Wirtualna Asystentka ze specjalizacją BUR - współpraca z dostawcami usług rozwojowych z dofinansowaniem

Dla osiągnięcia celu edukacyjnego zakres tematyczny uslugi obejmuje:

Wprowadzenie do organizacji pracy asystentki w środowisku BUR

1. Rola wirtualnej asystentki w obsłudze firm szkoleniowych – teoria

• zakres zadań wirtualnej asystentki współpracującej z dostawcą usług rozwojowych

• etapy obsługi klienta zainteresowanego szkoleniem z dofinansowaniem

• komunikacja z klientem, trenerem, Operatorem i uczestnikami usługi z wykorzystaniem poczty elektronicznej, komunikatorów i narzędzi do spotkań online

• zasady organizacji pracy zdalnej, prowadzenia dokumentacji cyfrowej oraz bezpiecznego przechowywania danych

2. Wyszukiwanie naborów i możliwości dofinansowania szkoleń – teoria

• źródła informacji o naborach do projektów szkoleniowych i dofinansowaniach

• wyszukiwanie informacji o naborach prowadzonych przez Operatorów BUR

• podstawowe zasady finansowania szkoleń dla firm i osób indywidualnych

• organizacja obsługi usług szkoleniowych finansowanych ze środków KFS

• wykorzystanie przeglądarek, wyszukiwarek, zakładek, alertów i prostych zestawień cyfrowych do monitorowania naborów

3. Wstępna obsługa klienta zainteresowanego dofinansowaniem – teoria

• zebranie informacji niezbędnych do oceny możliwości udziału klienta w projekcie

• weryfikacja podstawowych warunków udziału w naborze

• przygotowanie klienta do kontaktu z Operatorem i złożenia dokumentów

• zasady przekazywania klientowi informacji o szkoleniu, kosztach i wymaganych dokumentach

• wykorzystanie formularzy online, ankiet, szablonów wiadomości i systemów do porządkowania danych klienta

4. Organizacja usług szkoleniowych w BUR – teoria

• podstawowe elementy Karty Usługi i ich znaczenie w procesie realizacji szkolenia

• organizacja zapisów uczestników oraz komunikacji przed rozpoczęciem usługi

• dokumentacja szkoleniowa, walidacja i rozliczenie usługi

• identyfikacja typowych błędów formalnych i organizacyjnych

• wykorzystanie folderów w chmurze, współdzielonych plików, kalendarzy i list kontrolnych do obsługi usługi szkoleniowej

5. Narzędzia cyfrowe wspierające pracę wirtualnej asystentki – teoria

• wykorzystanie narzędzi do organizacji dokumentów, terminów i komunikacji

• prowadzenie prostych zestawień dotyczących klientów, naborów i usług

• wykorzystanie formularzy, kalendarzy i narzędzi do współdzielenia dokumentów

• podstawowe zasady wykorzystywania narzędzi AI do przygotowania roboczych treści i porządkowania informacji

• zasady weryfikowania treści wygenerowanych przez AI oraz ochrony danych podczas korzystania z narzędzi cyfrowych

Praktyka współpracy z firmą szkoleniową w BUR

1. Wyszukiwanie naborów i przygotowanie informacji dla klienta – ćwiczenia

• wyszukiwanie aktualnych informacji o naborach i dofinansowaniach

• analiza podstawowych warunków udziału w wybranym naborze

• przygotowanie cyfrowego zestawienia najważniejszych informacji dla klienta

• przygotowanie odpowiedzi na pytania klienta dotyczące możliwości uzyskania dofinansowania

• zapisanie i uporządkowanie źródeł informacji o naborze w folderze lub arkuszu online

2. Prowadzenie klienta przez proces zgłoszenia – ćwiczenia

• przygotowanie listy informacji i dokumentów potrzebnych od klienta

• tworzenie checklisty działań przed zgłoszeniem do projektu

• przygotowanie wiadomości do klienta dotyczącej kolejnych etapów obsługi

• organizacja terminów i przypomnień związanych z naborem

• przygotowanie formularza lub arkusza do monitorowania statusu klienta i brakujących dokumentów

3. Obsługa usługi szkoleniowej w BUR – ćwiczenia

• analiza Karty Usługi i identyfikacja informacji potrzebnych do jej przygotowania

• przygotowanie listy danych niezbędnych od trenera i klienta

• organizacja zapisów uczestników oraz komunikacji przed szkoleniem

• identyfikacja podstawowych błędów w dokumentacji i harmonogramie usługi

• przygotowanie cyfrowej checklisty do obsługi Karty Usługi i realizacji szkolenia

4. Organizacja dokumentacji i komunikacji w trakcie realizacji usługi – ćwiczenia

• przygotowanie cyfrowej struktury folderów i dokumentów dla realizowanej usługi

• organizacja komunikacji z uczestnikiem, trenerem i klientem

• przygotowanie list kontrolnych dotyczących dokumentacji szkoleniowej

• monitorowanie terminów związanych z realizacją, walidacją i rozliczeniem usługi

• nadawanie uprawnień do plików oraz zasady bezpiecznego współdzielenia dokumentacji

5. Narzędzia wspierające codzienną pracę wirtualnej asystentki – ćwiczenia

• tworzenie prostego zestawienia klientów, naborów i statusów realizacji usług

• wykorzystanie arkuszy, kalendarzy i formularzy do organizacji pracy

• przygotowanie szablonów wiadomości, checklist i materiałów organizacyjnych

• wykorzystanie narzędzi AI do przygotowania roboczych wiadomości, podsumowań i uporządkowania informacji

• weryfikowanie i poprawianie treści przygotowanych z wykorzystaniem AI przed przekazaniem ich klientowi

6. Walidacja efektów uczenia się

Warunki organizacyjne

• Czas trwania: 18 godzin zegarowych (3 dni po 6 godzin), w tym 8 godzin teorii, 10 praktyki
• Szkolenie realizowane w formie zdlanej w czasie rzeczywistym w małej grupie (maksymalnie 4 osoby)
• Przerwy wliczają się w czas trwania usługi. Przerwy są elastyczne dostosowane do uczestnika, tzn. że mogą ulec nieznacznemu przesunięciu w zależności od tempa pracy kursantów.
• Forma zajęć obejmuje wykład, ćwiczenia praktyczne, analizę case study oraz pracę z dokumentacją cyfrową.
• Walidacja realizowana jest w formie zdalnej przy pomocy narzędzi cyfrowych. Metody walidacji: Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie,
• Usługa obejmuje również czas oczekiwania na wynik walidacji - wynik z walidacji podawany jest automatycznie.

Uczestnik otrzymuje materiały szkoleniowe w postaci prezentacji. Na żądanie uczestnika ze specjalnymi potrzebami organizator zapewnia materiały dostosowane do jego specjalnych potrzeb.

• W przypadku potrzeby zapewnienia specjalnych udogodnień, przed zapisem na usługę, prosimy o kontakt.
• Informacja dot. VAT: Usługi świadczone przez AMG Anna Garbat są podmiotowo zwolnione z VAT, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Tzn. usługa pozostaje zwolniona z VAT niezależnie od tego, czy uczestnik korzysta z dofinansowania, czy płaci za usługę samodzielnie. W przypadku finansowana ze środków publicznych w wysokości co najmniej 70%, dodatkowo może mieć zastosowanie zwolnienie przedmiotowe z § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. Oznacza to, że:

-bez dofinansowania lub z dofinansowaniem poniżej 70% - zwolnienie z VAT wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT,

-z dofinansowaniem ze środków publicznych na poziomie co najmniej 70% - zwolnienie z VAT na podstawie, tj. § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013

1. Usługa będzie realizowana zdalnie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy Microsoft Teams. Uczestnik otrzymuje link umożliwiający dołączenie do spotkania online. Platforma umożliwia udział w zajęciach na żywo, komunikację głosową i tekstową, udostępnianie ekranu, prezentację materiałów oraz pracę z plikami i narzędziami online.
2. Uczestnik powinien dysponować komputerem stacjonarnym lub laptopem wyposażonym w sprawną kamerę, mikrofon i głośniki lub słuchawki. Zalecany jest ekran o przekątnej umożliwiającej wygodną pracę z dokumentacją, arkuszami, formularzami i materiałami szkoleniowymi. Z uwagi na praktyczny charakter zajęć nie ma możliwości uczestnictwa w szkoleniu przy użyciu telefonu, tabletu ani systemu Android. Przed rozpoczęciem szkolenia należy przetestować działanie kamery i mikrofonu.
3. Uczestnik powinien dysponować stabilnym łączem internetowym o minimalnej przepustowości 5 Mb/s pobierania i 2 Mb/s wysyłania. Zalecane jest korzystanie z połączenia przewodowego lub stabilnej sieci Wi-Fi. W przypadku korzystania z internetu mobilnego Uczestnik powinien zapewnić odpowiedni zasięg i pakiet danych umożliwiający udział w spotkaniach wideo.
4. Niezbędne jest posiadanie aktualnej wersji aplikacji Microsoft Teams albo aktualnej przeglądarki internetowej, np. Microsoft Edge lub Google Chrome. Uczestnik powinien mieć możliwość otwierania plików PDF oraz dokumentów, arkuszy i prezentacji, np. w pakiecie Microsoft Office, LibreOffice lub bezpłatnych narzędziach online. Zaleca się wyłączenie blokowania reklam i aktualizowanie przeglądarki do najnowszej wersji w celu zapewnienia kompatybilności i bezpieczeństwa.

W przypadku problemów technicznych Uczestnik powinien skontaktować się z organizatorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w Karcie Usługi.