Sekretarka, asystentka - kompendium prowadzenia sekretariatu
Możliwość dofinansowania
Sekretarka, asystentka - kompendium prowadzenia sekretariatu
Numer usługi 2025/03/27/7392/2652662
3 200,00 PLN
brutto
3 200,00 PLNnetto
88,89 PLNbrutto/h
88,89 PLNnetto/h
Informacje podstawowe
Informacje podstawowe
- KategoriaBiznes / Organizacja
- Sposób dofinansowaniawsparcie dla osób indywidualnychwsparcie dla pracodawców i ich pracowników
- Grupa docelowa usługi
Obejmuje osoby, które pełnią lub planują pełnić funkcję sekretarki, asystentki, koordynatora biura lub podobne stanowisko wspierające pracę administracyjną w organizacjach (np. Sekretarek i Asystentek, Pracowników administracyjnych, Kandydatów na stanowiska sekretarskie i asystenckie, Menadżerów biura i koordynatorów zespołów administracyjnych, Pracowników działów HR i rekrutacji, Osób pracujących w małych firmach i startupach, Osób zmieniających branżę zawodową).
- Minimalna liczba uczestników5
- Maksymalna liczba uczestników15
- Data zakończenia rekrutacji30-04-2025
- Forma prowadzenia usługistacjonarna
- Liczba godzin usługi36
- Podstawa uzyskania wpisu do BURStandard Usługi Szkoleniowo-Rozwojowej PIFS SUS 2.0
Cel
Cel
Cel edukacyjny
Szkolenie ma na celu kompleksowe przygotowanie uczestników do pracy w charakterze sekretarki lub asystentki, umożliwiając im zdobycie zarówno praktycznych umiejętności, jak i teoretycznych podstaw, które pozwolą im efektywnie wspierać zarządzanie biurem i procesy administracyjne w firmie.Efekty uczenia się oraz kryteria weryfikacji ich osiągnięcia i Metody walidacji
| Efekty uczenia się | Kryteria weryfikacji | Metoda walidacji |
|---|---|---|
Efekty uczenia się zna główne zadania i obowiązki sekretarki/asystentki w firmie oraz rozumie rolę tej funkcji w organizacji | Kryteria weryfikacji o Test wiedzy – pytania dotyczące obowiązków sekretarki/asystentki oraz ich roli w organizacji | Metoda walidacji Test teoretyczny |
Kryteria weryfikacji Studium przypadku – uczestnik przedstawia przykłady typowych zadań sekretarki/asystentki w różnych organizacjach | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych | |
Kryteria weryfikacji Uczestnik przygotowuje prezentację, w której przedstawia rolę sekretarki/asystentki w danej organizacji, uwzględniając przykłady | Metoda walidacji Prezentacja | |
Efekty uczenia się zna zasady etykiety biznesowej i komunikacji w kontaktach telefonicznych i osobistych. | Kryteria weryfikacji symulacje rozmów telefonicznych i spotkań z gośćmi, ocena przestrzegania zasad etykiety | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Kryteria weryfikacji o Ocena jakości interakcji – w przypadku symulacji rozmów i spotkań, ocena profesjonalizmu, tonu głosu, reakcji na trudne sytuacje | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych | |
Efekty uczenia się Rozumie zasady organizacji dokumentów i ich obiegu w firmie, w tym archiwizacji oraz przechowywania danych | Kryteria weryfikacji analiza sytuacji w firmie, gdzie uczestnik musi zaplanować sposób organizacji i przechowywania dokumentów | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się zna nowoczesne narzędzia do zarządzania czasem, dokumentami i korespondencją w firmie | Kryteria weryfikacji użytkowanie programów do zarządzania czasem (np. kalendarze online), zarządzania dokumentami (np. Google Drive, SharePoint) i korespondencją (np. Outlook). | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się potrafi efektywnie zarządzać czasem, planować dzień pracy oraz ustalać priorytety | Kryteria weryfikacji uczestnik planuje dzień pracy, ustala priorytety i zarządza czasem za pomocą narzędzi do planowania (np. aplikacje do zarządzania czasem) | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się obsługuje korespondencję (papierową i elektroniczną) oraz zarządzać jej obiegiem w organizacji | Kryteria weryfikacji pytania dotyczące zasad obiegu korespondencji i różnic między korespondencją papierową a elektroniczną | Metoda walidacji Test teoretyczny |
Efekty uczenia się organizuje spotkania, wydarzenia i konferencje, przygotowując agendy, zapraszając gości, oraz tworząc protokoły | Kryteria weryfikacji organizowanie spotkania lub wydarzenia, w tym przygotowanie agendy, zaproszeń, logistyki oraz protokołu | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się efektywnie zarządza zapasami biurowymi i współpracuje z dostawcami | Kryteria weryfikacji organizowanie zamówień biurowych, kontrolowanie zapasów, współpraca z dostawcami | Metoda walidacji Wywiad swobodny |
Efekty uczenia się rozwiązuje problemy związane z wieloma zadaniami, zarządza stresem i radzi sobie w trudnych sytuacjach | Kryteria weryfikacji uczestnik rozwiązuje problem, np. radzenie sobie z dużą ilością zadań w krótkim czasie, zarządzanie stresem | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się wykorzystuje technologie biurowe (np. MS Office, Google Workspace, narzędzia do zarządzania projektami) w codziennej pracy. | Kryteria weryfikacji użytkowanie aplikacji takich jak MS Office, Google Workspace, narzędzia do zarządzania projektami (np. Asana, Trello) | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się wykazuje postawę profesjonalizmu i etycznego podejścia do pracy, dbając o wysoką jakość wykonywanych zadań | Kryteria weryfikacji ocena postawy uczestnika podczas ćwiczeń praktycznych i interakcji z innymi uczestnikami | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się potrafi pracować w zespole, wspierać innych oraz efektywnie zarządzać współpracą w organizacji | Kryteria weryfikacji ocena efektów współpracy w grupie, np. organizacji spotkania czy projektu | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Efekty uczenia się wykazuje umiejętności dostosowania się do dynamicznego środowiska pracy, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w trudnych sytuacjach | Kryteria weryfikacji o Symulacje sytuacyjne – testowanie umiejętności reagowania na zmiany w harmonogramie, rozwiązania problemów na bieżąco, podejmowanie decyzji w trudnych warunkach | Metoda walidacji Obserwacja w warunkach symulowanych |
Kwalifikacje i kompetencje
Kwalifikacje
Kompetencje
Usługa prowadzi do nabycia kompetencji.Warunki uznania kompetencji
Pytanie 1. Czy dokument potwierdzający uzyskanie kompetencji zawiera opis efektów uczenia się?
Tak, dokument potwierdzający uzyskanie kompetencji zawiera opis efektów uczenia się.
Pytanie 2. Czy dokument potwierdza, że walidacja została przeprowadzona w oparciu o zdefiniowane w efektach uczenia się kryteria ich weryfikacji?
Tak, dokument potwierdza, że walidacja została przeprowadzona w oparciu o zdefiniowane w efektach uczenia się kryteria ich weryfikacji.
Pytanie 3. Czy dokument potwierdza zastosowanie rozwiązań zapewniających rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji?
Tak, dokument potwierdza zastosowanie rozwiązań zapewniających rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji.
Program
Program
DZIEŃ 1
I. Wprowadzenie do roli sekretarki/asystentki
- Rola sekretarki/asystentki w organizacji
- Kompetencje i umiejętności niezbędne do pracy
- Etyka zawodowa w pracy sekretarki
- Organizacja pracy sekretariatu: zadania i odpowiedzialności
II. Komunikacja interpersonalna i telefoniczna
- Podstawy skutecznej komunikacji
- Komunikacja telefoniczna – zasady i techniki
- Skuteczne prowadzenie rozmów telefonicznych
- Odbieranie i przekazywanie informacji: jak zapisać ważne informacje
III. Obsługa korespondencji
- Rodzaje korespondencji (papierowa, e-mailowa, faxowa)
- Zasady etykiety korespondencji biznesowej
- Przegląd narzędzi do obsługi korespondencji (programy pocztowe, systemy CRM)
- Archiwizacja korespondencji i dokumentów
IV. Organizacja spotkań i wydarzeń
- Planowanie spotkań: wybór odpowiednich terminów, miejsca, zaproszenia
- Przygotowanie agend i materiałów
- Koordynacja logistyki spotkania (w tym technologie wspomagające)
- Sporządzanie protokołów ze spotkań
V. Podsumowanie dnia
- Dyskusja i wymiana doświadczeń z uczestnikami
- Otwarte pytania i odpowiedzi
DZIEŃ 2
VI. Zarządzanie dokumentami i informacjami
- Organizacja dokumentów w sekretariacie
- Przechowywanie i archiwizacja dokumentów: tradycyjna i elektroniczna
- Zasady obiegu dokumentów w firmie
- Programy do zarządzania dokumentami i informacjami (np. SharePoint, Google Drive)
VII. Umiejętność zarządzania czasem
- Narzędzia do zarządzania czasem (kalendarze, aplikacje do planowania)
- Ustalanie priorytetów i planowanie dnia pracy
- Techniki efektywnego zarządzania czasem: Pomodoro, Matryca Eisenhowera
- Radzenie sobie z multitaskingiem i przeciążeniem zadaniami
VIII. Obsługa klientów i gości Powitanie i profesjonalna obsługa gości
- Umiejętności budowania dobrego wrażenia w kontaktach z klientami
- Zasady etykiety w organizacji spotkań z klientami
- Rozwiązywanie trudnych sytuacji i reklamacji
IX. Zarządzanie zapasami biurowymi i logistyką
- Nadzór nad zapasami biurowymi (materiały biurowe, urządzenia)
- Zarządzanie zamówieniami i dostawcami
- Współpraca z firmami zewnętrznymi (kurierzy, usługi pocztowe)
- Dbanie o przestrzeń biurową i organizację miejsca pracy
X. Podsumowanie dnia
- Wymiana doświadczeń z uczestnikami
- Dyskusja na temat wyzwań w zarządzaniu sekretariatem
DZIEŃ 3
XI. Zarządzanie projektami w pracy sekretarki
- Wprowadzenie do zarządzania projektami
- Planowanie i koordynowanie działań projektowych
- Monitorowanie postępów i raportowanie w projektach
- Narzędzia wspierające zarządzanie projektami (np. Trello, Asana, MS Project)
XII. Obsługa narzędzi biurowych i technologii
- Praca z programami MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Wykorzystanie narzędzi do organizacji pracy i współpracy online (Google Workspace, Microsoft Teams)
- Wdrażanie nowych technologii w pracy biurowej
- Utrzymanie bezpieczeństwa danych i ochrona informacji
XIII. Rozwój zawodowy i ścieżki kariery sekretarki
- Planowanie ścieżki kariery w zawodzie sekretarki
- Kursy i certyfikaty przydatne w rozwoju zawodowym
- Budowanie profesjonalnego wizerunku
- Networking i współpraca z innymi działami firmy
XIV. Radzenie sobie w trudnych sytuacjach
- Zarządzanie stresem i presją czasu
- Rozwiązywanie konfliktów w zespole
- Praca pod presją – jak zachować spokój i skuteczność
- Podstawy negocjacji w pracy sekretarki/asystentki
XV. Podsumowanie i zakończenie szkolenia
- Podsumowanie kluczowych zagadnień
- Odpowiedzi na pytania uczestników
- Wręczenie certyfikatów ukończenia szkolenia
Harmonogram
Harmonogram
Liczba przedmiotów/zajęć: 0
| Przedmiot / temat zajęć | Prowadzący | Data realizacji zajęć | Godzina rozpoczęcia | Godzina zakończenia | Liczba godzin |
|---|---|---|---|---|---|
Brak wyników. | |||||
Cena
Cena
Cennik
- Rodzaj cenyCena
- Koszt przypadający na 1 uczestnika brutto3 200,00 PLN
- Koszt przypadający na 1 uczestnika netto3 200,00 PLN
- Koszt osobogodziny brutto88,89 PLN
- Koszt osobogodziny netto88,89 PLN
Prowadzący
Prowadzący
Liczba prowadzących: 0
Brak wyników.
Informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe
Informacje o materiałach dla uczestników usługi
Materiały:
- Skrypt szkoleniowy
- Prezentacje PowerPoint
- Dodatkowe materiały online do samodzielnej nauki
Informacje dodatkowe
Uwaga! W przypadku liczby chętnych mniejszej niż 8 osób, Zakład Doskonalenia Zawodowego zastrzega sobie prawo do odwołania lub przeniesienia terminu kursu.
Adres
Adres
ul. Metalowa 4
60-118 Poznań
woj. wielkopolskie
Centrum Kształcenia ZDZ
Udogodnienia w miejscu realizacji usługi
- Wi-fi
- Laboratorium komputerowe
Kontakt
Kontakt
Beata Wysocka
E-mail
beata.wysocka@zdz.poznan.pl
Telefon
(+48) 601 711 849