochrony sygnalistów?

❑ Wyłączenie z Ustawy części dotyczącej prawa pracy - bez wpływu na zasady tworzenia procedur i wzorów dokumentacji.

❑ Pojęcie naruszenia:

✓ Jakie obszary mogą być objęte pojęciem "naruszenia" i wymagać zgłoszenia przez sygnalistów?

❑ Kim jest sygnalista;

✓ Jakie prawa i obowiązki ma sygnalista w kontekście zgłaszania naruszeń?

✓ Jakie są możliwe działania podejmowane w stosunku do osoby winnej naruszenia?

❑ Ochrona sygnalisty:

✓ Jakie są ryzyka działań odwetowych w miejscu pracy i jakie są środki ochrony sygnalistów przed nimi?

✓ Jakie kroki można podjąć w przypadku braku lub nieprawidłowego ustanowienia procedury wewnętrznej?

IV. Kwestie praktyczne oraz procedury i obowiązkowa dokumentacja od A do Z.

❑ Sygnalista w miejscu pracy.

✓ kanały sygnalizowania

✓ najczęstsze nieprawidłowości.

✓ anonimowość

✓ czy zachęcać do zgłaszania

❑ Jak powinna przebiegać i co powinna zawierać wewnętrzna procedura wyjaśniająca naruszenia w miejscu pracy? Etapy wdrażania i wzory obowiązkowych dokumentów.

 ✓ Rodzaj organizacji i wymagania przepisów.

o Jakie są główne przepisy dotyczące wewnętrznych kanałów zgłoszeń? 

o Jakie znaczenie mają wewnętrzne kanały zgłoszeń w kontekście organizacji? 

✓ Officer Compliance i jego rola w organizacji .

✓ Kluczowe osoby. 

o Kto w organizacji jest odpowiedzialny za zarządzanie kanałami zgłoszeń? 

o Jakie kompetencje są niezbędne dla osób odpowiedzialnych za wewnętrzne kanały zgłoszeń? 

✓ Przygotowanie zakresu zadań o Jakie zadania powinny być uwzględnione w zakresie zadań związanych z kanałami zgłoszeń? 

o Jakie są kluczowe cele związane z zarządzaniem kanałami zgłoszeń? 

✓ Cechy różnych kanałów zgłoszeń.

o Jakie rodzaje kanałów zgłoszeń mogą być stosowane w organizacji? 

o Jakie są zalety i wady różnych kanałów zgłoszeń? 

✓ Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń - wzór.

o Jakie środki należy podjąć, aby zapewnić poufność zgłoszeń? 

o Jakie technologie mogą być wykorzystane do stworzenia bezpiecznych kanałów informowania?

✓ Zakres Szkoleń Pracowników - wymogi.

✓ Szkolenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń - kluczowe umiejętności i niezbędne procedury.

✓ Dokumentacja związana z wewnętrznym systemem zgłoszeń - Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń w zależności od specyfiki funkcjonowania danej organizacji

o Jak należy prowadzić rejestr zgłoszeń i dokumentować działania? Wzór dokumentacji.

✓ Procedura zgłaszania nieprawidłowości - sposób tworzenia.

o Jakie kroki obejmuje procedura zgłaszania nieprawidłowości? 

o Jakie są kanały komunikacji dla sygnalistów? 

✓ Procedura wewnętrznych postępowań wyjaśniających - etapy i dokumentacja.

o Jakie etapy obejmuje wewnętrzne postępowanie wyjaśniające? 

o Jakie są standardy postępowania z zgłoszeniami? 

o Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego) . Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.

✓ Rejestr zgłoszeń. 

o Jakie informacje powinny być zawarte w rejestrze zgłoszeń? Wzór dokumentacji.

✓ Notatki z rozmów, ustaleń i innych czynności - przykładowe zapisy.

o Jak dokumentować rozmowy i ustalenia związane ze zgłoszeniami? 

o Jakie są zasady archiwizowania dokumentacji związanej z postępowaniami wyjaśniającymi? Przykłady.

o Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów. 

✓ Zakres udzielanych informacji zwrotnych. Poufność i terminy kontakt zwrotny.

✓ Ocena informacji pod kątem ryzyka nadużyć i zagrożeń bezpieczeństwa. 

✓ Ocena ryzyka szkody i działań odwetowych wobec sygnalisty.

✓ Działania następcze: 

o Jakie działania następcze powinny być podjęte po zakończeniu postępowania wyjaśniającego? 

o Jak monitorować i oceniać skuteczność działań następczych? 

✓ Zgłaszanie organom ścigania.

 ❑ Jak pracodawca może się przygotować i zabezpieczyć przed nadużyciami? Narzędzia, procedury i wewnętrzne regulacje.

 ❑ Jakie działania podjąć w sytuacji czynności kontrolnych organów władzy/ścigania? Zasady zabezpieczające interesy pracodawcy w dokumentach.

 ❑ Sankcje i obowiązki: 

✓ Jakie są sankcje za utrudnianie zgłaszania naruszeń i naruszanie obowiązku zachowania poufności? 

✓ Odszkodowanie i zadośćuczynienie dla sygnalisty. 

✓ Jakie obowiązki mają strony stosunku pracy w kontekście zgłaszania naruszeń? 

Materiały szkoleniowe, w formacie pdf, zostaną wysłane w formie elektronicznej na podany w zgłoszeniu adres e-mail na dzień przed terminem szkolenia.

Szkolenie realizowane jest w formie webinarium (LiveWebinar).

Bierzesz udział w pełnowartościowym szkoleniu - Trener prowadzi zajęcia "na żywo" - widzisz go i słyszysz.

Szkolenie ma charakter wykładów, prezentacji slajdów, case study, dyskusji uczestników i wykładowcy na czacie w czasie rzeczywistym.

Do wzięcia udziału w webinarze potrzebny jest komputer, smartfon lub tablet połączony z internetem. Polecamy korzystać z przeglądarek Google Chrome i Firefox. Minimalna prędkość łącza — od 10 MB/sek.

Możecie Państwo przetestować prędkość internetu : https://www.speedtest.pl/

Wymagana kamerka.