Szkolenie - Wdrażanie zielonych i cyfrowych procesów zarządzania placówką oświatową z wykorzystaniem Google Workspace i AI (FIL_GR1)

Moduł 1. Zielona i cyfrowa transformacja placówki oświatowej

• cele wdrożenia Google Workspace w organizacji Filomata;
• rola zarządu i dyrekcji w transformacji cyfrowej;
• powiązanie cyfryzacji z ograniczaniem zużycia zasobów;
• obszary kompetencji cyfrowych: informacja i dane, komunikacja, tworzenie treści, bezpieczeństwo i rozwiązywanie problemów;
• zielone kompetencje: myślenie systemowe, racjonalne gospodarowanie zasobami, planowanie zmiany i współodpowiedzialność;
• cyfrowy ślad środowiskowy: przechowywanie danych, duplikowanie plików oraz racjonalne używanie AI.

Moduł 2. Diagnozowanie problemów operacyjnych i środowiskowych

• mapowanie procesów zarządczych placówki;
• identyfikowanie wąskich gardeł, opóźnień i wielokrotnego wprowadzania danych;
• dokumenty papierowe, nadmiar korespondencji i nieuporządkowane repozytoria;
• wykorzystanie Forms, Sheets i AI do zbierania oraz analizy danych;
• określanie stanu wyjściowego;
• wskaźniki: liczba wydruków, zużycie papieru, czas realizacji procesu, liczba przejazdów, liczba duplikatów i terminowość zadań;
• ćwiczenie: opracowanie mapy wybranego procesu zarządczego lub nadzorowanego procesu administracyjnego, określenie stanu wyjściowego oraz identyfikacja minimum dwóch źródeł zbędnego zużycia zasobów.

Moduł 3. Podejmowanie decyzji na podstawie danych z wykorzystaniem Sheets i AI

• organizowanie danych zarządczych w Google Sheets;
• tworzenie zestawień, wskaźników i dashboardów;
• analiza problemów operacyjnych;
• identyfikowanie trendów i odchyleń;
• wykorzystanie Gemini do formułowania pytań analitycznych i podsumowań;
• weryfikacja danych oraz wniosków generowanych przez AI;
• podejmowanie decyzji z uwzględnieniem skutków organizacyjnych i środowiskowych;
• ćwiczenie: przygotowanie rekomendacji zarządczej na podstawie danych.

Moduł 4. Dokumentacja placówki i prawo oświatowe w zielono-cyfrowym środowisku

• porządkowanie dokumentacji w Google Drive;
• struktura repozytorium dla zarządu i dyrekcji;
• standardy nazewnictwa, wersjonowania i archiwizacji;
• role i poziomy uprawnień;
• obiegi akceptacyjne dokumentów w Docs i Drive;
• cyfrowe formularze, decyzje, zarządzenia i protokoły;
• wykorzystanie AI do redagowania, streszczania i porównywania dokumentów;
• wykorzystywanie AI do pracy z prawem oświatowym;
• obowiązek sprawdzania podstawy prawnej, aktualności i źródła informacji;
• ograniczenia cyfryzacji – dokumenty wymagające zachowania określonej formy;
• bezpieczeństwo danych pracowników, uczniów i rodziców;
• ćwiczenie: zaprojektowanie obiegu wybranego dokumentu.

Moduł 5. Zielone spotkania, komunikacja i współpraca kierownictwa

• planowanie spotkań w Google Calendar;
• wykorzystanie Meet do ograniczania przejazdów;
• cyfrowe agendy i protokoły w Docs;
• wspólne notatki, komentarze, decyzje i listy zadań;
• wykorzystanie AI do przygotowania agendy, podsumowania i planu działań;
• ograniczenie drukowania materiałów;
• ocena zasadności spotkania stacjonarnego, zdalnego lub pracy asynchronicznej;
• ćwiczenie: przygotowanie i prezentacja cyfrowego raportu kierowniczego obejmującego co najmniej jeden wskaźnik organizacyjny i jeden środowiskowy oraz opracowanie standardu zielonego spotkania kierownictwa.

Moduł 6. Cyfrowy nadzór pedagogiczny i monitorowanie jakości

• Forms i Sheets w zbieraniu informacji potrzebnych do nadzoru;
• planowanie obserwacji, kontroli i ewaluacji;
• cyfrowe arkusze obserwacji i zestawienia wyników;
• AI w porządkowaniu i podsumowywaniu danych;
• anonimizacja i minimalizacja danych;
• przygotowywanie raportów i rekomendacji;
• ograniczenie papierowej dokumentacji nadzoru;
• ćwiczenie: opracowanie cyfrowego narzędzia monitorowania wybranego obszaru.

Moduł 7. Projektowanie zielono-cyfrowego procesu zarządczego

• wybór procesu do wdrożenia;
• połączenie Drive, Docs, Sheets, Forms, Calendar, Meet i Gmail;
• określenie odpowiedzialności oraz poziomów dostępu;
• automatyczne przypomnienia i zadania cykliczne;
• zastosowanie AI w wybranych etapach procesu;
• wskaźniki organizacyjne i środowiskowe;
• ryzyka wdrożenia oraz sposoby ich ograniczania;
• ćwiczenie: opracowanie procesu docelowego dla wybranego obszaru zarządzania placówką lub nadzorowanego procesu administracyjnego, ograniczającego zużycie minimum dwóch rodzajów zasobów i zawierającego miernik rezultatu środowiskowego.

Moduł 8. Plan wdrożenia i zarządzanie zmianą

• priorytetyzacja procesów do cyfryzacji;
• podział wdrożenia na etapy;
• komunikowanie celu i korzyści pracownikom;
• wsparcie osób o różnym poziomie kompetencji cyfrowych;
• przypisanie właścicieli procesów;
• monitorowanie efektów i korygowanie rozwiązań;
• opracowanie indywidualnego planu zielono-cyfrowego usprawnienia wybranego obszaru zarządzania placówką, zawierającego proces objęty zmianą, stan wyjściowy, planowane działanie, miernik, wartość docelową, termin i osobę odpowiedzialną.

Walidacja efektów uczenia się

• test teoretyczny;
• indywidualne zadanie praktyczne;
• obserwacja w warunkach symulowanych;
• ocena według przygotowanego arkusza kryteriów.

Walidację przeprowadza osoba inna niż osoby prowadzące szkolenie. Walidacja odbywa się dwuetapowo. Podczas ćwiczeń realizowanych w modułach 2–8 osoba walidująca stosuje obserwację w warunkach symulowanych, a w modułach 3 i 5 również ocenia prezentację. Ocenie podlegają samodzielnie wykonane rezultaty, w szczególności mapa procesu, przepływ pracy, raport kierowniczy, mierniki organizacyjne i środowiskowe oraz plan wdrożenia. Ocena jest dokumentowana na indywidualnych arkuszach odnoszących się do kryteriów weryfikacji. Wyodrębniona 60-minutowa część końcowa obejmuje test teoretyczny. Warunkiem pozytywnego wyniku jest potwierdzenie wszystkich efektów uczenia się na poziomie co najmniej 80%.

Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych. Obejmuje łącznie 16 godzin zegarowych, w tym 13 godzin zajęć merytorycznych (3 godziny teoretyczne i 10 godzin praktycznych), 1 godzinę walidacji oraz 2 godziny przerw. Przerwy są wliczone do całkowitego czasu trwania usługi. Każdy uczestnik pracuje przy samodzielnym stanowisku komputerowym z dostępem do Internetu, konta Google Workspace, aplikacji Drive, Docs, Sheets, Forms, Calendar, Meet i Gmail oraz narzędzi AI i danych ćwiczeniowych. Ćwiczenia i walidacja odbywają się na danych symulowanych lub zanonimizowanych.

Metody nauczania:

• Wykłady
• Ćwiczenia praktyczne indywidualne i zespołowe
• Dyskusje

Szkolenie jest zgodne z kluczowymi obszarami technologicznymi wskazanymi w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Śląskiego2030 oraz Programie Rozwoju Technologii Województwa Śląskiego na lata 2019–2030, w szczególności w obszarze technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz zielonej i cyfrowej gospodarki.

Obydwie dziedziny są od siebie zależne i bezpośrednio powiązane szczególnie w przypadku branży edukacyjnej. Powiązanie komponentu cyfrowego i zielonego polega na wykorzystaniu Google Workspace i AI do ograniczania zbędnych wydruków, kopii, przesyłek i przejazdów, eliminowania duplikatów danych oraz monitorowania zużycia zasobów. Jednocześnie uczestnicy analizują środowiskowe koszty cyfryzacji, w tym nadmierne przechowywanie danych, zużycie energii i nieuzasadnione wykorzystywanie narzędzi AI.

Ze względu na małą grupę szkoleniową podczas ćwiczeń praktycznych uczestnicy będą pracować indywidualnie lub zespołowo w zależności od ćwiczenia. Każdy uczestnik będzie korzystał z urządzeń cyfrowych i aplikacji podczas ćwiczeń.

Do prowadzenia szkolenia przypisani są 2 trenerzy, przy czym będą oni zamiennie prowadzić zajęcia w zależności od tematyki.

Każdy uczestnik otrzyma podręcznik elektroniczny, karty pracy, scenariusze ćwiczeń, szablon mapy procesu, arkusz mierników organizacyjnych i środowiskowych oraz wzór planu wdrożenia. Podręcznik będzie obejmował między innymi obszary kompetencji DigComp i GreenComp.

Warunkiem udziału jest zatrudnienie na stanowisku zarządczym lub kierowniczym w organizacji Filomata oraz wcześniejsze ukończenie usługi nr 2026/07/20/200711/3699456 albo posiadanie równoważnych podstawowych kompetencji w zakresie Google Workspace, AI, bezpieczeństwa danych i formułowania poleceń dla narzędzi AI.

Każdy uczestnik pracuje przy samodzielnym stanowisku komputerowym z dostępem do:

• Internetu;
• konta Google Workspace;
• Google Drive, Docs, Sheets, Forms, Slides, Calendar, Meet i Gmail;
• narzędzia Gemini lub innych funkcji AI przewidzianych w środowisku szkoleniowym;
• danych i dokumentów ćwiczeniowych.

ZWOLNIENIE Z VAT USŁUGI dla uczestników, którzy otrzymali co najmniej 70% dofinansowania: podstawa prawna zwolnienia z podatku VAT wynika z § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.