Zarządzanie serwisem samochodowym – dokumentacja serwisowa i zabezpieczenie interesów serwisu - szkolenie (część 2)

Adresaci szkolenia

Szkolenie adresowane jest do właścicieli i menedżerów warsztatów, kierowników serwisów, doradców serwisowych oraz osób odpowiedzialnych za dokumentację serwisową, rozliczenia usług i kontakt z klientem.

Ramowy program usługi

Moduł 1. System zarządzania jakością i dokumentacja serwisowa

1. Rola dokumentacji serwisowej w systemie zarządzania jakością serwisu samochodowego.
2. Kluczowe elementy systemu jakości w serwisie i ich odzwierciedlenie w dokumentach (zlecenia, protokoły, regulaminy).
3. Organizacja i planowanie obiegu dokumentacji – odpowiedzialności, role, terminy, uprawnienia.
4. Minimalny komplet dokumentów do przyjęcia zlecenia, realizacji naprawy i wydania pojazdu klientowi.
5. Zasady archiwizacji dokumentów, odpowiedzialność za przechowywanie i dostęp do dokumentacji.

Moduł 2. Pieczęcie serwisowe, MVBER i przepisy prawa w usługach serwisowych

1. Pieczęcie serwisowe z uwzględnieniem przepisów unijnych MVBER – znaczenie i praktyczne konsekwencje.
2. Uwarunkowania prawne świadczenia usług serwisowych – odpowiedzialność serwisu za dopuszczenie pojazdu do ruchu.
3. Kiedy w serwisie do rozliczeń stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, a kiedy umowy o dzieło – skutki błędnej kwalifikacji.
4. Kiedy samochód może stanowić zabezpieczenie zapłaty za wykonaną usługę – omówienie przykładów.

Moduł 3. Zlecenie serwisowe, wzory umów i regulamin pracy serwisu

1. Zlecenie serwisowe jako podstawowy dokument potwierdzający zakres usługi i odpowiedzialność serwisu.
2. Projektowanie i uzupełnianie wzorów umów/zleceń serwisowych o wymagane elementy (zakres prac, terminy, odpowiedzialność, reklamacje, koszty dodatkowe).
3. Regulamin pracy serwisu – kluczowe paragrafy i reguły (przyjęcie pojazdu, odpowiedzialność, reklamacje, terminy wykonania, wydanie pojazdu, zasady przechowywania).
4. Klauzule ograniczające ryzyko sporów oraz przykładowe zapisy zmniejszające ryzyko roszczeń.
5. Części używane – w jakich sytuacjach ich ponowne użycie zagraża bezpieczeństwu ruchu drogowego lub może negatywnie wpływać na środowisko.

Moduł 4. Dokumenty serwisowe w praktyce sporów i spraw sądowych

1. Typowe błędy w dokumentacji serwisowej skutkujące sporami z klientami.
2. Przykłady rzeczywistych opinii sądowych w sprawach o błędy serwisowe – analiza dokumentów serwisowych z punktu widzenia biegłego/sądu.
3. Jak przygotować dokumentację serwisową, która stanowi skuteczną ochronę interesów serwisu.

Sposób organizacji walidacji efektów uczenia się

Walidacja odbywa się po zakończeniu części szkoleniowej, w formie obserwacji w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Uczestnicy realizują zadania praktyczne, m.in.:

• opracowanie schematu obiegu dokumentów serwisowych z przypisaniem ról, odpowiedzialności i terminów,
• wskazanie minimalnego kompletu dokumentów do przyjęcia zlecenia, realizacji naprawy i wydania pojazdu,
• dobór właściwego reżimu prawnego (umowa zlecenia / umowa o dzieło) do przykładowych sytuacji serwisowych oraz wskazanie skutków błędnej kwalifikacji,
• przygotowanie wybranych paragrafów i klauzul regulaminu pracy serwisu ograniczających ryzyko sporów.

Osoba prowadząca walidację obserwuje sposób wykonywania zadań przez każdego uczestnika i na tej podstawie ocenia spełnienie zdefiniowanych kryteriów weryfikacji. Walidację prowadzi inna osoba niż trener realizujący część szkoleniową, co zapewnia rozdzielenie procesu kształcenia od procesu walidacji. Walidacja nie jest wliczana w czas szkolenia

Forma, czas trwania i podział godzin

Szkolenie realizowane jest w formie stacjonarnej w wymiarze 8 godzin dydaktycznych (1 godzina dydaktyczna = 45 minut).

Przerwy nie są wliczane w czas trwania usługi.

Łączny czas obejmuje:

• ok. 3 godziny dydaktyczne zajęć teoretycznych (wykład, omówienie przykładów, prezentacja rozwiązań prawnych),
• ok. 5 godzin dydaktycznych zajęć praktycznych (analiza dokumentów, praca na wzorach umów, opracowywanie regulaminu, case study, ćwiczenia realizowane w ramach walidacji).

Warunki organizacyjne

Zajęcia odbywają się w Radomiu, ul. Olszynowa 23, w sali szkoleniowej wyposażonej w rzutnik multimedialny, ekran, flipchart oraz dostęp do Wi-Fi.

Grupa liczy od 5 do 8 osób, co umożliwia pracę warsztatową oraz przeprowadzenie walidacji dla każdego uczestnika.

Każdy uczestnik ma samodzielne miejsce pracy (stół/biurko, krzesło) oraz komplet drukowanych materiałów szkoleniowych i wzorów dokumentów. Zajęcia prowadzone są w formule warsztatowej (mini-wykład, praca indywidualna, w parach oraz na forum grupy).

Uczestnik szkolenia otrzyma specjalistyczne, drukowane materiały szkoleniowe przygotowane przez zespół ekspertów BETiS w formie skryptu.

Stawka zwolniona VAT zgodnie §13 ust. 1 pkt. 20 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.04.2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług

Usługa prowadzona jest w formie stacjonarnej w wymiarze 8 godzin zajęć dydaktycznych (jedna godzina dydaktyczna stanowi 45 minut zegarowych).

Warunkiem ukończenia szkolenia jest udział w co najmniej 80% zajęć dydaktycznych – zgodnie z wymogiem Operatora. Frekwencja uczestników będzie potwierdzana za pomocą imiennej listy obecności podpisywanej na każdych zajęciach. Usługa szkoleniowa jest zwolniona z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 361 z późn. zm.) jako usługa kształcenia zawodowego finansowana ze środków publicznych.Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że usługa z dofinansowaniem może być poddana monitoringowi z ramienia Operatora lub PARP i wyrażają na to zgodę.