Specjalista ds. zarządzania projektami

Zajęcia oparte na pracy na studium przypadku projektu rozwojowego, z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych i wybranych narzędzi sztucznej inteligencji (AI) do planowania, analizy, monitoringu i komunikacji w projekcie.

Szkolenie rozwija również zielone kompetencje uczestników – pokazuje, jak planować i realizować projekty w sposób bardziej zasobooszczędny, niskoemisyjny i przyjazny środowisku (m.in. praca na dokumentach cyfrowych, ograniczanie zbędnych podróży, świadomy dobór materiałów i dostawców, monitorowanie podstawowych aspektów środowiskowych).

Uczestnicy pracują na własnych laptopach lub sprzęcie zapewnionym przez organizatora. W trakcie ćwiczeń korzystają z ogólnodostępnych narzędzi AI (m.in. asystentów tekstowych, generatorów podsumowań, prostych narzędzi analitycznych), z naciskiem na odpowiedzialne, etyczne i zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju wykorzystanie AI.

Moduł 1. Fundamenty zarządzania projektami, narzędzia cyfrowe/AI i zrównoważony rozwój. Metoda walidacji - test teoretyczny.

• projekt, program, portfel – różnice i powiązania;
• cykl życia projektu (inicjowanie, planowanie, realizacja, monitoring, zamknięcie);
• trójkąt ograniczeń: zakres – czas – budżet – jakość;
• role w projekcie i odpowiedzialności;
• gdzie AI może wspierać kierownika projektu (analiza tekstów, porządkowanie informacji, pomysły na działania, podsumowania spotkań);
• specyfika projektów rozwojowych wymagających rozliczeń rzeczowo-finansowych;
• wprowadzenie do zrównoważonego rozwoju w projektach (perspektywa środowiskowa, społeczna, ekonomiczna);
• przykłady działań projektowych wspierających ochronę środowiska (cyfryzacja procesów, ograniczanie zużycia papieru i energii, racjonalne podróże służbowe);
• rola AI i narzędzi cyfrowych w ograniczaniu śladu środowiskowego (spotkania online, współdzielone dokumenty, zdalne konsultacje).

Moduł 2. Logika projektowa, Karta Projektu, AI jako „asystent projektanta” i perspektywa środowiskowa. Metoda Walidacji - Obserwacja w warunkach rzeczywistych.

• analiza problemu, interesariusze, potrzeby i kontekst;
• cele SMART, rezultaty, produkty, wskaźniki;
• logika interwencji projektu (od celu głównego do działań);
• Karta Projektu – kluczowe elementy i powiązania;
• uwzględnienie aspektów środowiskowych w analizie problemu i interesariuszy (wpływ projektu na zużycie zasobów, mobilność uczestników, generowanie odpadów);
• formułowanie celów i rezultatów uwzględniających elementy zrównoważonego rozwoju (np. przejście na dokumentację elektroniczną, promowanie zachowań proekologicznych);
• wykorzystanie AI do generowania propozycji celów, rezultatów, wskaźników i działań, w tym o mniejszym wpływie środowiskowym (z zachowaniem krytycznej oceny uczestnika);
• warsztat: opracowanie Karty Projektu dla studium przypadku z wykorzystaniem AI jako wsparcia (uczestnik sam decyduje, które podpowiedzi przyjmuje/odrzuca).

Moduł 3. Planowanie zakresu, harmonogramu, budżetu, AI i „zielone” planowanie. Metoda walidacji: Obserwacja w warunkach symulowanych, Analiza dowodów i deklaracji

• struktura podziału pracy (WBS) i kamienie milowe;
• harmonogram (kamienie, zadania, zależności, ścieżka krytyczna);
• plan zasobów – ludzie, sprzęt, usługi zewnętrzne;
• budżet projektu: kategorie kosztów, powiązanie z zadaniami, rezerwa;
• planowanie zadań w sposób ograniczający negatywny wpływ na środowisko (np. łączenie spotkań, wybór form zdalnych zamiast stacjonarnych tam, gdzie to możliwe);
• uwzględnianie w budżecie rozwiązań bardziej przyjaznych środowisku (np. materiały wielokrotnego użytku, cyfrowe materiały szkoleniowe zamiast drukowanych);
• wykorzystanie AI do:
  • propozycji listy zadań i podzadań na podstawie opisu celu,
  • generowania wariantów harmonogramu i podziału odpowiedzialności,
  • wyszukiwania typowych kategorii kosztów i porównywania wariantów działań pod kątem kosztów i potencjalnego wpływu na środowisko;
• warsztat: przygotowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego w arkuszu kalkulacyjnym, z użyciem AI jako wsparcia.

Moduł 4. Ryzyko, zmiana, jakość – z elementami AI i ryzyk środowiskowych. Metoda walidacji: Obserwacja w warunkach symulowanych, Test teoretyczny

• źródła ryzyka w projektach rozwojowych;
• identyfikacja i ocena ryzyk (macierz P×I);
• identyfikacja ryzyk środowiskowych (np. większa liczba podróży niż założono, konieczność drukowania dużej liczby materiałów, zmiany lokalizacji);
• plan reakcji na ryzyka środowiskowe (zamiana formy realizacji na bardziej „zieloną”, wprowadzenie zasad eco-office, ograniczanie marnotrawstwa materiałów);
• wykorzystanie AI do generowania listy potencjalnych ryzyk i działań zapobiegawczych, również w obszarze środowiskowym;
• zasady komunikowania zmian w projekcie (do zespołu, partnerów, grantodawcy/klienta);
• jakość rezultatów i dokumentacji projektowej – projektowanie obiegu informacji tak, aby minimalizować zużycie papieru i energii.

Moduł 5. Zespół projektowy, komunikacja, spotkania – wsparcie AI i „green office”. Metoda walidacji: Obserwacja w warunkach symulowanych

• struktura zespołu projektowego i macierz ról (RACI);
• plan komunikacji: kanały, częstotliwość, zakres informacji;
• projektowanie komunikacji projektowej w sposób przyjazny środowisku (spotkania online, wspólne dokumenty, ograniczanie drukowania);
• prowadzenie spotkań projektowych (status meeting, kick-off, podsumowanie etapu);
• zasady „zielonych” spotkań (materiały cyfrowe, ograniczanie zbędnych dojazdów, łączenie tematów w jedno spotkanie);
• delegowanie zadań, motywowanie i feedback;
• wykorzystanie AI do:
  • tworzenia agend spotkań, podsumowań i list zadań po spotkaniu,
  • przygotowywania draftów maili i komunikatów do interesariuszy,
  • porządkowania notatek ze spotkań;
• zarządzanie własnym czasem i priorytetami w projektach – wsparcie asystentów AI (podpowiedzi priorytetów, przypomnienia, checklisty).

Moduł 6. Monitoring, sprawozdawczość, zamknięcie projektu, AI i green skills. Metody walidacji: Obserwacja w warunkach symulowanych, Analiza dowodów i deklaracji, Test teoretyczny

• wskaźniki produktu i rezultatu oraz źródła ich weryfikacji;
• monitorowanie postępu rzeczowego i finansowego;
• monitorowanie wybranych aspektów środowiskowych projektu (np. liczba spotkań online vs. stacjonarnych, ilość drukowanych materiałów, szacunkowa liczba przejazdów służbowych);
• narzędzia cyfrowe do monitoringu (arkusze, aplikacje do zadań, proste dashboardy) i rola AI w:
  • podsumowywaniu danych do raportów,
  • sugerowaniu wizualizacji postępu,
  • wyszukiwaniu niespójności w danych;
• raport okresowy – elementy, logika, najczęstsze błędy i jak AI może pomóc w przygotowaniu wstępnego szkicu raportu;
• raportowanie działań związanych ze zrównoważonym rozwojem (jak je pokazywać w sprawozdaniach, jak dokumentować zmiany praktyk na bardziej przyjazne środowisku);
• przygotowanie do kontroli i audytu, archiwizacja dokumentacji;
• zamknięcie projektu i lessons learned – wykorzystanie AI do agregowania wniosków z dokumentów, ankiet, notatek, w tym dotyczących aspektów środowiskowych.

6. Walidacja

Opis procesu walidacji (2 godziny dydaktyczne)

Test pisemny

• • test jednokrotnego wyboru i krótkich odpowiedzi z zakresu: cyklu życia projektu, logiki projektowej, budżetu, ryzyka (w tym środowiskowego), zespołu i komunikacji, monitoringu i sprawozdawczości, wykorzystania narzędzi cyfrowych i AI, podstaw zrównoważonego rozwoju w projektach;
  • pozytywny wynik walidacji: min. 30% punktów

Osoba prowadząca szkolenie nie ocenia wiedzy i umiejętności uczestników w obszarze, w którym prowadziła zajęcia. Końcową walidację prowadzi odrębna osoba wyznaczona przez organizatora, zgodnie z zasadą rozdzielności osobowej szkolenia i walidacji.

7. Liczba godzin i organizacja

• Łączna liczba godzin dydaktycznych: 20 (po 45 minut).
• W tym walidacja: 2 godziny dydaktyczne (dzień 2).
• Liczba dni: 2.
• Godziny realizacji: każdy dzień w godzinach 9:00–19:00 (czas obejmuje przerwy kawowe i obiadową, które nie są wliczane do godzin dydaktycznych).

Kompetencje cyfrowe:

W trakcie usługi uczestnicy pracują z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych i wybranych narzędzi AI (m.in. asystentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, aplikacji do zarządzania zadaniami i prostych dashboardów). Uczą się planować, monitorować i raportować projekty w środowisku cyfrowym, tworzyć i współdzielić dokumenty online, wykorzystywać AI do analizy informacji, generowania szkiców dokumentów oraz podsumowań, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i odpowiedzialnego korzystania z nowych technologii.

Zielone kompetencje / zrównoważony rozwój:

Usługa rozwija świadomość wpływu projektów na środowisko oraz umiejętność uwzględniania zasad zrównoważonego rozwoju w planowaniu i realizacji działań. Uczestnicy uczą się identyfikować aspekty środowiskowe w projektach (zużycie zasobów, mobilność, odpady), projektować działania ograniczające negatywny wpływ (m.in. cyfryzacja dokumentów, formy zdalne, racjonalne podróże, ekologiczne materiały), a także monitorować proste wskaźniki „zielone”. Narzędzia cyfrowe i AI są wykorzystywane jako wsparcie w projektowaniu, dokumentowaniu i raportowaniu tych działań.

Każdy uczestnik otrzyma skrypt szkoleniowy z opisem etapów zarządzania projektem, przykładami zastosowania narzędzi cyfrowych i AI oraz wzorami dokumentów (Karta Projektu, harmonogram, budżet, rejestr ryzyka, szablon raportu, przykładowe „zielone” wskaźniki);

Egzamin końcowy odbywa się stacjonarnie pod nadzorem uprawnionego walidatora. Składa się z testu teoretycznego. Pozytywny wynik egzaminu skutkuje uzyskaniem certyfikatu potwierdzającego nabycie kwalifikacji. Program szkolenia został skonsultowany z pracodawcami z sektora Zarządzania Projektami i odpowiada aktualnym potrzebom rynku.