Usługa doradcza z zakresu przygotowania mikro i małych firmy do uzyskania certyfikatu PN-EN ISO 9001:2015

Efektem usługi jest kompletna dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością pozwalająca na przystąpienia przedsiębiorstwa do procesu certyfikacji przez niezależną jednostkę certyfikującą oraz opracowany raport dot. przedmiotu realizacji usługi.

Efekty:

• Zwiększenie konkurencyjności:

Certyfikat normy PN-EN 9001:2015 bardzo często jest przepustką do udziału w przetargach publicznych i nie tylko, wiele firm wymaga w/w certyfikatu podczas procesu nawiązywania współpracy. Posiadanie certyfikatu normy PN-EN ISO 9001:2015 wpływa na poprawę wizerunku firmy a tym samym zwiększa zaufanie klientów.

• Zwiększenie satysfakcji klientów:

Spełnienie wymagań normy PN-EN 9001:2015 to skoncentrowanie uwagi na wymaganiach klientów i ciągłe doskonalenie procesów a pośrednio poprawa jakości produktów i usług.

• Poprawa efektywności procesów:

Norma PN-EN 9001:2015 koncentruje się na wszystkich procesach w firmie a tym samym na obiegu dokumentacji i informacji, porządkując i optymalizując funkcjonowanie firmy.

• Optymalizacja zarządzania:

Dzięki uporządkowaniu wielu procesów a tym samym pełnym ich nadzorowaniu poprzez audyty wewnętrzne możliwe jest usprawnienie procesu podejmowanie decyzji dotyczących wszystkich procesów zachodzących w firmie.

• Poprawa zaangażowania pracowników:

Dzięki poprawie funkcjonowania procesów w firmie a tym samym jasnym zdefiniowaniu ról i odpowiedzialności, pracownicy posiadają pełną informację nt roli na zajmowanym stanowisku pracy.

• Zgodność z wymaganiami prawnymi:

Wdrożenie normy PN-EN ISO 9001:2015 to zweryfikowanie w następnie ew. wdrożenie odpowiednich procedur, dzięki którym firma spełni wszystkie wymagania prawne i regulacyjne. Wpływa to na ograniczenie ryzyka kar i reklamacji.

Metodą potwierdzenia osiągnięcia efektów usługi jest raport dot. przedmiotu realizacji doradztwa - wynik audytu wewnętrznego - w zakresie PN-EN ISO 9001:2015.

Krok 1. Określenie celów i potrzeb firmy

Każde wdrożenie PN-EN ISO 9001:2015 zaczyna się od odpowiedzi na pytanie:

„Dlaczego chcemy to zrobić?”

Certyfikat PN-EN ISO 9001 to narzędzie – nie cel sam w sobie. Zanim rozpoczniesz wdrożenie, ustal strategiczne cele:

• • Uporządkowanie procesów i ról,
  • Zwiększenie efektywności pracy,
  • Spełnienie wymagań kluczowych klientów,
  • Wejście na nowe rynki i przetargi,
  • Budowanie kultury jakości.

💡 W duchu Lean Management:

Zacznij od identyfikacji wartości dla klienta i eliminacji marnotrawstw (tzw. 7 MUDA). ISO i Lean mają wspólny cel – tworzyć wartość w oparciu o dobrze zorganizowane procesy.

Krok 2. Audyt wstępny i analiza luk

Zanim opracujesz dokumenty, sprawdź, gdzie jesteś dziś.

Audyt wstępny (ang. gap analysis) pozwala porównać aktualny stan firmy z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015.

Dzięki temu:

• • nie działasz w ciemno,
  • wiesz, które procesy wymagają usprawnień,
  • możesz realistycznie zaplanować harmonogram i budżet,
  • pokazujesz zespołowi punkt wyjścia.

💡 W duchu Lean:

Traktuj analizę luk jak „obserwację gemba” – przyjrzyj się procesom tam, gdzie faktycznie powstaje wartość. Obserwuj, pytaj, notuj – bez oceniania.

Krok 3. Szkolenia i zaangażowanie zespołu

System jakości nie działa sam – działa dzięki ludziom.

Zaangażowanie pracowników to fundament sukcesu wdrożenia.

Zadbaj o to, aby:

• • kierownictwo rozumiało cel wdrożenia i dawało przykład,
  • pracownicy liniowi wiedzieli, co się zmienia i dlaczego,
  • audytorzy wewnętrzni i liderzy procesów byli dobrze przeszkoleni.

💡 Lean w praktyce:

Wdrażaj zasady KAIZEN – małe usprawnienia proponowane przez zespół. To prosty sposób na budowanie odpowiedzialności i kultury jakości.

Krok 4. Opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością

Dokumentacja ISO nie musi być „papierowa”.

Powinna być praktyczna i przydatna – opisywać to, co faktycznie dzieje się w firmie.

Zawiera m.in.:

• • Politykę jakości i cele jakościowe,
  • Opisy procesów i procedur,
  • Instrukcje robocze i formularze,
  • Rejestry i zapisy (dowody działania systemu).

💡 W duchu Lean:

Pisz krótko i jasno. Dokumentacja powinna wspierać procesy, nie spowalniać ich. Stosuj wizualne formularze, checklisty, mapy procesów – mniej tekstu, więcej praktyki.

Krok 5. Wdrożenie systemu w praktyce

To kluczowy moment – zasady z dokumentów stają się codzienną praktyką.

Pracownicy zaczynają stosować procedury, powstają zapisy, a system zaczyna żyć.

Dlaczego to ważne:

• • pokazuje, że dokumentacja jest realna,
  • angażuje ludzi,
  • tworzy dowody dla audytorów,
  • pozwala wykryć pierwsze błędy i ulepszenia.

💡 wskazówka Lean:

Stosuj PDCA (Plan – Do – Check – Act) – cykl Deminga to wspólny fundament ISO i Lean. Wdrażaj, testuj, analizuj i doskonal.

Krok 6. Audyt wewnętrzny - pierwsza weryfikacja zaawansowania w przygotowaniach do certyfikacji

Audyt wewnętrzny to weryfikacja zaawansowania w przygotowaniu do certyfikacji.

Pozwala sprawdzić, czy system działa zgodnie z założeniami i wymaganiami normy oraz co należy jeszcze uzupełnić aby potwierdzić zgodność z założeniami normy PN-EN ISO 9001:2015

Korzyści:

• • wczesne wykrycie błędów,
  • nauka dla zespołu,
  • budowa kultury jakości i doskonalenia,
  • przygotowanie do audytu zewnętrznego.

💡 praktyka Lean:

Traktuj audyt nie jak kontrolę, ale narzędzie doskonalenia. Skup się na przyczynach problemów (root cause analysis), nie na szukaniu winnych.

Krok 7. Przegląd zarządzania

To moment, w którym kierownictwo analizuje skuteczność systemu jakości.

Przegląd powinien być strategiczny – oparty na danych, wynikach audytów, reklamacji, opiniach klientów i analizie ryzyka.

Efekt:

• • decyzje o usprawnieniach,
  • aktualizacja celów jakościowych,
  • plan działań rozwojowych.

💡myślenie Lean:

Włącz przegląd zarządzania w cykl Hoshin Kanri – planowania strategicznego w Lean. Dzięki temu ISO wspiera strategię, a nie jest osobnym bytem.

Krok 8. Audyt wewnętrzny - przygotowanie raportu potwierdzającego osiągnięcia efektów usługi

Audyt wewnętrzny to „próba generalna” przed certyfikacją.

Pozwala sprawdzić, czy system działa zgodnie z założeniami i wymaganiami normy.

Korzyści:

• • wczesne wykrycie błędów,
  • nauka dla zespołu,
  • budowa kultury jakości i doskonalenia,
  • przygotowanie do audytu zewnętrznego.

💡 praktyka Lean:

Traktuj audyt nie jak kontrolę, ale narzędzie doskonalenia. Skup się na przyczynach problemów (root cause analysis), nie na szukaniu winnych.

Wszystkie materiały będą przekazane w wersji elektronicznej