Efektywna Komunikacja w Microsoft 365 dla Firm - Teams i Outlook w Praktyce

Program szkolenia "Efektywna komunikacja w Microsoft 365 dla Firm - Teams i Outlook w Praktyce" dostosowywany jest do potrzeb firmy oraz poziomu wiedzy i umiejętności uczestników, poprzedzony ankietą badającą potrzeby szkoleniowe, oczekiwania oraz poziom wiedzy uczestników.

Szkolenie może być kontynuacją naszego szkolenia „Wprowadzenie do Microsoft Office 365 dla Firm – Tworzenie Środowiska Współpracy Zespołów” lub niezależnym warsztatem.

Szkolenie jest prowadzone metodami aktywizującymi uczestników, którzy przychodzą na szkolenie z własnymi komputerami. Nasze podejście opiera się na praktycznych przykładach i realnych scenariuszach użycia aplikacji oraz praktycznych umiejętnościach: aż do 80% czasu szkolenia to zadania, ćwiczenia i warsztaty, dzięki którym uczestnicy od razu zastosują nowo nabyte umiejętności w praktyce.

Poniżej zakres merytoryczny szkolenia.

Dzień 1: Komunikacja wewnętrzna z wykorzystaniem Microsoft Teams

Moduł 1: Wprowadzenie do Microsoft Teams

• Omówienie roli Microsoft Teams jako centrum pracy zespołowej.
• Przegląd interfejsu użytkownika, funkcji i możliwości Teams.
• Personalizacja, ustawienia i konfiguracja MS Teams.

Moduł 2: Zespoły, kanały i wpisy w Microsoft Teams

• Tworzenie zespołów i kanałów oraz ich wykorzystanie w komunikacji zespołowej.
• Praktyczne tworzenie i edycja wątków dyskusyjnych w Teams.
• Zastosowanie notesów w pracy zespołowej
• Zwiększanie możliwości kanałów z pomocą dodatkowych funkcji dla lepszej komunikacji.
• Praktyczne scenariusze wykorzystania Teams w codziennej pracy.
• Dobre praktyki w zarządzaniu zespołami, kanałami i wpisami.

Moduł 3: Współpraca nad dokumentami w Teams

• Real-time collaboration - współpraca nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
• Procedury udostępniania, usuwania i odzyskiwania dokumentów w Teams.
• Zasady bezpieczeństwa dotyczące udostępniania dokumentów poza organizację.
• Organizacja i zarządzanie dokumentami w Teams, aby zwiększyć efektywność pracy zespołowej.
• Najlepsze praktyki w pracy na dokumentach i ich zastosowanie w codziennej pracy.

Moduł 4: Czaty i szybka komunikacja w Teams

• Jak tworzyć i efektywnie wykorzystywać czaty grupowe i prywatne w codziennej komunikacji.
• Personalizacja i zwiększanie możliwości czatów w Teams według potrzeb zespołu.
• Przykłady wykorzystania czatów w typowych scenariuszach pracy.
• Dobór najlepszych praktyk w korzystaniu z czatów Teams.

Dzień 2: Komunikacja zewnętrzna z wykorzystaniem Microsoft Outlook

Moduł 5: Efektywna organizacja komunikacji w Microsoft Teams

• Kiedy stosować czat, a kiedy kanał do komunikacji.
• Wykorzystanie synergii między czatami a kanałami dla zwiększenia efektywności.
• Zapraszanie gości spoza organizacji i zarządzania ich dostępem.
• Rozwiązywanie typowych wyzwań i problemów w komunikacji wewnętrznej.

Moduł 6: Wprowadzenie do Microsoft Outlook

• Przegląd interfejsu, funkcji i możliwości Outlook.
• Różnice między aplikacją desktopową a wersją przeglądarkową.
• Personalizacja, ustawienia i konfiguracja Outlook.

Moduł 7: Skuteczne zarządzanie e-mailami w Outlook

• Praktyczne metody zarządzania skrzynką odbiorczą i priorytetyzowania wiadomości.
• Efektywne organizowanie skrzynki e-mail za pomocą folderów i kategorii.
• Wykorzystanie grup Outlook i książki adresowej do usprawnienia pracy zespołowej.
• Zarządzanie pojemnością skrzynki e-mail.
• Dobre praktyki w korzystaniu z Outlook.

Moduł 8: Zarządzanie czasem i spotkaniami w kalendarzu Outlook

• Dlaczego nie powinieneś zarządzać zadaniami w kalendarzu?
• Tworzenie i dodawanie kalendarzy osobistych w aplikacji Outlook.
• Praktyczne porady, jak skutecznie zarządzać czasem za pomocą kalendarza Outlook.
• Planowanie i organizacja spotkań z wykorzystaniem kalendarza.
• Ułatwienia w planowaniu spotkań za pomocą asystenta i ankiet planowania
• Udostępnianie kalendarza do bezobsługowej rezerwacji z wykorzystaniem funkcji Bookings.
• Dostęp do kalendarzy innych osób i kalendarzy zasobów
• Najlepsze praktyki zarządzania kalendarzem.

Moduł 9: Podsumowanie i zastosowanie w praktyce

• Integracja Teams z Outlook dla stworzenia spójnego środowiska pracy.
• Najlepsze praktyki zarządzania komunikacją w pracy zdalnej i hybrydowej.
• Zastosowanie zdobytej wiedzy w praktycznych scenariuszach pracy.

Metody prowadzenia szkolenia

Szkolenie będzie prowadzone z wykorzystaniem następujących metod:

• Wykład interaktywny: Trener przedstawi kluczowe informacje, uzupełniając wykład o elementy interaktywne, takie jak pytania do uczestników oraz krótkie dyskusje i ankiety, aby zwiększyć zaangażowanie i lepsze zrozumienie materiału.
• Warsztaty praktyczne: Uczestnicy będą mieli możliwość pracy zarówno indywidualnej, jak i grupowej nad realnymi przypadkami, co pozwoli na zastosowanie teorii w praktyce. Warsztaty będą również okazją do wymiany doświadczeń między uczestnikami.
• Ćwiczenia na narzędziach cyfrowych: Praktyczne ćwiczenia na komputerach z wykorzystaniem Microsoft Teams i Outlook, aby uczestnicy mogli nauczyć się, jak efektywnie korzystać z tych narzędzi w codziennej pracy.
• Dyskusje grupowe: Zorganizowane dyskusje na temat wyzwań związanych z komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, co pozwoli rozwijać krytyczne myślenie i świadomość uczestników.
• Prezentacje i case study: Uczestnicy będą mieli za zadanie przygotować i przedstawić wyniki swojej pracy, co pozwoli na ocenę zrozumienia materiału i zdolności praktycznego zastosowania narzędzia.
• Feedback i coaching indywidualny: Trener będzie dostępny dla uczestników, aby udzielić indywidualnego feedbacku, szczególnie po zakończeniu ćwiczeń praktycznych i warsztatów.

Metody te zostały wybrane tak, aby zapewnić wysoką efektywność szkolenia oraz maksymalne zaangażowanie i aktywizację uczestników.

UWAGA:

• Jeśli Twoja organizacja nie posiada jeszcze Microsoft 365, możemy wesprzeć Cię od A do Z w doborze licencji i wdrożeniu informatycznym.
• Istnieje możliwość zorganizowania i dostosowania tego szkolenia do formy zdalnej lub hybrydowej
• Istnieje możliwość skrócenia lub wydłużenia czasu szkolenia w zależności od potrzeb organizacji (np. skondensowana wersja szkolenia lub więcej ćwiczeń i warsztatów dla uczestników)
• Szkolenie realizowane jest w godzinach zegarowych z przerwami, zgodnie z przedstawionym harmonogramem.

Kontynuacja nauki

Nauka i rozwijanie umiejętności mogą być kontynuowane na naszych innych szkoleniach z Microsoft 365:

• Efektywne Spotkania Online z Wykorzystaniem Aplikacji Teams w Microsoft 365
• Efektywne Zarządzanie Zadaniami i Projektami w Microsoft 365 - Praktyczne Wykorzystanie Aplikacji ToDo, Planner i Loop do Współpracy Zespołowej
• Zarządzanie Dokumentami, Wiedzą i Zasobami w Microsoft 365 - Praktyczne Szkolenie z SharePoint, OneDrive, Lists i OneNote

Materiały przed szkoleniem:

• Poradnik wprowadzający do Microsoft Teams i Outlook, zawierający wskazówki jak przygotować się do szkolenia, w tym konfigurację konta i instalację aplikacji (jeśli potrzebna).
• Ankieta dotycząca oczekiwań i poziomu wstępnej znajomości narzędzi, aby dostosować tempo i zakres szkolenia do grupy.

Materiały w trakcie szkolenia:

• Skrypt szkoleniowy z omawianymi zagadnieniami, narzędziami, wskazówkami i ćwiczeniami praktycznymi.
• Notatnik i długopis dla każdego uczestnika do robienia notatek.

Materiały po szkoleniu:

• Elektroniczna wersja prezentacji i materiałów szkoleniowych, umożliwiająca uczestnikom powrót do treści w dowolnym momencie.
• Linki do dodatkowych zasobów online umożliwiających dalsze pogłębianie wiedzy i umiejętności związanych z Teams i Outook, takich jak linki do dodatkowych szkoleń, tutoriali, artykułów, centrum pomocy.
• Lista najczęściej zadawanych pytań (FAQ) z odpowiedziami na najbardziej typowe wątpliwości, które mogą pojawić się po szkoleniu.
• Certyfikat ukończenia szkolenia, potwierdzający zdobytą wiedzę i umiejętności.

• Poziom wiedzy: Uczestnicy nie muszą posiadać wiedzy i umiejętności korzystania z Teams lub Outlook. Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera i przeglądarek internetowych.
• Sprzęt: Uczestnicy powinni dysponować laptopem lub komputerem z dostępem do Internetu, zainstalowanym Microsoft Teams oraz Outlook. To zapewni możliwość bezpośredniego uczestnictwa w ćwiczeniach praktycznych i wykorzystania wiedzy w praktyce.
• Założenie konta: W przypadku braku konta w Microsoft 365, uczestnicy zostaną poproszeni o jego założenie przed rozpoczęciem szkolenia, aby móc aktywnie uczestniczyć we wszystkich ćwiczeniach
• Aktywny udział: Oczekuje się aktywnego udziału uczestników w dyskusjach, ćwiczeniach praktycznych oraz innych interaktywnych elementach szkolenia.
• Ukończenie szkolenia: Aby otrzymać certyfikat ukończenia szkolenia, uczestnik musi uczestniczyć w co najmniej 80% czasu trwania kursu oraz aktywnie uczestniczyć w ćwiczeniach i zadaniach praktycznych.

1. Dostosowanie treści: Program szkolenia może być dostosowany do specyficznych potrzeb i wymagań firmy, aby maksymalnie korzystać z możliwości, jakie oferuje Microsoft 365.

2. Follow-Up: Po zakończeniu szkolenia możliwe jest zorganizowanie dodatkowych sesji follow-up, które umożliwią uczestnikom utrwalenie zdobytej wiedzy i omówienie ewentualnych problemów napotkanych przy korzystaniu z Teams i Outlook.

3. Możliwość dofinansowania: Uczestnicy mogą skorzystać z możliwości uzyskania dofinansowania do 100% wartości szkolenia, co znacznie obniża barierę wejścia dla zainteresowanych firm.

4. Zwolnienie z VAT: Szkolenie jest zwolnione z podatku VAT, jeśli jest dofinansowane w minimum 70%. W przeciwnym razie do ceny szkolenia doliczany jest podatek VAT w wysokości 23%.

5. Elastyczność formy realizacji: Szkolenie może być realizowane w formule stacjonarnej, zdalnej lub hybrydowej (mieszanej), w zależności od potrzeb i preferencji organizacji.