Nowoczesna i dostępna administracja publiczna- kurs

MODUŁ I – CYFROWA I BEZPIECZNA ADMINISTRACJA

Temat zajęć 1 Cyfrowa administracja i e-usługi

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie Pracy

2. Przygotowanie organizacyjne

III. Wymogi techniczne systemów EZD – zadania organizacji

1.Wymagania techniczne

2. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

3. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.

IV. Etapy wdrożenia systemu EZD

V. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

• Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
• Opracowanie procedur wewnętrznych
• JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).
• Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
• Zasady dodawania wyjątków
• Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
• Interoperacyjność znaku sprawy
• Akta sprawy w EZD
• Metryka sprawy w EZD
• Metadane

VI. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

VII. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja

• Liczba, rodzaje i organizacja składów
• Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
• Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
• Jak zarządzać pismami w składach
• Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych
• Obsługa składów w systemie EZD
• Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
• Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VIII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

• Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
• Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
• Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
• Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

IX. KPA a e-Doręczenia

• Art. 35 KPA,
• Art. 39 KPA,
• Zmiana terminu odbioru pisma przez osobę fizyczną,
• Decyzje o rygorze natychmiastowej wykonalności.

X. Ustawa o doręczeniach elektronicznych – aspekty praktyczne

• Kiedy stosujemy PURDE a kiedy PUH. Kiedy możemy wysyłać korespondencję tradycyjnie.
• Jak technicznie wysyłać korespondencję, co z dużymi załącznikami.
• Jak kadry mają realizować wysyłkę pism do pracowników (np. świadectwa pracy, sprawy związane ze świadczeniami ZUS).
• Jak realizować wysyłkę korespondencji do ZUS, US.
• Jak realizować wysyłkę korespondencji do komorników i sądów.
• Jak realizować wysyłkę korespondencji rozliczeniowej do spółek, osób prowadzących działalność gospodarczą (faktury, korekty, salda etc.).
• Kiedy korespondencja, która została nadana do nas uznana będzie za doręczoną.
• Jaki wpływ mają doręczenia elektroniczne na archiwum zakładowe, JRWA i instrukcję kancelaryjną.Zmiany w edoręczeniach: większe załączniki
• Zmiany w edoręczeniach: dłuższy termin na odebranie wiadomości
• Zmiany w edoręczeniach: masowa wysyłka
• Zmiany w edoręczeniach: zmiana formy odbioru korespondencji

XI. Integracja z EZD

Temat zajęć 2 Cyberbezpieczeństwo i ochrona danych

I. Zrozumienie podstawowych zasad bezpieczeństwa i zagrożeń bezpieczeństwa

Zrozumienie bezpieczeństwa fizycznego

• Bezpieczeństwo obiektu;
• Bezpieczeństwo komputera;
• Wymienne urządzenia i dyski;
• Kontrola dostępu;
• Bezpieczeństwo urządzeń mobilnych;
• Keyloggery
• Zrozumienie bezpieczeństwa w Internecie
• Ustawienia bezpieczeństwa przeglądarki;
• Bezpieczne strony internetowe
• Szyfrowanie i podpisywanie poczty mail oraz inne zastosowania; wirtualna sieć prywatna (VPN);
• Klucz publiczny / klucz prywatny;
• Algorytmy szyfrowania; właściwości certyfikatu;
• Infrastruktura PKI / usługi certyfikacyjne;
• Tokeny sprzętowe, ograniczenie urządzeń, aby uruchamiały tylko zaufane aplikacje

Rodzaje ataków

• Phishing
• Spoofing
• Smishing
• Vishing
• Ataki przez pocztę elektroniczną
• Deepfake
• Kradzieże tożsamości
• Ransomware
• Malware
• Kradzieże i wyłudzenia informacji
• Ataki kierowane przez media społecznościowe

Metody obrony i przeciwdziałania

• Zabezpieczenie sprzętu i nośników danych
• Klucze sprzętowe
• Zarządzanie hasłami i dostępem do danych
• Weryfikacja dwuetapowa 2FA
• Polityka haseł
• Hasła – tworzenie bezpiecznych haseł
• Menadżer haseł
• Monitorowanie systemów i sieci
• Procedury bezpieczeństwa i polityki organizacyjne
• Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i edukacja pracowników
• Ochrona danych w czasie ich przesyłania i przechowywania
• Regularne aktualizacje i ochrona przed złośliwym oprogramowaniem
• Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
• Segregacja danych i klasyfikacja informacji
• Wdrożenie i przestrzeganie standardów ochrony poczty elektronicznej

II. Krajobraz cyberbezpieczeństwa

1. Stan cyberbezpieczeństwa w roku 2025

• Raporty NIK
• Raporty CERT Polska
• Raporty CSIRT NASK

2. Główne zagrożenia

3. Metody ataków

4. Jak się chronić?

5. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji

• System Zarządzania Bezpieczeństwem informacji (SZBI)
• Identyfikacja ryzyk związanych z prywatnością i ich konsekwencje prawne
• Zasady szacowania ryzyka i ocena wpływu zastosowania określonych rozwiązań w zakresie
• Skuteczności zarządzania bezpieczeństwem
• Jak rozumieć i stosować podejście oparte na ryzyku – praktyczne wypełnienie szablonu Analizy Ryzyka
• Zarządzanie cyklem życia danych osobowych
• Omówienie wymagań normy ISO 27001
• Wytyczne normy ISO 27002:2017 jako wykaz dobrych praktyk z zakresu bezpieczeństwa danych i informacji
• Kontrola dostępu
• Kryptografia
• Bezpieczeństwo fizyczne
• Bezpieczna eksploatacja, w tym kopie zapasowe
• Bezpieczeństwo komunikacji
• Pozyskiwanie, rozwój i utrzymywanie systemów
• Zarządzanie incydentami bezpieczeństwa danych i informacji
• Zarządzanie ciągłością działania
• Zgodność z przepisami prawa
• Rola, zadania i uprawnienia Data Security Officer
• Auditowanie systemów bezpieczeństwa danych i informacji
• Cyberhigiena

III. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych

1. Podstawy Ochrony

Temat zajęć 3 Prawo administracyjne i odpowiedzialność urzędnika

MODUŁ II – KOMPETENCJE SPOŁECZNE I JAKOŚĆ OBSŁUGI MIESZKAŃCA

Temat zajęć 1 Komunikacja inkluzywna i efektywna współpraca – osobowość, empatia, relacje

1. Różne typy osobowości, czyli jak pracować wydajnie efektywnie, zgodnie ze sobą i w dobrych relacjach z innymi?

2. Komunikacja empatyczna kluczem do współpracy, porozumienia i efektywności

Temat zajęć 2 Skuteczna komunikacja i radzenie sobie w trudnych sytuacjach

1. Filozofia profesjonalnej obsługi mieszkańca/interesanta

• Rosnące oczekiwania – jak się zmieniły w ostatnich latach?
• Czynniki satysfakcji interesanta
• O czym mówią najnowsze badania rynku?

2. Jak budować doskonałą obsługę mieszkańców ?

3. Praca z „trudnym” klientem .

4. Asertywna komunikacja

5. Trudne sytuacje z mieszkańcami- studium przypadków

Warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu: 80 % obecności na zajęciach.

Kurs realizowany jest w formie wykładu, prezentacji PPT, case study, sesji pytań i odpowiedzi po omówieniu poszczególnych bloków.

Kurs realizowane jest w formie stacjonarnej. Uczestnicy mają bezpośredni kontakt z trenerem, mogą zadawać pytania i brać udział w dyskusjach oraz ćwiczeniach w czasie rzeczywistym, bez podziału na grupy.

Usługa realizowana jest w godzinach dydaktycznych (45 min) + przerwy (15 i 30 min), które zaplanowano w godzinach: 10:30-10:45 oraz 12:15-12:45 (przerwy nie wliczają się w czas trwania godzin usługi)

Kurs obejmuje 35 godzin w tym: 25 godzin i 10 godzin praktycznych.

Kurs jest skierowany do pracowników jednostek samorządu terytorialnego (JST), w szczególności:

1. urzędników administracji publicznej zajmujących się obsługą obywateli, e-usługami i procesami cyfrowymi
2. pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo danych i cyberbezpieczeństwo w urzędach
3. osób pełniących funkcje kierownicze lub kontrolne w JST
4. pracowników działów obsługi mieszkańców i kontaktu z klientem

Po kursie przewidziana jest walidacja realizowana w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie, uczestnik kursu otrzymuje link do testu.

Uczestnik kursu otrzymuje na wskazany adres mailowy materiały pomocnicze (prezentacja PPT, materiały dydaktyczne , konieczne dokumenty w tym wyciągi z ustaw i rozporządzeń) niezbędne do realizacji usługi oraz certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej (PDF).

Są możliwości zastosowania zwolnienia z podatku VAT dla Uczestników, których poziom dofinansowania wynosi co najmniej 70% (na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1983).