Pierwsze kroki w środowisku Microsoft 365 - wprowadzenie oraz optymalizacja narzędzi (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint)

Efektem usługi będzie zwiększenie efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa poprzez wdrożenie spójnych standardów pracy w środowisku Microsoft 365, obejmujących komunikację, organizację plików i współpracę zespołową. Uczestnicy nabędą praktyczne kompetencje w obsłudze Outlooka, Teams, OneDrive i SharePoint, co umożliwi szybsze wykonywanie codziennych zadań biurowych, poprawę jakości komunikacji oraz bezpieczne zarządzanie dokumentami. Pracownicy będą potrafili samodzielnie organizować dane, planować spotkania, udostępniać zasoby, co przełoży się na większą płynność pracy i ograniczenie błędów.

Kryterium osiągnięcia efektu będzie wdrożenie przez uczestników co najmniej trzech praktycznych rozwiązań Microsoft 365, zauważalna poprawa jakości komunikacji i dokumentów, samodzielne korzystanie z narzędzi potwierdzone zadaniami praktycznymi oraz pozytywna ocena zmian przez osoby zarządzające w okresie do 3 miesięcy od szkolenia.

Metodą potwierdzenia osiągnięcia efektu usługi będzie przygotowanie krótkiego raportu z wdrożenia standardów pracy w środowisku Microsoft 365 w codziennych zadaniach przedsiębiorstwa. Dokument będzie zawierał:

• opis trzech praktycznych przykładów wykorzystania Outlooka, Teams, OneDrive lub SharePoint przez uczestników (np. poprawnie zorganizowana struktura folderów, udostępnienie pliku z właściwymi uprawnieniami, stworzenie spotkania cyklicznego, przygotowanie komunikacji zgodnej z etykietą cyfrową),
• krótkie porównanie jakościowe - które zadania wykonywane są szybciej i łatwiej dzięki zastosowaniu standardów Microsoft 365,
• krótkie rekomendacje, jakie działania przedsiębiorstwo powinno kontynuować po szkoleniu, aby utrwalić wypracowane standardy i zwiększać efektywność pracy.

Raport zostanie zatwierdzony przez przedstawiciela Pracodawcy i będzie stanowił potwierdzenie, że uczestnicy potrafią praktycznie wykorzystywać narzędzia Microsoft 365 w pracy.

DZIEŃ 1 - Cyfrowe biurko: Windows, Outlook i porządek w danych 09:00 - 17:00

09:00 - 10:00 Wprowadzenie i Logowanie

• Ekosystem Microsoft 365: "Jedno konto do wszystkiego" – dlaczego to chroni firmę?
• Logowanie do konta firmowego (ćwiczenie praktyczne).

10:00 - 11:00 Windows 10/11: Porządek i Efektywność

• Struktura folderów: tworzenie katalogów i podkatalogów (drzewo folderów).
• Nazewnictwo plików (Standard ISO 8601):
• Kluczowe skróty klawiszowe (i nie tylko) – podstawa pracy biurowej Warsztat:
• Wyszukiwanie plików w Eksploratorze – jak znaleźć plik po dacie lub nazwie.
• Gdzie robić szybkie notatki (a czego tam NIE trzymać).
• Ćwiczenie: Stwórz folder "Raporty" i zapisz w nim plik stosując poprawne nazewnictwo wg daty.

11:00 - 11:15 Przerwa kawowa

11:15 - 12:30 Outlook: Komunikacja i Etykieta

• Interfejs i tworzenie wiadomości (temat, treść, adresat, opcje DW(CC) i UDW(BCC)). 
• Wysłanie niepoprawnego maila i jak to naprawić - opcja Odwołaj tę wiadomość (kiedy można ją stosować, a kiedy może zawieść)
• Edytowanie Paska Narzędzi - Szybki Dostęp - jak sprawić, by ulubione narzędzia były zawsze pod ręką
• Etykieta cyfrowa – TOP 5 błędów w mailach
• Flagi i kategorie – zamiana maila w zadanie (Twoja lista "To Do").
• Przekazywanie (Forward/Fwd) – kiedy przesyłać maila dalej i jak to zrobić profesjonalnie (w tym jak i kiedy przesyłać całe maile jako załączniki).
• Autoresponder – ustawianie informacji o urlopie.

12:30 - 13:00 Przerwa obiadowa

13:00 - 14:30 Kalendarz Outlook: Zarządzanie Czasem

• Spotkania vs Terminy – różnice.
• Proponowanie nowego terminu – jak zmienić godzinę spotkania bez odrzucania go.
• Przypomnienia – konfiguracja alertów przed spotkaniem.
• Akceptowanie i odrzucanie zaproszeń (z komentarzem).
• Spotkania cykliczne – jak ustawić powtarzalną odprawę.
• Wykorzystanie kategorii w kalendarzu - kody kolorystyczne jako ułatwienie organizacji pracy

14:30 - 14:45  Przerwa kawowa

14:45 – 16:00 OneDrive i SharePoint: Pliki w Chmurze

• Tabela decyzyjna: OneDrive czy SharePoint? (Kiedy plik jest mój, a kiedy zespołu).
• Zapisywanie plików w chmurze z poziomu Word/Excel.
• Udostępnianie linkiem: "Tylko odczyt" vs "Edycja" ( konkretne typy udostępniania w organizacji i poza organizacją)

16:00 – 17:00 Podsumowanie Dnia 1 + Q&A

• Powtórka kluczowych skrótów
• Sesja pytań i odpowiedzi

 DZIEŃ 2 - Współpraca przez Teams Bezpieczeństwo i Walidacja (09:00 – 16:00)

09:00 - 10:00 Microsoft Teams: Komunikacja bez Chaosu

• Czat prywatny vs Czat grupowy oraz czat w kanale ogólnym vs Posty w pozostałych kanałach, jak skutecznie organizować komunikację swojej organizacji
• Statusy dostępności (Dostępny, Zaraz wracam, Nie przeszkadzać).

10:00 - 10:15 Przerwa kawowa

10:15 - 11:45 Spotkania Online w Praktyce

• Dołączanie do spotkania (link / kalendarz).
• Kamera i mikrofon – włączanie/wyłączanie (podstawa kultury spotkań).
• Rozmycie tła – jak zachować prywatność i ukryć tło.
• Udostępnianie ekranu – pokazywanie dokumentów.
• Czat podczas spotkania.
• Nagrywanie spotkań
• Jak skutecznie korzystać z transkrypcji

11:45 - 12:30 Troubleshooting: Co zrobić, gdy

• Nie działa mikrofon/kamera (ustawienia urządzeń).
• Nie widzę spotkania w kalendarzu.
• 2 dodatkowe problemy
• Ćwiczenie praktyczne - sprawdzenie przez uczestników (np. W grupach 3-osobowych) ustawień na swoim komputerze - dostosowywanie pod realne problemy.

12:30 - 13:00 Przerwa obiadowa

13:00 - 14:00 Bezpieczeństwo Cyfrowe 

•  Hasła i MFA.
•  Phishing – przykłady ataków

14:00 – 14:15 Przerwa kawowa

14:15 - 15:15 Podsumowanie szkolenia - powtórzenie

15:15 – 17:00 Walidacja końcowa

• Realizacja 4 zadań praktycznych (Mail, Kalendarz, Chmura, Teams) pod nadzorem osoby walidującej

• Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatowej (ćwiczenia na komputerach).
• Uczestnicy otrzymują dostęp do materiałów szkoleniowych.
• Dostawca zapewnia sprzęt komputeerowych.
• Maksymalna liczba uczestników: 15 (wymóg jakościowy dla walidacji).