Szkolenie: AI i automatyzacja procesów w organizacji – skuteczne wykorzystanie narzędzi cyfrowych

Grupa docelowa:

Usługa skierowana jest do osób zarządzających zespołami, właścicieli firm, kadry kierowniczej, menedżerów, liderów projektów, koordynatorów oraz pracowników odpowiedzialnych za organizację pracy, usprawnianie procesów, nadzór nad zadaniami, przepływ informacji, komunikację wewnętrzną i wdrażanie rozwiązań cyfrowych w organizacji.

Uczestnikami mogą być również osoby, które w swojej pracy odpowiadają za planowanie, koordynowanie lub optymalizowanie działań firmowych i chcą nauczyć się praktycznego wykorzystania AI oraz konkretnych narzędzi automatyzacji do porządkowania procesów, ograniczania powtarzalnych czynności, zwiększania efektywności zespołu oraz lepszego zarządzania zadaniami i informacjami.

Usługa rozwojowa adresowana również dla Uczestników projektu "Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe" oraz „Kierunek – Rozwój.

Cel usługi edukacyjnej:

Usługa przygotowuje do rozpoznawania procesów możliwych do usprawnienia, analizowania powtarzalnych zadań, dobierania narzędzi AI i automatyzacji do potrzeb organizacji, projektowania prostych usprawnień, wdrażania rozwiązań cyfrowych, porządkowania komunikacji i dokumentacji oraz monitorowania efektów automatyzacji.

Metody pracy:

W trakcie szkolenia zastosowane zostaną metody instruktażowe i aktywizujące, w tym wykład, rozmowa kierowana, pokaz narzędzi cyfrowych, instruktaż trenerski, analiza przypadków biznesowych, dyskusja moderowana oraz ćwiczenia indywidualne i grupowe. Uczestnicy będą pracować na przykładach procesów organizacyjnych z wykorzystaniem narzędzi takich jak ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Make, Zapier, Trello, Asana, Notion, Airtable, Google Forms, Microsoft Forms, Google Sheets i Excel. Wykorzystane zostaną również ćwiczenia z tworzenia poleceń do AI, mapowania procesów oraz opracowania własnej koncepcji usprawnienia procesu możliwej do zastosowania w organizacji.

Możliwość uporządkowania wiedzy przed szkoleniem:

Przed szkoleniem uczestnik powinien samodzielnie odświeżyć i uporządkować wiedzę wynikającą z własnego doświadczenia zawodowego w zakresie procesów realizowanych w organizacji, powtarzalnych czynności, obiegu informacji, dokumentów, zgłoszeń, raportowania, komunikacji wewnętrznej oraz wykorzystywanych narzędzi cyfrowych. Warto również, aby uczestnik zastanowił się, które procesy są najbardziej czasochłonne i mogłyby zostać usprawnione dzięki AI, automatyzacji lub innym rozwiązaniom cyfrowym.

Forma realizacji usługi:

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem platformy umożliwiającej bezpośredni kontakt Trenera z uczestnikami, prowadzenie zajęć na żywo, udział w dyskusji, zadawanie pytań, udostępnianie ekranu, korzystanie z czatu oraz wykonywanie ćwiczeń praktycznych. Uczestnicy biorą udział w szkoleniu przy użyciu komputera lub innego urządzenia z dostępem do Internetu, mikrofonem oraz kamerą. Każdy z uczestników pracuje z wykorzystaniem materiałów przygotowanych przez Trenera. W trakcie szkolenia przewidziana jest praca indywidualna, praca w parach oraz praca w małych grupach, realizowana z wykorzystaniem funkcji platformy szkoleniowej, w tym pokojów wirtualnych.

Program ramowy

Rozpoczęcie szkolenia – walidacja początkowa

Omówienie zasad udziału w szkoleniu zdalnym.

Przedstawienie celu usługi i zasad procesu walidacji.

Walidacja początkowa – test wiedzy.

Identyfikacja oczekiwań uczestników dotyczących wykorzystania AI, automatyzacji i narzędzi cyfrowych do usprawniania procesów, porządkowania pracy zespołów oraz ograniczania powtarzalnych czynności w organizacji.

Moduł 1. Procesy w firmie pod lupą – jak znaleźć zadania, które warto zautomatyzować – blok teoretyczny

• rozpoznawanie procesów, które najczęściej zabierają czas w organizacji: obieg informacji, raportowanie, obsługa zapytań, dokumenty, planowanie zadań, komunikacja i powtarzalne ustalenia,
• omawianie etapów prostego procesu firmowego: od zadania wykonywanego ręcznie do procesu możliwego do usprawnienia przy pomocy narzędzi cyfrowych,
• poznanie sposobów wizualizacji procesów i identyfikowania wąskich gardeł z wykorzystaniem narzędzi takich jak Miro, Canva Whiteboard, Microsoft Whiteboard lub diagrams.net.

Moduł 2. AI jako asystent procesów – ChatGPT, Microsoft Copilot i Gemini w organizacji pracy – blok praktyczny

• wykorzystywanie ChatGPT do analizy zadań, porządkowania informacji, rozpisywania procesów, tworzenia instrukcji, checklist, procedur i komunikatów dla zespołu,
• tworzenie skutecznych poleceń do ChatGPT z uwzględnieniem celu, kontekstu, odbiorcy, formatu odpowiedzi oraz jakości i bezpieczeństwa informacji,
• wykorzystywanie Microsoft Copilot do pracy z dokumentami, wiadomościami, arkuszami, prezentacjami i podsumowaniami w Microsoft 365,
• wykorzystywanie Gemini do porządkowania informacji, analizowania materiałów, przygotowywania treści i pracy z dokumentami w Google Workspace,
• przekształcanie notatek, ustaleń, maili i opisów działań w plan pracy, harmonogram, tabelę zadań lub instrukcję przy użyciu ChatGPT, Copilot lub Gemini.

Moduł 3. Automatyzacja bez programowania – Make i Zapier w prostych procesach firmowych – blok praktyczny

• poznanie zasady działania narzędzi Make i Zapier w praktyce automatyzacji typu „jeżeli wydarzy się X, wykonaj Y” w codziennych procesach organizacyjnych,
• projektowanie prostych automatyzacji, np. zapis odpowiedzi z formularza do arkusza, automatyczne powiadomienie mailowe, utworzenie zadania po otrzymaniu zgłoszenia lub uporządkowanie danych z kilku źródeł,
• budowanie przykładowego scenariusza automatyzacji procesu, który ogranicza ręczne przepisywanie informacji, pilnowanie terminów i powtarzalne przekazywanie tych samych komunikatów.

Moduł 4. Obieg zadań, zgłoszeń i informacji – Trello, Asana, Notion i Airtable w zarządzaniu procesami – blok praktyczny

• wykorzystywanie Trello, Asany, Notion lub Airtable do porządkowania zadań, statusów, odpowiedzialności, terminów i przepływu informacji w zespole,
• tworzenie tablicy procesu, listy kontrolnej, bazy zgłoszeń lub prostego rejestru działań, który pozwala lepiej monitorować pracę i ograniczać chaos organizacyjny,
• łączenie narzędzi do zarządzania zadaniami z prostą automatyzacją, np. automatyczne tworzenie kart, przypisywanie zadań, przypomnienia, aktualizacja statusów lub generowanie podsumowań.

Moduł 5. Dokumenty, formularze i dane – Google Workspace, Microsoft 365, Forms i arkusze w automatyzacji pracy – blok praktyczny

• tworzenie prostych rozwiązań opartych na Google Forms, Microsoft Forms, Google Sheets lub Excel, które wspierają zbieranie danych, zgłoszeń, zapotrzebowań, ankiet, zamówień wewnętrznych lub informacji od zespołu,
• wykorzystywanie AI, w tym ChatGPT, Copilot i Gemini, do porządkowania danych, przygotowywania podsumowań, zestawień, wniosków, komunikatów i rekomendacji na podstawie informacji zebranych w arkuszach lub formularzach,
• projektowanie procesu, w którym dane trafiają w jedno miejsce, są porządkowane, a osoba odpowiedzialna otrzymuje czytelny komunikat, zadanie lub podsumowanie do dalszego działania.

Moduł 6. Warsztat wdrożeniowy – własna automatyzacja procesu w organizacji – blok praktyczny

• wybór jednego realnego procesu z organizacji uczestnika, który można usprawnić przy pomocy AI lub narzędzi cyfrowych, np. obsługa zgłoszeń, raportowanie, planowanie pracy, komunikacja zespołowa, tworzenie dokumentów lub przekazywanie informacji,
• opracowanie praktycznego schematu usprawnienia obejmującego cel procesu, narzędzia, kolejne kroki, osoby odpowiedzialne, spodziewany efekt oraz sposób kontroli jakości,
• przygotowanie miniwdrożenia do wykorzystania po szkoleniu: zestawu poleceń do ChatGPT, Copilot lub Gemini, mapy procesu, checklisty, tablicy zadań lub prostego scenariusza automatyzacji w Make, Zapier, Notion, Trello, Asanie, Airtable, Google Workspace albo Microsoft 365.

Walidacja – test z wiedzy teoretycznej online, czas na przesłanie dowodów do walidacji

Walidacja – czas na poddanie ocenie merytorycznej przesłanych dowodów

Trener udostępnia uczestnikom test wiedzy w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu, że nie ingeruje w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania. Uczestnicy we wskazanym czasie przekazują Trenerowi dowody i deklaracje w wersji elektronicznej, np. poprzez e-mail, formularz online, czat lub inne narzędzie wskazane przez organizatora. Trener przekazuje zebraną dokumentację Walidatorowi w sposób elektroniczny, celem przeprowadzenia walidacji.

Walidator dokonuje oceny przesłanych dokumentów drogą elektroniczną, koncentrując się na merytorycznym zastosowaniu poznanych metod. Walidator nie bierze bezpośrednio udziału w procesie edukacyjnym i nie podejmuje działań związanych z tworzeniem oraz kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej. Ocena merytoryczna dowodów odbywa się zdalnie.

Walidacja zostanie przeprowadzona na podstawie dwóch metod:

Test teoretyczny – przeprowadzony na początku i po zakończeniu szkolenia. Zawiera pytania dotyczące wykorzystania AI i automatyzacji w usprawnianiu procesów organizacyjnych, rozpoznawania zadań powtarzalnych, formułowania poleceń do AI, doboru narzędzi cyfrowych oraz zasad kontroli jakości i bezpieczeństwa wdrażanych usprawnień. Wymagane minimum 80% poprawnych odpowiedzi z końcowego testu.

Analiza dowodów i deklaracji – uczestnicy przesyłają w wyznaczonym czasie przygotowane materiały:

• Dokument analizy procesu
• Dokument doboru narzędzi
• Dokument z poleceniami do AI
• Schemat automatyzacji procesu organizacyjnego
• Dokument koncepcji wdrożenia usprawnienia cyfrowego
• Dokument opisu sposobu sprawdzania rozwiązania AI lub automatyzacji
• Dokument opisu usprawnienia możliwego do wdrożenia w środowisku pracy
• Dokument opisu komunikacji zmiany cyfrowej w zespole

Minimalny próg zaliczenia wynosi 80% poprawności merytorycznej każdego z dokumentów.

Warunkiem ukończenia szkolenia jest obecność każdego z uczestników na co najmniej 80% czasu trwania szkolenia.

Wybrane metody walidacji umożliwiają zweryfikowanie wiedzy, umiejętności oraz kompetencji społecznych uczestników.

Uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe zgodne z opisem zagadnień omawianych podczas szkolenia - arkusze do ćwiczeń, kwestionariusze w formie papierowej oraz prezentację w formie elektronicznej. Materiały zostaną przekazane Uczestnikom w dniu rozpoczęcia usługi.

Uczestnikom szkolenia nie są stawiane żadne inne wymagania niż powyżej, w tym w zakresie posiadanego doświadczenia zawodowego, pełnionej funkcji, zakresu obowiązków czy poziomu wiedzy i umiejętności.

Warunkiem ukończenia szkolenia jest obecność każdego z Uczestników na co najmniej 80% czasu trwania szkolenia.

Dla uczestników projektów dofinansowanych w co najmniej 70% - VAT Z.W.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo. Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu. Usługa rozwojowa nie obejmuje wzajemnego świadczenia usług w projekcie o zbliżonej tematyce przez Dostawców usług, którzy delegują na usługi siebie oraz swoich pracowników i korzystają z dofinansowania, a następnie świadczą usługi w zakresie tej samej tematyki dla Przedsiębiorcy, który wcześniej występował w roli Dostawcy tych usług.

Warunki techniczne:

Każdy uczestnik szkolenia powinien mieć możliwość korzystania z urządzenia mobilnego z dostępem do Internetu z przesyłem conajmniej 5MB/s oraz wyposażonego w miktofon, kamerę i głośnik.

Urządzenie powinno posiadać:

Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy;

2 GB pamięci RAM lub więcej;

System operacyjny Windows, Mac OS, Linux, ChromeOS, Android, IOS - zalecane najnowsze wersje;

Szkolenie prowadzone będzie na platformie opartej na przeglądarce internetowej. Wymagane jest posiadanie jednej z przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge, Opera, Safari.

Szkolenie prowadzone będzie na platformie Google Meet.

Instrukcja korzystania ze szkolenia znajduje się w linku: https://apmprojekt.com.pl/SzkoleniaOnline.pdf

Na szkolenie można zalogować się poprzez aplikację Google Meet na telefonie, komputerze lub tablecie oraz przez link wklejony do przeglądarki.