Unico Prawo: Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia.

Kurs Kancelaryjno-Archiwalny I i II stopnia to kompleksowe szkolenie zaprojektowane dla profesjonalistów pragnących poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwistyką. Szkolenie jest skierowane do pracowników administracyjnych, archiwistów zakładowych oraz osób odpowiedzialnych za przechowywanie i zarządzanie dokumentacją w różnych instytucjach.

Część 1: Kurs I stopnia

Szkolenie I stopnia koncentruje się na podstawach zarządzania dokumentacją. Uczestnicy zapoznają się z najważniejszymi aktami prawnymi dotyczącymi archiwizacji, klasyfikacją dokumentacji oraz organizacją pracy kancelaryjnej. Program obejmuje również praktyczne aspekty, takie jak tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów oraz posługiwanie się wykazem akt.

Szkolenie to przygotowuje uczestników do samodzielnego zarządzania dokumentacją aktową i nieaktową, a także do identyfikowania i stosowania najlepszych praktyk w zakresie archiwizacji. Uczestnicy zdobędą umiejętności niezbędne do organizacji pracy kancelarii oraz wstępnego porządkowania i klasyfikacji dokumentacji.

Część 2: Kurs II stopnia

Program tego etapu skupia się na bardziej zaawansowanych zagadnieniach, takich jak szczegółowe przepisy dotyczące przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych, techniki zabezpieczania i konserwacji dokumentów oraz zaawansowane metody organizacji pracy w archiwum zakładowym.

Uczestnicy będą mieli możliwość praktycznego zastosowania zdobytej wiedzy podczas zajęć praktycznych, w tym poprzez zapoznanie się z procesem brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz archiwizacji materiałów archiwalnych. Szkolenie II stopnia pozwala na głębsze zrozumienie procesów zarządzania dokumentacją i przygotowuje do pełnienia roli głównego archiwisty w zakładzie pracy.

Korzyści z uczestnictwa

Udział w kursie Kancelaryjno-Archiwalnym I i II stopnia pozwala na zdobycie kompleksowej wiedzy i umiejętności niezbędnych do profesjonalnego zarządzania dokumentacją. Szkolenie prowadzi do uzyskania certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje uczestników, co zwiększa konkurencyjność na rynku pracy.

Szkolenie to jest także doskonałą okazją do nawiązania kontaktów zawodowych oraz wymiany doświadczeń z innymi specjalistami z branży.

Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia

DZIEŃ 1 (09:00 - 15:00)

I. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją

• Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego
• Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
• Narodowy zasób archiwalny
• Państwowy zasób archiwalny
• Niepaństwowy zasób archiwalny
• Państwowa sieć archiwalna
• Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym
• Formy ochrony prawnej

II. Dokumentacja niejawna

III. Rodzaje i postać współczesnej dokumentacji

• Podział dokumentacji pod względem formy i podmiotowości
• Rodzaje dokumentacji aktowej i nieaktowej
• Rodzaje dokumentacji typowej i specyficznej
• Dokumentacja jawna i niejawna
• Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna

IV. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji i okresy przechowywania najważniejszych akt kat. archiwalnej B

• Kryteria kwalifikacji archiwalnej dokumentacji
• Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
• Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej

Przerwa lunchowa (12:00 – 12:45)

V. Organizacja pracy kancelaryjnej w tym ćwiczenia z praktycznego posługiwania się wykazem akt

• Tradycyjny obieg dokumentacji
• Elektroniczny system obiegu i zarządzania dokumentacją
• Systemy kancelaryjne
• Instrukcja kancelaryjna
• Jednolity rzeczowy wykaz akt

VI. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt

• Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
• Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
• Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
• Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
• Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
• Udostępnianie dokumentacji
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i usługi archiwalne
• Konserwacja akt
• Przekazywane akt do archiwum państwowego

VII. Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym

VIII. Archiwizowanie dokumentacji aktowej

• Terminologia archiwizowania
• Studia wstępne
• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja dokumentacji
• Systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
• Weryfikacja kategorii archiwalnych
• Brakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych
• Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Inwentaryzacja
• Sygnowanie dokumentacji
• Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego

IX. Weryfikacja postępów w uczeniu się oraz uwagi trenera.

DZIEŃ 2 (09:00 - 15:00)

X. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej

XI. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Przerwa lunchowa (12:00 – 12:45)

XII. Zajęcia praktyczne

1. Praktyczne zapoznanie się ze:

• spisem spraw
• spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji niearchiwalnej
• wykazem spisów zdawczo- odbiorczych
• spisem zdawczo- odbiorczym akt dokumentacji archiwalnej przekazywanej do archiwum państwowego
• kartą udostępnienia akt
• spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
• protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej
• karta zastępczą akt

2. Analiza jednolitego rzeczowego wykazu akt

3. Opisywanie teczek z dokumentacją kat. A i kat. B

XIII. Weryfikacja postępów w uczeniu się oraz uwagi trenera.

Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia

DZIEŃ 3 (09:00 - 15:00)

I. Organizacja pracy kancelaryjnej

• Informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania
• Organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych
• Podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt
• Zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego
• Specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji
• Miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki
• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
• Dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych

II. Zasady ogólne kwalifikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną

• Ogólne zasady kwalifikacji dokumentów
• Przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt
• Podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną
• Rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych

III. Standardy postępowania z materiałami archiwalnymi

• Standard porządkowania materiałów archiwalnych
• Standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych
• Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych

IV. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym

• Podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym
• Rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym
• Etapy porządkowania dokumentacji
• Wydzielanie materiałów kategorii B
• Segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B
• Segregacja i systematyzacja akt kategorii A
• Znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej

Przerwa lunchowa (12:00 – 12:45)

V. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt

• Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
• Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
• Personel archiwum zakładowego i składnicy akt
• Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
• Wyposażenie archiwum zakładowego
• Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych
• Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt
• Środki ewidencyjne archiwum zakładowego
• Udostępnianie dokumentacji
• Konserwacja akt

VI. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

• Przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji
• Sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego
• Organizacja przekazywania
• Stan fizyczny przekazywanej dokumentacji
• Dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji
• Opracowanie notatki wstępnej

VI. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji
• Metody brakowania dokumentacji
• Brakowanie w zasobie uporządkowanym
• Brakowanie w zasobie nieuporządkowanym
• Zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej
• Komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania
• Sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji
• Ekspertyzy archiwalne
• Likwidacja dokumentacji

VII. Porządkowanie zasoby archiwum zakładowego

• Rozgraniczanie zespołów archiwalnych i ich rodzaje
• Ustalenie przynależności zespołowej
• Archiwizowanie materiałów archiwalnych
• Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Archiwizowanie innych rodzajów dokumentacji
• Systemy ewidencji zasobu archiwalnego

XVIII. Weryfikacja postępów w uczeniu się oraz uwagi trenera.

DZIEŃ 4 (09:00 - 15:00)

IX. Zajęcia praktyczne

• Rozpoznanie przynależności zespołowej
• Segregacja dokumentacji
• Weryfikacja kategorii archiwalnych
• Porządkowanie materiałów archiwalnych

Przerwa lunchowa (12:00 – 12:45)

X. Zajęcia praktyczne

• Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej
• Opisywanie teczek
• Sygnowanie dokumentacji
• Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego

XI. Weryfikacja postępów w uczeniu się, uwagi trenera sesja Q&A.

Walidacja efektów uczenia się (14:30 – 15:00). Egzamin praktyczny wykonywany na materiałach elektronicznych – archiwizacja zespołu archiwalnego zamkniętego.

• Szkolenie prowadzone w sposób indywidualny lub w małych grupach 2-3 osobowych
• Uczestnik posiada samodzielne stanowisko pracy.
• Warunkiem koniecznym do osiągnięcia celu szkolenia jest 100% frekwencja oraz zaangażowanie Uczestnika.
• Usługa realizowana jest w 24 godzinach dydaktycznych (godzina dydaktyczna = 45 minut).
• W trakcie zajęć zaplanowane są regularne 15 minutowe przerwy przypadające na 2 godziny zegarowe szkolenia
• W ciągu dnia szkoleniowego zaplanowana jest jedna długa przerwa na lunch trwająca 45 minut
• Dokładne godziny przerw są zawarte w harmonogramie usługi

Uczestnik otrzymuje skrypt szkoleniowy przygotowany przez Unico Sp. z o.o.

Możliwość dostosowania terminu
Monika Lisser, tel. (+48) 607 711 681.

Unico Sp. z o.o. zapewnia salę szkoleniową z osobnymi stanowiskami dla każdego Uczestnika. Sale szkoleniowe są dostosowane do wymogów sanitarno-epidemiologicznych oraz wymogów BHP. Każde szkolenie w Unico Sp. z o.o. jest ubezpieczone.

Usługa szkoleniowa jest zwolniona z podatku VAT, pod warunkiem że dofinansowanie pokrywa co najmniej 70% kosztów szkolenia. W przypadku mniejszego wsparcia finansowego, do ceny netto usługi dodawany jest podatek VAT w wysokości 23%.
Przepis na podstawie którego stosowane jest zwolnienie od podatku (stawka VAT zw.): Zwolnienie z podatku VAT na podstawie §3 ust.1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2015 r., poz.736).