Szkolenie - Wdrażanie zielonych i cyfrowych procesów administracyjnych w placówkach oświatowych z wykorzystaniem Google Workspace i AI (FIL_GR2)

Moduł 1. Zielona i cyfrowa administracja placówki oświatowej

• cele wdrożenia Google Workspace w organizacji Filomata;
• rola pracowników administracji w realizacji planu adaptacyjnego;
• zależność pomiędzy cyfryzacją a ograniczaniem zużycia zasobów;
• źródła strat: wydruki, kopie, duplikaty, ręczne rejestry, przejazdy i wielokrotne wprowadzanie danych;
• cyfrowy ślad środowiskowy;
• racjonalne przechowywanie danych i wykorzystywanie AI;
• identyfikacja procesów wymagających usprawnienia.

Moduł 2. Diagnozowanie procesów administracyjnych

• mapowanie obiegu dokumentów i informacji;
• identyfikowanie uczestników procesu i punktów przekazywania dokumentów;
• analiza procesów sekretariatu, kadr, dokumentacji finansowej i obsługi zarządu;
• wąskie gardła, opóźnienia i błędy;
• nadmiarowe wydruki i kopie dokumentów;
• określanie stanu wyjściowego;
• mierniki: liczba wydruków, czas realizacji, liczba błędów, duplikatów i nieterminowych zadań;
• ćwiczenie: opracowanie mapy wybranego procesu administracyjnego, określenie stanu wyjściowego oraz identyfikacja minimum dwóch źródeł zbędnego zużycia zasobów.

Moduł 3. Dokumenty i korespondencja z wykorzystaniem Drive, Docs, Gmail i AI

• struktura folderów i repozytoriów;
• zasady nazywania i wersjonowania dokumentów;
• poziomy dostępu i udostępnianie plików;
• tworzenie szablonów pism i wiadomości;
• wykorzystanie AI do przygotowywania, redagowania, streszczania i porządkowania treści;
• tworzenie odpowiedzi na korespondencję;
• weryfikowanie treści wygenerowanych przez AI;
• komentarze, sugestie i zatwierdzanie dokumentów;
• ograniczenie drukowania i przesyłania kopii dokumentów;
• ćwiczenie: indywidualna cyfrowa obsługa korespondencji od wpływu do archiwizacji, obejmująca wskazanie ograniczonych wydruków, kopii, przesyłek albo duplikatów danych.

Moduł 4. Zielono-cyfrowa obsługa dokumentacji kadrowej i finansowej

• rodzaje dokumentacji kadrowej, płacowej i finansowej obsługiwanej przez administrację;
• cyfrowe rejestry dokumentów;
• przekazywanie dokumentów do zatwierdzenia;
• współpraca z księgowością, kadrami i kierownictwem;
• kontrola kompletności dokumentacji;
• oznaczanie statusów i terminów;
• zasady nadawania uprawnień;
• ochrona danych osobowych i informacji finansowych;
• minimalizacja danych przekazywanych do narzędzi AI;
• cyfrowe archiwum i wyszukiwanie dokumentów;
• eliminowanie zbędnych kopii i duplikatów;
• uwzględnianie wymaganej prawem lub procedurami organizacji formy dokumentów;
• ćwiczenie: zaprojektowanie obiegu dokumentu kadrowego albo finansowego.

Moduł 5. Analiza danych, zestawienia i raporty w Sheets i Forms

• projektowanie cyfrowych formularzy;
• tworzenie rejestrów administracyjnych;
• walidacja i porządkowanie danych;
• filtry, formuły i tabele podsumowujące;
• tworzenie wykresów i raportów;
• wykorzystanie AI do analizy i podsumowywania danych;
• sprawdzanie poprawności wniosków wygenerowanych przez AI;
• przygotowywanie wskaźników organizacyjnych i środowiskowych;
• monitorowanie zużycia papieru, materiałów, czasu pracy i liczby przesyłek;
• ćwiczenie: indywidualne przygotowanie cyfrowego raportu administracyjnego obejmującego minimum jeden wskaźnik organizacyjny i jeden środowiskowy oraz określenie sposobu cyklicznego monitorowania rezultatów.

Moduł 6. Terminy, zadania cykliczne i organizacja pracy

• wykorzystanie Calendar i Tasks;
• organizacja terminów kadrowych, finansowych i administracyjnych;
• zadania powtarzalne i cykliczne;
• przypomnienia i powiadomienia;
• współdzielone kalendarze;
• planowanie zastępstw i przekazywania odpowiedzialności;
• organizacja spotkań z wykorzystaniem Meet;
• agendy, notatki i listy zadań;
• ograniczanie opóźnień, ponownej pracy i zbędnych przejazdów;
• ćwiczenie: przygotowanie cyfrowego harmonogramu zadań cyklicznych.

Moduł 7. Projektowanie zielono-cyfrowego procesu administracyjnego

• łączenie Gmail, Drive, Docs, Sheets, Forms i Calendar;
• przepływ dokumentu od wpływu do zakończenia sprawy;
• role, uprawnienia i odpowiedzialność;
• wykorzystanie AI w wybranych etapach;
• automatyczne powiadomienia i zmiany statusów;
• mierzenie czasu realizacji procesu;
• mierzenie efektu środowiskowego;
• ograniczanie liczby kopii, wydruków i operacji;
• ćwiczenie: indywidualne opracowanie i prezentacja procesu docelowego dla sekretariatu, kadr albo dokumentacji finansowej, ograniczającego zużycie minimum dwóch rodzajów zasobów i zawierającego wskaźnik rezultatu środowiskowego.

Moduł 8. Standardy pracy i plan wdrożenia

• wspólne zasady nazywania i lokalizowania dokumentów;
• standardy korespondencji elektronicznej;
• zasady korzystania z AI;
• lista danych, których nie należy wprowadzać do otwartych narzędzi AI;
• odpowiedzialność za dokument i dane;
• plan przejścia z procesu papierowego na cyfrowy;
• wsparcie pracowników o różnym poziomie kompetencji;
• monitorowanie rezultatów;
• opracowanie indywidualnego planu zielono-cyfrowego usprawnienia stanowiska pracy, zawierającego proces objęty zmianą, stan wyjściowy, planowane działanie, wskaźnik organizacyjny i środowiskowy, wartość docelową, termin oraz osobę odpowiedzialną..

Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny;
• indywidualne zadanie praktyczne;
• obserwacja w warunkach symulowanych;
• ocena według kryteriów przypisanych do efektów uczenia się.

Walidację przeprowadza osoba inna niż osoby prowadzące szkolenie. Walidacja odbywa się dwuetapowo. Podczas indywidualnych zadań praktycznych realizowanych w modułach 2–8 osoba walidująca stosuje obserwację w warunkach symulowanych, a w module 7 również prezentację. Ocenie podlegają samodzielnie wykonane rezultaty, w szczególności mapa procesu, dokument lub wiadomość, obieg dokumentu, formularz lub rejestr, raport administracyjny, harmonogram zadań cyklicznych, zielono-cyfrowy proces administracyjny oraz plan usprawnienia stanowiska pracy. Ocena jest dokumentowana na indywidualnych arkuszach odnoszących się bezpośrednio do kryteriów weryfikacji. Wyodrębniona 60-minutowa część końcowa obejmuje test teoretyczny. Warunkiem pozytywnego wyniku jest uzyskanie minimum 80% punktów z testu oraz potwierdzenie wszystkich praktycznych efektów uczenia się zgodnie z przypisanymi kryteriami.

Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych. Obejmuje łącznie 16 godzin zegarowych, w tym 13 godzin zajęć merytorycznych (3 godziny teoretyczne i 10 godzin praktycznych), 1 godzinę walidacji oraz 2 godziny przerw. Przerwy są wliczone do całkowitego czasu trwania usługi.

Każdy uczestnik pracuje przy samodzielnym stanowisku komputerowym z dostępem do Internetu, konta Google Workspace, aplikacji Drive, Docs, Sheets, Forms, Calendar, Meet i Gmail oraz narzędzi AI i danych ćwiczeniowych. Ćwiczenia i walidacja odbywają się na danych symulowanych lub zanonimizowanych.

Metody nauczania:

• Wykłady
• Ćwiczenia praktyczne indywidualne i zespołowe
• Dyskusje

Szkolenie jest zgodne z kluczowymi obszarami technologicznymi wskazanymi w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Śląskiego2030 oraz Programie Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego na lata 2019–2030, w szczególności w obszarze technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz zielonej i cyfrowej gospodarki.

Obydwie dziedziny są od siebie zależne i bezpośrednio powiązane szczególnie w przypadku branży edukacyjnej. Powiązanie komponentu cyfrowego i zielonego polega na wykorzystaniu Google Workspace i AI do ograniczania zbędnych wydruków, kopii, przesyłek i przejazdów, eliminowania duplikatów danych oraz monitorowania zużycia zasobów. Jednocześnie uczestnicy analizują środowiskowe koszty cyfryzacji, w tym nadmierne przechowywanie danych, zużycie energii i nieuzasadnione wykorzystywanie narzędzi AI.

Ze względu na małą grupę szkoleniową podczas ćwiczeń praktycznych uczestnicy będą pracować indywidualnie lub zespołowo w grupach 4-5 osobowych w zależności od ćwiczenia. Każdy uczestnik będzie korzystał z urządzeń cyfrowych i aplikacji podczas ćwiczeń.

Do prowadzenia szkolenia przypisani są 2 trenerzy, przy czym będą oni zamiennie prowadzić zajęcia w zależności od tematyki

Każdy uczestnik otrzyma podręcznik elektroniczny, karty pracy, scenariusze ćwiczeń, szablon mapy procesu, arkusz mierników organizacyjnych i środowiskowych oraz wzór planu wdrożenia. Podręcznik będzie obejmował między innymi obszary kompetencji DigComp i GreenComp.

Warunkiem udziału jest zatrudnienie na stanowisku administracyjnym lub administracyjno-koordynacyjnym w organizacji Filomata oraz wcześniejsze ukończenie usługi nr 2026/07/20/200711/3699456 albo posiadanie równoważnych podstawowych kompetencji w zakresie Google Workspace, AI, bezpieczeństwa danych i formułowania poleceń dla narzędzi AI.

Każdy uczestnik pracuje przy samodzielnym stanowisku komputerowym z dostępem do:

• Internetu;
• konta Google Workspace;
• Google Drive, Docs, Sheets, Forms, Slides, Calendar, Meet i Gmail;
• narzędzia Gemini lub innych funkcji AI przewidzianych w środowisku szkoleniowym;
• danych i dokumentów ćwiczeniowych.

ZWOLNIENIE Z VAT USŁUGI dla uczestników, którzy otrzymali co najmniej 70% dofinansowania: podstawa prawna zwolnienia z podatku VAT wynika z § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.