E-doręczenia – Nowe Obowiązki od 2025r.

Zmiany w e-doręczeniach po nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych.

• E-doręczenia
• znaczenie potwierdzenia wysłania i otrzymania pisma w postępowaniach,
• na czym polega e-doręczenie,
• od kiedy ustawa wchodzi w życie,
• zakres obowiązywania i wyłączenia, 
• zmiany w obiegu dokumentacji i konieczność dostosowania się podmiotu publicznego do zmian,
• wymogi techniczne i organizacyjne do prawidłowego funkcjonowania elektronicznych systemów w administracji,

Wnoszenie pism do urzędu

• doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym – zakres regulacji zawartych w kodeksie postępowania administracyjnego
• zmiany Kodeksu Postępowania Administracyjnego w zakresie formy dokumentu elektronicznego oraz e-doręczenia
• wymogi formalne i wynikające z wewnętrznych unormowań,

• prowadzenie dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej,

• elektroniczna skrzynka podawcza - wymogi i ograniczenia,
• zmiany w prowadzeniu dokumentacji w zakresie: rejestracji, obiegu i przysłania dokumentacji,
• data doręczenia do urzędu,
• potwierdzenie odbioru w wersji elektronicznej i papierowej.

Zakres regulacji ustawy

• obowiązek stosowanie e-doręczeń,
• podmioty publiczne i niepubliczne,
• dokument elektroniczny,
• znaczenie adresu do doręczeń elektronicznych i papierowych,
• usługa hybrydowa,
• skrzynka doręczeń elektronicznych i rejestracja doręczenia elektronicznego,
• znaczenie operatorów pocztowych w obiegu dokumentacji.

Doręczenia wykorzystaniem wersji elektronicznej

• znacznie posiadania wpisu do bazy adresów do doręczeń,
• doręczenie elektroniczne,
• doręczenie „hybrydowe”,
• pozostałe sposoby doręczeń,

Podpis cyfrowy

• rodzaje stosowanych podpisów w administracji od własnoręcznego po elektroniczny,
• znaczenie właściwej formy podpisu lub potwierdzenia dla postępowań administracyjnych,
• weryfikacja podpisów elektronicznych.

Co zmieni e-doręczenie w pracach urzędów i organów

• znaczenie możliwości dokonywania wyboru w sposobie prowadzenia korespondencji tj. wersja papierowa czy elektroniczna?
• nowe możliwości dla sposobów pracy i załatwiania spraw w sytuacjach awaryjnych lub szczególnych
• możliwości stosowania doręczeń i otrzymywania korespondencji przez całą dobę,
• szansa do skuteczniejsze doręczenia bez konieczności osobistego kontaktu i oczekiwania na usługi operatorów pocztowych,
• racjonalizacja kosztów oraz szybkość prowadzenia korespondencji, ale też wzrost kosztów zapewnienia sprawnej infrastruktury technicznej,
• zagrożenia dla administracji ze strony cyberprzestępczości. 

Każdy z uczestników otrzyma materiały szkoleniowe w formie skryptu w formie elektronicznej, dodatkowo zostaną uzupełnione przez przeprowadzone ćwiczenia w trakcie szkolenia.

Warunki uczestnictwa

• Warunkiem ukończenia kursu jest frekwencja na poziomie co najmniej 80% zajęć.
• Uczestnik zgadza się na utrwalania jego wizerunku na potrzeby monitoringu/kontroli instytucji finansującej kurs.

Walidacja usługi będzie przeprowadzona w czasie rzeczywistym szkolenia w wyznaczonych w harmonogramie godzinach.

Szkolenie odbędzie się w programie Clickmeeting.

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.

Wymagania dotyczące łącza internetowego:

https://knowledge.clickmeeting.com/pl/knowledge-base/pierwsze-kroki/o-clickmeeting/#jakiego-lacza-potrzebuje-aby-moc-korzystac-z-platformy-clickmeeting

Osoby korzystające z aplikacji Clickmeeting mogą skorzystać z poradnika. Dostępnego pod niniejszym linkiem:

https://knowledge.clickmeeting.com/uploads/2022/05/Poko%CC%81j_webinarowy_wskazo%CC%81wki_dla-uczestniko%CC%81w.pdf

Filmy instruujące jak dołączyć do wydarzeń Clickmeeting:

1. Bez rejestracji: https://knowledge.clickmeeting.com/pl/video-tutorials/jak-dolaczyc
2. Z rejestracją: https://knowledge.clickmeeting.com/pl/video-tutorials/jak-dolaczyc-i-sie-zarejestrowac/

Każda z osób zgłoszonych na szkolenie zostanie poinstruowana jak zainstalować niezbędne oprogramowanie (darmowe dla uczestników szkolenia), oraz skonfigurować sprzęt komputerowy, oraz go przetestować.