Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – obowiązki, obsługa i cyfrowo-zielona transformacja dokumentów

1. Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Omówienie celów wdrożenia KSeF, jego roli w systemie podatkowym i procesie cyfryzacji administracji. Uczestnicy poznają podstawy działania systemu oraz znaczenie elektronicznego obiegu faktur dla środowiska (redukcja papieru, efektywność procesów).

2 Podstawy prawne funkcjonowania KSeF

Przegląd aktualnych przepisów, terminów wdrożenia oraz obowiązków przedsiębiorców związanych z KSeF. Analiza ustawowych wymogów i konsekwencji ich niespełnienia.

3 Rodzaje faktur w systemie KSeF

Omówienie typów dokumentów obsługiwanych przez KSeF (faktury ustrukturyzowane, korekty, duplikaty). Przedstawienie różnic między fakturą elektroniczną a ustrukturyzowaną.

4 Struktura logiczna e-Faktury (format XML)

Wprowadzenie do standardu faktury ustrukturyzowanej: elementy obowiązkowe, struktura danych i najczęstsze błędy. Wyjaśnienie znaczenia poprawności danych dla integracji systemów.

5 Rejestracja w KSeF i dostęp do systemu

Praktyczne omówienie procesu rejestracji firmy i użytkowników, nadawania uprawnień oraz autoryzacji (np. przez ePUAP, tokeny). Znaczenie bezpiecznego zarządzania dostępami.

6 Nawigacja po interfejsie KSeF

Prezentacja układu portalu, menu, zakładek i funkcji. Uczestnicy poznają krok po kroku sposób poruszania się po systemie.

7 Wystawianie faktur w KSeF – podstawy

Omówienie procesu wystawiania faktury ustrukturyzowanej za pomocą portalu KSeF. Wskazanie najczęstszych błędów i sposobów ich unikania.

8 Odbieranie i weryfikacja faktur w KSeF

Prezentacja procedury odbioru faktur, weryfikacji poprawności i numerów KSeF. Znaczenie cyfrowej archiwizacji dokumentów z perspektywy ekologicznej i organizacyjnej.

9 Archiwizacja i przechowywanie e-Faktur

Omówienie obowiązków dotyczących przechowywania faktur w systemie, okresów retencji i zasad bezpieczeństwa danych. Wskazanie korzyści środowiskowych z cyfrowego obiegu dokumentów.

10 Znaczenie KSeF w transformacji cyfrowej i zielonej firm

Podsumowanie pierwszego bloku: cyfryzacja obiegu dokumentów, eliminacja papieru, automatyzacja procesów, zgodność z ESG. Dyskusja o wpływie wdrożenia KSeF na efektywność firm.

11 Podstawy kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pieczęci

Omówienie roli podpisu kwalifikowanego w procesie autoryzacji dokumentów w KSeF, zasad jego stosowania oraz bezpieczeństwa danych. Wskazanie różnic między podpisem kwalifikowanym a profilem zaufanym.

12 Uprawnienia w KSeF i zarządzanie użytkownikami

Przedstawienie sposobów nadawania i odbierania uprawnień, rejestrowania pełnomocnictw i użytkowników. Znaczenie bezpiecznego zarządzania dostępem dla firm.

13 Scenariusze praktyczne – wystawianie różnych typów faktur

Omówienie krok po kroku przykładowych sytuacji (np. faktury zaliczkowe, korekty, faktury dla kontrahentów zagranicznych). Uczestnicy uczą się rozpoznawać różne przypadki i odpowiednio je dokumentować w KSeF.

14 Weryfikacja statusów i numerów identyfikacyjnych faktur

Wyjaśnienie, jak sprawdzać statusy faktur, numery KSeF oraz interpretować komunikaty systemowe. Wskazanie procedur korekcyjnych w razie błędów.

15 Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie po wdrożeniu KSeF

Analiza zmian w procesach obiegu dokumentów i fakturowania w firmach po wprowadzeniu KSeF. Omówienie organizacji wewnętrznych procedur, odpowiedzialności i przepływów informacji.

16 Najczęstsze błędy i problemy w KSeF – jak ich unikać

Przedstawienie katalogu typowych błędów (np. brak uprawnień, niepoprawna struktura, błędne dane kontrahenta) i sposobów ich rozwiązywania. Wskazówki dotyczące prewencji i kontroli jakości danych.

17 Aspekty środowiskowe i ESG w digitalizacji fakturowania

Omówienie, w jaki sposób wdrożenie KSeF wpływa na redukcję emisji, zużycia papieru i efektywność energetyczną procesów. Powiązanie z celami zrównoważonego rozwoju i raportowaniem ESG.

18 Powiązanie KSeF z procesami księgowymi i podatkowymi

Wprowadzenie do wpływu KSeF na rozliczenia VAT, kontrolę JPK i procesy księgowe. Wskazanie różnic w sposobie ewidencjonowania dokumentów i potencjalnych zmian organizacyjnych.

19 Podstawy integracji KSeF z systemami firmowymi

Omówienie zasad wymiany danych między systemem KSeF a oprogramowaniem firmowym (np. ERP, Subiekt, Optima) na poziomie podstawowym. Wyjaśnienie idei API i plików XML bez wchodzenia w aspekty programistyczne.

20 Bezpieczeństwo i ochrona danych w środowisku KSeF

Przedstawienie zasad bezpieczeństwa cyfrowego związanych z użytkowaniem systemu: autoryzacja, dostęp, przechowywanie danych i odpowiedzialność użytkowników. Podkreślenie znaczenia cyberbezpieczeństwa w kontekście ESG i zrównoważonego rozwoju.

21 Proces wdrożenia KSeF w małej i średniej firmie

Przedstawienie kroków potrzebnych do skutecznego wdrożenia systemu: analiza obecnych procedur, przygotowanie użytkowników, harmonogram działań i komunikacja wewnętrzna.

22 Rola działów księgowości i administracji w obsłudze KSeF

Omówienie nowych zadań i odpowiedzialności poszczególnych działów w firmie po wdrożeniu systemu, w tym podział obowiązków i organizacja współpracy.

23 Tworzenie procedur wewnętrznych dla KSeF

Wprowadzenie do opracowywania regulaminów, instrukcji i polityk wewnętrznych dotyczących wystawiania, odbierania, archiwizacji i weryfikacji e-faktur.

24 Zarządzanie zmianą i komunikacja z pracownikami

Dyskusja o roli komunikacji wewnętrznej przy wdrażaniu nowego systemu. Techniki angażowania pracowników i radzenia sobie z oporem wobec zmiany.

25 Kontrola wewnętrzna i audyt procesów KSeF

Omówienie metod bieżącej kontroli i audytu obiegu dokumentów po wdrożeniu systemu. Wskazanie praktyk zapewniających zgodność z przepisami i efektywność cyfrowych procesów.

26 KSeF a kontrola skarbowa – przygotowanie firmy

Przedstawienie sposobów reagowania na kontrole organów podatkowych w środowisku KSeF. Jak przygotować dokumentację i dane, by uniknąć niezgodności.

27 Zastosowanie KSeF w transakcjach międzynarodowych

Wprowadzenie do zasad wystawiania i odbierania faktur dla kontrahentów zagranicznych, różnice w danych, walutach i statusach podatkowych.

28 Obsługa korekt i duplikatów w praktyce

Szczegółowe omówienie procesów korygowania błędów oraz wystawiania duplikatów faktur w systemie KSeF. Praktyczne przykłady typowych przypadków.

29 Tworzenie raportów i analiz danych w środowisku KSeF

Pokazanie możliwości generowania raportów, filtrowania danych i wykorzystania informacji z systemu do podejmowania decyzji. Podkreślenie wartości danych cyfrowych dla efektywności i ekologii.

30 Zrównoważone procesy administracyjne po wdrożeniu KSeF

Podsumowanie korzyści środowiskowych i organizacyjnych wynikających z pełnej digitalizacji fakturowania: redukcja zużycia papieru, lepszy przepływ informacji, oszczędności energii i czasu.

31 Warsztaty: tworzenie faktur w przykładowych scenariuszach firmowych

Praktyczne ćwiczenia obejmujące wystawianie różnych rodzajów faktur (zaliczkowe, korekty, wewnętrzne) w systemie KSeF. Uczestnicy wykonują zadania w oparciu o realne przypadki.

32 Warsztaty: odbiór i weryfikacja dokumentów w KSeF

Ćwiczenia dotyczące odbierania faktur od kontrahentów, sprawdzania ich statusów oraz analizy komunikatów systemowych. Uczestnicy uczą się prawidłowych procedur i rozwiązywania typowych problemów.

33 Warsztaty: raportowanie danych i analizy w KSeF

Praktyczne wykorzystanie funkcji raportowych systemu – filtrowanie, wyszukiwanie, eksport danych. Dyskusja o tym, jak dane mogą wspierać decyzje finansowe i środowiskowe.

34 Case study: wdrożenie KSeF w małej firmie usługowej

Analiza przykładowego wdrożenia od A do Z: rejestracja, wystawianie faktur, raportowanie, archiwizacja i komunikacja z pracownikami. Wyciąganie wniosków i najlepszych praktyk.

35 Case study: wdrożenie KSeF w firmie handlowej

Przegląd specyfiki wdrożeń w firmach o dużej liczbie transakcji. Dyskusja o zarządzaniu uprawnieniami, integracji z systemami sprzedażowymi i wyzwaniach operacyjnych.

36 Błędy krytyczne i awarie systemu – procedury awaryjne

Omówienie, jak postępować w sytuacjach niedostępności KSeF, błędów systemowych lub problemów z podpisami. Procedury awaryjne zgodne z przepisami i dobre praktyki.

37 Aktualizacje i rozwój KSeF – co się zmienia?

Przegląd zapowiadanych zmian w KSeF i harmonogramów legislacyjnych. Wskazanie źródeł aktualnej wiedzy i konieczności ciągłego podnoszenia kompetencji cyfrowych.

38 Rola KSeF w długofalowej strategii cyfrowej firmy

Dyskusja o tym, jak wdrożenie KSeF wpisuje się w szerszą strategię digitalizacji przedsiębiorstwa i ESG. Pokazanie synergii między automatyzacją fakturowania a transformacją procesów biznesowych.

39 Podsumowanie wiedzy – quiz i dyskusja

Podsumowujący blok merytoryczny z quizem teoretycznym i omówieniem najczęstszych trudności. Wspólne utrwalenie kluczowych informacji i procedur.

40 WALIDACJA - test teoretyczny , analiza dowodów i deklaracji

Szkolenie ma charakter edukacyjny i zostało opracowane w odpowiedzi na obowiązek wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Celem jest nabycie przez uczestników wiedzy i umiejętności praktycznych w zakresie obsługi systemu KSeF, wystawiania, odbierania i archiwizacji e-faktur, a także rozumienia zasad bezpieczeństwa i zrównoważonego obiegu dokumentów.

Program szkolenia został dostosowany do potrzeb przedsiębiorstw z sektora MŚP, w szczególności firm produkcyjnych i handlowych, które stoją przed koniecznością cyfryzacji procesów księgowych i administracyjnych. Zakres tematyczny obejmuje podstawy prawne e-fakturowania, zasady pracy w systemie KSeF, procedury autoryzacji i integracji z systemami finansowo-księgowymi, bezpieczeństwo danych oraz aspekty środowiskowe wynikające z cyfrowej transformacji dokumentów.

Szkolenie realizowane jest w formie stacjonarnej, w wymiarze 40 godzin dydaktycznych, w tym 25 godzin zajęć teoretycznych i 15 godzin zajęć praktycznych. Przerwy nie wchodzą w czas trwania usługi.Każdy uczestnik ma zapewnione odpowiednie warunki pracy, dostęp do materiałów dydaktycznych i wsparcie trenera. Zajęcia obejmują ćwiczenia praktyczne, analizy przypadków i symulacje procesów faktur

Każdy uczestnik otrzyma niezbędne materiały szkoleniowe w postaci skryptu prezentacji multimedialnej wykorzystywanej podczas zajęć, notesu, długopisu .

Ujęte godziny szkoleniowe są godzinami dydaktycznymi i tj. godzina = 45 min

Warunkiem uzyskania zaświadczenia jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć oraz zaliczenia zajęć w formie uzyskania 80% punktów z testu wiedzy oraz analizy dowodów i deklaracji

Dokument potwierdza, że zostały zastosowane rozwiązania zapewniające rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji. tzn. osoba prowadząca usługę, nie dokonuje weryfikacji efektów uczenia się uczestników usługi.

Trener przygotowuje walidację: zaprojektował efekty uczenia się, kryteria weryfikacji przez określenie metod ich oceny po przygotowanie zestawu pytań testowych. Trener rozda testy uczestnikom . Nie ingeruje w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani w proces jego wypełniania. Osoba walidująca zostaje zaangażowana dopiero na etapie oceny i weryfikacji efektów uczenia się uczestników. Nie prowadzi bezpośrednio działań związanych z tworzeniem i kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej.